中国式数据分析报表的5宗罪

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学Excel可以不去管函数，不去管宏，只需把握一个要点就可以了：学会设计一张个标准、正确的源数据表。

我们使用Excel的最终目的，是为了得到各式各样用于决策的分类汇总表，一个源数据表完全可以满足要求。它的设计理念却很简单，就是是一张中规中矩、填满数据的一维明细表。

这个表有三大优势：通用、简洁、规范。无论是销售、市场数据，还是物流、财务数据，都可以用完全相同的方式存放于源数据表中，区别仅仅在于字段名称和具体内容。

一项工作有时可以牵扯出几十张Excel表，大量重复数据，却又没有一份是完整的。相反，如果坚持一项工作一张表格的原则，即便与很多数据打交道，Excel文件也可以很少。这样你可以轻松找到需要的数据；最大程度避免重复性工作；业务数据容易备份和交接；还可以将“变”表的技能发挥得淋漓尽致。

但是要设计这张天下第一表，最重要的资质是工作经验！如果你只在于技能的学习，而忽略了对工作本身的积累和感悟，最终还是无法驾驭Excel。

表格毁容五宗罪（内含源数据表制作方法）

第一宗罪：标题的位置不对

我们常常因为过分强调视觉效果，或者图一时方便，情不自禁就做出形态各异的错误表格，为后续工作埋下隐患。在Excel默认的规则里，连续数据区域的首行为标题行，空白工资表首行也被默认为标题行。

但是标题行和标题不同，前者代表了每列数据的属性，是筛选和排序的字段依据；而后者只是让阅读该表的人知道这是一张什么表，除此以外不具备任何功能。所以，不要让标题占用工作表首行。

第二宗罪：令人纠结的填写顺序

之所以会做出一张顺序颠倒的表格，是因为设计的时候忽略了填表流程和工作流程之间的关系。我们在Excel中的动作，尤其是数据录入的动作，必须与工作顺序保持一致。

就拿请假这件事来说，了解员工请假信息的顺序通常是：今天是什么日期？请假的是谁？请的什么假？请几天？转换成Excel字段，就变成日期、姓名、请假类型、请假天数。只要把这些字段从左到右依次排列，就能得到顺序正确的源数据表。所以只要在设计之前想清楚工作流程，排个顺序还不是小case!所谓的设计其实就这么简单。

第三宗罪：人为设置的分隔列（类似段落空行）破坏了数据完整性

这种做法会，在满足视觉需求的同时，破坏数据的完整性。

Excel是依据行和列的连续位置识别数据之间的关联性，所以当数据被强行分开后，Excel认为它们之间没有任何关系，于是很多分析功能的实现都会受到影响。姑且不说筛选、排序、函数匹配和自动获得分类汇总表，一个最直观的影响就是当你选中一个单元格，再按Ctrl+A，本来应该把所有数据全选上的，现在却只能选中1/3的数据。仅仅是选中数据这一项工作，就会因为这些人为的隔断让你有得忙。所以，对于源数据表，保持数据之间的连续性非常重要。

第四宗罪：合并单元格。（悲剧啊……身受其害啊……要长记性啊……）

严重破坏了数据结构在源数据表中合并单元格，是最常见的操作。可这种看似让数据更加清晰可见的方式，对表格的破坏性却远远胜过前面几例。能做出这种表格样式，首先是因为缺乏天下第一表的概念，同时，也离不开对合并功能的长期误读。

“合并及居中”的使用范围仅限于需要打印的表单，如招聘表、调岗申请表、签到表等。而在源数据表中，它被全面禁止使用，即任何情况下都不需要出现合并单元格。源数据表里的明细数据必须有一条记录一条，所有单元格都应该被填满，每一行数据都必须完整并且结构整齐，就像话费详单一样。

合并单元格之所以影响数据分析，是因为合并以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。另外，合并单元格还造成整个数据区域的单元格大小不一。所以在对数据进行排序时，Excel会提示错误，导致排序功能无法使用。

第五宗罪：源数据被分别记录在不同的工作表

大多数事情都是分时容易聚时难，Excel也不例外：分开源数据很容易，合起来就很难。我们就应该把同类型的数据录入到一张工作表中，而不要分开记录。因为源数据表的数据完整性和连贯性，会直接影响到数据分析的过程和结果。

把一年12个月的数据分成12张工作表是出于什么目的？为了看着方便，也容易找到数据？错了！放一张工作表里，筛选一下，也能看着方便，找着容易，况且还能运用更多的技能对数据进行分析。

Excel是强大的数据处理软件，它有它的规则。视觉效果固然重要，但还是要讲究方便实用。一张工作表提供了数万行甚至数百万行（不同版本）的数据空间，足够你折腾了。