探析企业的MIS建设(下)

原创 2004年06月27日 19:02:00

                                            六、企业MIS建设的功效
   
        企业NIS建成后,在准确可靠的营运数据的支持下,系统可以有效解决下列问题:
        建立起新型企业运转规则,实现企业规范化管理。由于MIS严格地按照企业运转流程设计,所以在企业内部的各个作业环节间都由该系统实行严密控制,使得企业内部上下级之间、各相关部门之间乃至关键的个人之间,都通过该系统协调运作,相互配合、相互监控、相互制约。实际上,该系统就是为企业提供了一部严谨的企业运转法,几乎每个重要的营运环节都由它自动监控,无论什么样的生产或营销失误和漏洞都会被及时发现并解决。这种新型管理系统提供的自反馈功能为企业进行良性循环作出了保证。同时,该系统也增强了企业管理的透明度,尽可能地排除人治的因素,让每个员工都能得到相对平等公正的待遇,最大限度地调动员工的工作积极性,自觉按照企业规章运转,从而使企业真正实现规范化管理。
        使企业管理信息流与管理系统数据流同步一致,保证企业稳定正常运转。所谓企业管理信息流,是指企业运转中的物资流、财务流和责任流的集成。所谓管理系统数据流,即指经量化处理后的、由管理信息系统所采集的企业运作中的管理信息流。从理论上讲,在企业管理中,所有三个管理流程的交割点,就是企业管理系统中的管理点。MIS的最重要功能就是要将这些管理点上的交割事件和数据,真实、准确、及时地记录下来,并把相关管理现象进行量化处理,把对企业管理工作的记录按一定的规律进行统计组合,再将其转化为管理信息数据流。MIS之所以能够支持企业对它的物资流财务流责任流进行有条不紊的管理,就是因为它所提供的信息数据流,动态准确地表征了企业营运的正确规律。
        利用MIS的网络优势,实现企业营运的经济规模效益。企业要发展,就不能只拘束于一个有限的区域作业。跨市、跨省、跨地区以至跨国家经营,设法扩展市场,加大营运空间,以求实现经济规模效益和体制连锁效应,这是每一个力争有所作为的企业共同追求的目标。大规模、远距离的异地多点经营,使传统的管理模式对此束手无策。库存管理、收款管理、人员管理、物流调配等等,一系列原本可以按部就班解决的问题,随着经营网点的增加和经营距离的延伸,变得越来越难以控制。对此,MIS就显示出了得天独厚的优势。它根据企业不同要求而实现的不同形式的远程数据传输,为异地远程管理提供了基本技术保证。这种经营管理的无形异地延伸,只有在计算机网络支持的MIS中才得以真正实现。
        降低企业营运成本,提高效率增加效益。MIS应用后,能自动对企业营运数据进行统计汇总,把人为的重复数据录入限制在最低水平,显著地提高工作效率,降低企业人力物力的浪费。而充分发挥系统中计算机的分析运算能力,最大限度地优化库存结构,使零库存的实现变为可能,从而有效地提高了企业资金利用率。由计算机取代人工进行繁杂的的统计工作,为企业提供营运决策依据,又能充分降低企业的管理成本。总之,新型的管理信息系统在各方面都使企业的综合运作成本降低,在提高工作效率的同时,使企业效益大幅度提升。

                                                七、企业管理信息系统的开发
  
        对企业管理信息系统的开发,应遵循“一切从实际出发”的原则,根据使用单位的实际需求、技术力量、资金情况、外部环境等各种因素进行综合考虑,在独立开发、委托开发、合作开发或购买现成软件等方式中选择一种合适的方式进行,并在整个开发过程中注重培养、锻炼、壮大该系统的管理维护队伍。由于开发系统的大小、繁简、投入、方式等因素的不同,对开发过程的步骤及其内容要求也会有所不同,但一般都需经过下列的程序:
        开发准备与调查。系统开发的准备主要包括提出开发要求、成立开发小组、制订开发计划等工作。尔后是开展系统调查,主要内容有:(1)现行系统概况。该系统的发展历史、目前规模、工作状况、管理水平、与外界的主要联系及存在的主要问题和薄弱环节等。(2)企业的组织机构。画出组织结构图,弄清组织的行政关系、人员编制、工作范围、地理位置等,发现不合理问题及新系统启动后可能对现有组织的影响。(3)企业业务流程。按照业务种类的不同和处理时间的先后,深入了解现行系统的业务流程,并画出流程图与业务人员反复讨论,求得认可。调查中要注意定性与定量的结合,注意人、财、物、信息的流向、频率、要求以及需要解决的问题。(4)报表、数据处理。收集了解各种统计报表、数据的格式、内容、处理时间、频率、规律及存在的问题。(5)企业对新系统的期望与要求。了解领导层和各类管理、业务人员对新系统功能的要求,希望达到的目标,需要的各种约束条件,以及其他应当说明的问题。
        系统分析与设计。系统分析是系统开发的关键环节,应当在系统调查的基础上,对新系统的功能进行细致深入的分析,并建立一个新系统的逻辑模型。该模型由系统数据流程图、概况表、数据字典、逻辑表达式及有关说明组成。由于新系统模型是建立在对现行系统的分析要求基础之上的,其可行性还需经开发者和用户双方进行讨论修改,最后达成共识,完成系统分析报告,并经有关部门和领导审批通过之后,再转入系统设计阶段。系统设计要根据系统分析报告中的逻辑模型综合考虑各种约束条件,利用一切技术手段和方法进行各种具体设计,确定新系统的实施方案,解决好“系统怎么做”的问题。为保证系统的质量,设计时必须遵守共同的设计原则,尽可能地提高系统的可变性、可靠性、工作质量、工作效率、经济实用性等各项指标。
        系统实施与转换。系统实施阶段的主要工作包括:系统硬件的购置与安装、程序的编写与调试、系统操作人员的培训、系统有关数据的准备和录入、系统调试和转换。在以上的各个环节中,数据准备与录入的准确性是系统顺利转换的基础,必须在整理、录入、校验等各个环节严格把好关;而人员培训工作则是新旧系统顺利转换之关键所在,必须在此阶段认真完成并保证良好的质量。
        系统维护与评价。企业管理信息系统是一个复杂的人机系统,其外部环境与内部因素的变化,不断影响系统的运行,这时就需要不断地完善、维护系统,以提高系统的运行效率与服务水平。系统评价主要是指系统建成并经一段时间运行后,要对系统目标与功能的实现情况进行检查,并与系统开发中设立的预期目标相对比,及时写出系统评价报告。系统维护与评价阶段是系统生命周期中最后的、也是时间最长的一个阶段,此阶段的工作好坏可以决定系统生命周期的长短和使用效果,必须一以贯之地给予重视。

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