内容管理呈现四大发展趋势

原创 2005年04月27日 22:38:00
作者: 马天蔚 (《每周电脑报》)
2005-04-25 03:1 PM

编者按:很多企业已经建立了如ERP、CRM、OA等以业务为核心的系统,但随着企业管理水 平的提高和市场竞争的加剧,在信息化建设上又有了很多新的需求,例如如何通过知识管理系统的建立形成知识型企业?通过建立竞争情报管理系统更好地进行企业 战略规划、危机预警甚至是竞争分析?如何对客户的反馈和管理进行分析从而更好地制定营销战略?这些管理上的需求反映在IT上,就是内容管理系统。内容管理 有哪些新的发展趋势呢?

企业中有价值信息,真正能够以数据的形式被数据库管理的部分是非常有限的,调研估计仅占到15% 到20%,而大量的信息都是以非结构化形式散落在企业的各个角落,包括企业的各种报表、账单、电子文档、网站的各种元素、图片、传真、扫描影像,以及大量 的多媒体的音频、视频信息等等。对这些非结构化信息的管理正是传统的企业内容管理的定义。但随着企业应用整合、技术的突破以及各种新的沟通手段的不断出 现,内容管理一正呈现出四大发展趋势:从专注非结构化信息的管理到对整合的异构信息的管理;内容管理手段更加智能化;内容管理环节将更丰富,同时内容管理 应用正在从Web 内容管理发展到企业内容管理。

从非结构化到异构化
“如果说传统意义上的内容管理是指对非结构化信息的管理,而未来的内容管理则是对异构化信息的管理,未来不仅会将对结构化信息的管理加入内容管理中来,同时需要实现内容管理与业务系统的集成,并统一对企业的所有信息资源进行集中管理。”TRS市场总监何东炯表示。

每个企业都有许多信息用来支持业务交易和业务决策支持,而目前这些信息通常都散布在企业内的各种存储库中,并且没有单一界面去查询和将这些 信息进行整合,从信息系统功能的角度看,内容管理就是对其包含的数据和元数据在整个生命周期——采集、加工、发布——中的管理,目的就是使信息能够更快 速、无缝地集成到企业的信息基础设施中来,这就要求内容管理产品平台能够很好地与企业已有的应用系统进行交互,如ERP、CRM 等应用系统,并能处理来自这些应用的数据,因此应用集成技术是内容管理的关键技术之一。

“现在企业很多系统都是独立的,例如业务系统、网站、影像系统、流媒体、文档等,对这些内容的管理也是单独进行的,而未来的趋势是应用走向整合,如实现网站与后端的业务系统、CRM、营销等系统的整合,因而内容管理也要整合所有这些内容,实现对这些异构信息的集成管理。”

事实上,从内容管理方案看,目前这种整合的管理已经实现。例如TRS 的全文数据库产品就通过代理技术实现结构化数据与非结构化数据的集成管理,并实现了索引同步管理,在新华社的案例中已经采用。IBM 提供的面向内容的信息整合(II for Content) 是一套能连接和访问不同存储库中信息的中间件软件,通过II for Content能实时和同步地访问所有的存储库, 包括C M , C MOndemand,CM ImagePlus forOS/390 和Lotus Domino.Doc,它也提供了访问W e b 站点和N o t e s 数据库的能力,II f o rContent 也能连接到DB2,以及通过ODBC、JDBC访问其他数据库,通过Data Joiner 也能同步访问许多关系数据库和IMS 数据库。

Interwoven 的内容管理产品是建立在对象储存库 (object repository) 中,可储存并管理各种类型的信息,其中包括文件、档案、图形、影像、网页、声音、视频,产品数据、研发文件、数据库表格、应用程序代码、合约等结构化或非 结构化数据。同时Interwoven 推出的采用SOA架构的内容管理平台TeamSite,能方便地将内容管理服务程序整合至既有的企业应用程序中。并可将包括档案系统、验证检查、版本控 制、工作流程与关键词检索服务等,开放给多种应用程序使用,如入口网站、客户关系管理系统、人力资源管理、财务管理,或是以开放标准所自行研发的应用程 序。

内容管理走向智能化
内容管理的另一个趋势就是智能管理。目前并不是一个信息匮乏的时代,而是一个信息过剩的时代,面对海量信息,如何找到有价值的信息并转化为知识是人们最关 心的问题。而企业内部各种业务信息(包括文字、图片、业务数据等),其本身仅仅代表业务处理的记录。而通过智能化管理,可实现信 息从原始存储状态到不同服务类型的自动组织、归类。同时,内容的智能化管理,也将为实现知识管理提供内容基础。另外,由于非结构化信息比结构 化信息更难标准化和理解,所以对其进行存储、检索、发布以及利用也就需要更加智能化的IT 技术,比如海量存储、智能检索、知识挖掘、内容保护、信息的增值开发利用等等。

TRS 将内容管理的智能化体现在各个环节,包括信息的采集、处理、发布等 。例如其智能挖掘技术包括自动分类、自动摘要、文本聚类和相似性检索等功能,有效解决目前普遍存在的信息过量、信息丢失、信息无关等问题。在实际应用中, 智能化的内容管理系统可根据使用者的不同身份和个性化应用习惯,为其展示个性化的信息,并进一步产生知识,进行知识挖掘。而聚类可将相关的热点话题同时展 现出来,为新闻线索的发现以及市场预警提供帮助等。

管理环节将逐步丰富
完整的内容管理应包含内容的整个生命周期,如内容汇整、内容管理、内容智能、内容生产和内容发布等,满足企业员工、管理人员、外部合作厂商、客户与投资者 对内容信息的全部需求。另外,随着协同应用的普及,信息沟通方式越来越灵活多样,而如何针对不断出现的新沟通方式将数据采集下来,并进行有效管理是未来的 一个重要趋势。例如目前流行的信息推送方式、BLOG 方式、社区、论坛等,而这些沟通过程中会产生很多有价值的信息,如何去管理这些信息是内容管理将要考虑的问题。

例如,Interwoven内容管理解决方案包含了协同作业、邮件管理、文件管理、网站内容管理、数字资产管理以及档案管理六大要素,同时还提供完整 的监控与互动机制,让各种信息内容可在协同合作的环境中发挥更大效用,如版本管理、工作流程以及安全机制。

企业内容管理逐渐变热
内容管理的兴起,应该说首先得益于互联网络以及数字内容产业的发展,Web信息、数字媒体、数字设备产生的信息,以每年翻番的速度在增长,由 此带动了内容管理市场的繁荣,因此对基于Web 内容的管理是内容管理发展的第一阶段。但目前随着企业信息化建设的深入,企业、政府等对内容管理的需求正逐步升温,这是因为信息化初期,企业信息化系统主 要是基于结构化信息的管理,例如对生产、销售以及人力资源、财务等进行管理采用的是 结构化的数据库,但随着市场竞争的日益加剧,管理水平的提升,对管理手段也提出了新的要求,例如对报告的管理、对知识的管理、对市场竞争的分析、对市场反 馈的分析等,这些管理手段在IT上对应的就是内容管理系统。目前企业竞争情报系统、知识管理系统就是企业内容管理的两大热门应用。

企业竞争情报系统是指将反映企业自身、竞争对手和企业外部环境的时间状态和变化的数据、信息、情报(以下笼统称为情报)进行收集、存储、处理、分析,并以 适当的方式发布给企业有关战略管理人员的计算机应用系统。以前,企业对竞争情报的分析主要是通过人进行监测,搜集各种信息,而现在基于计算机和网络环境、 由信息技术支持的企业竞争情报辅助分析系统正得到越来越多企业的青睐。 

标准和产业链是两大困扰
据统计,内容管理的市场规模在数十亿——数百亿美元,内容管理的市场前景毋庸置疑,但由于目前国内市场还处于启动期,规模化的应用推广还存在一些障碍,尤其表现在标准的突破和产业价值链的形成。

TRS 公司认为,从技术层面看,最大的障碍是数据标准问题。目前从信息源的产生来源看,有各种不同的格式,例如微软的Office 文档、国内不同厂商的Office 格式、PDF 文档、方正电子书、书生文档,以及未来的PDA 文档等,如果这些文档格式不公开,信息交换就会非常困难。因此内容管理和传播有赖于在内容生产环节的规范,即数据标准的制定。

其次,目前在内容管理领域还没有形成一个完整的价值链。 完善的内容管理涉及解决很多领域的技术问题,例如数字版权问题、电子印章技术、特殊文档处理等,一个公司很难覆盖所有这些技术,因此如果各公司能够专长在 不同领域 ,并能够形成一个产业链,这将推动整个产业的发展。而目前国内还缺乏这样一个产业链。

从应用层面看,Interwoven也表示,很多客户在实际应用中面临最大的问题,是人员使用中内容管理观念的问题。这其中包括概念如何正确树立?管理制 度应该如何制定?如何提供简易的数据审核作业?是否可建立简易的网页制作流程?如何设计模板?等等。这些问题显示出企业要想成功建立一个内容管理平台,必 须要与各个需求和使用部门进行详细的沟通,这其中不但包括企业员工、管理者、IT 人员,还应该包括上下游的内容提供商或者经销商、渠道销售商。只有建立了正确的观念,才能确保内容管理系统实施的成功。

另外,目前很多企业对内容管理系统的建设还没有引起足够的重视。再次,很多企业的业务流程还不规范,不同用户对知识管理的理解和认识不同,带来内容管理在实施过程中定制化工作量增大。这些也是内容管理在向产品化和规模化发展中的障碍。

结束语
据IDC 预测,亚太地区的企业正增加在内部管理软件上的投入。而且随着制度与法律风险控制意识的不断增强,企业将会对内容管理投以更多的重视。在未来企业对内容管 理平台的推动将不再仅限于企业内部,而将焦点转向内容管理平台与使用者工具的整合。此外,多媒体内容资产的迅速增长,也会使企业对信息交换与协同作业的重 视程度不断增加。

更可喜的是,中国客户对内容管理的认识也在不断发生变化。现在,很多客户已经对内容管理软件有了明确的认识和需要,内容管理市场愈加明晰。同时,目前国内有关内容管理方面的规范正在制定之中,这必将进一步推进该产业的发展。

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