系统需求说明

最新推荐文章于 2023-08-28 20:28:53 发布
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分类专栏： 学习技巧
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版权


 

 

 

 

 

 

 

 
 

XXX文档管理系统需求说明

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

目  录

 

1.1基本登录/登出操作................................................................................................................ 3

1.1.1  登录Rest API................................................................................................................. 3

1.1.2 登出 Rest API................................................................................................................. 3

1.2文档基本操作........................................................................................................................ 3

1.2.1 创建............................................................................................................................... 3

1.2.2 修改............................................................................................................................... 6

1.2.3 删除............................................................................................................................... 6

1.2.4 基本属性设置................................................................................................................. 8

1.2.5 扩展属性设置................................................................................................................. 9

1.2.6 导入导出....................................................................................................................... 11

1.2.7 版本控制...................................................................................................................... 14

1.2.8 引用............................................................................................................................. 16

1.2.9 拖拽操作...................................................................................................................... 17

1.2.10 格式支持..................................................................................................................... 18

1.2.11 文档模板（表示当前版本并不一定支持）.................................................................... 19

1.3文档高级操作...................................................................................................................... 19

1.3.1 修订记录跟踪............................................................................................................... 19

1.3.2 Link转发....................................................................................................................... 20

1.3.3 ShortCut快捷方式.......................................................................................................... 22

1.3.4 预订............................................................................................................................. 23

1.3.5 版本查询(同修订纪录跟踪)........................................................................................... 24

1.4权限管理............................................................................................................................. 25

1.4.1 文档权限...................................................................................................................... 25

1.4.2 目录权限...................................................................................................................... 29

1.4.3 用户............................................................................................................................. 33

1.4.4 用户组.......................................................................................................................... 38

1.5流程管理 （尚未梳理清楚）............................................................................................... 41

1.5.1 流程模板...................................................................................................................... 41

1.5.2 流程模板验证安装........................................................................................................ 45

1.5.3 流程使用...................................................................................................................... 45

1.6检索.................................................................................................................................... 51

1.6.1 快速检索...................................................................................................................... 51

1.6.2 自定义检索................................................................................................................... 52

1.6.3 保存检索条件............................................................................................................... 55

1.7系统设置............................................................................................................................. 57

 

 

 

 

1.1基本登录/登出操作

1.1.1 登录Rest API

[GET] /

  • 描述
  • Returns
  • Notes:
  • Parameters  
    • .

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

 

1.1.2 登出Rest API

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

 

1.2文档基本操作

1.2.1 创建

1.2.1.1 功能描述

具有创建文档权限的用户可以创建新的文档。

1.2.1.2 操作界面

图五

图六

图七

图八

1.2.1.3 操作说明

创建步骤如下所述：

  1. 用户如图五所示，在菜单中选择“File->New->Document”，进入图六、图七所示的一个向导界面；

  2. 在图六所示“1.Create”页面中，“*” 表示文档名称“Name”是必填项，选择相应的“Type”、“Format”和“Template”，点击“Next”进入图七所示界面；

  3. 在图七所示“2.Info”页面中，根据需要输入相应的信息，缺省可以不输，直接点击“Finish”完成文档创建或点击“Cancel”取消文档创建；

  4. 点击“Finish”后系统会根据图六中选择的Format自动启动相应的文档编辑器(比如图六中如选择的是“MS Word Document”，会自动打开MS Word编辑器等待用户输入文档内容)；

  5. 用户完成文档内容输入后关闭编辑回到系统界面时，看到图八所示的新创建文档记录。

1.2.1.4 文档创建Rest API

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

1.2.2 修改

1.2.2.1 功能描述

对所选文档具有相应权限的用户可以修改文档的内容。

 

1.2.2.2 操作界面

图九

1.2.2.3 操作说明

修改步骤如下所述：

  1. 用户如图九所示，在选择要修改的文档前的checkbox选中文档，点击图中鼠标所示“Edit”快捷菜单；

  2. 系统会根据选中文档的Format自动启动相应的文档编辑器(比如选择文档Format是“MS Word Document”，会在MS Word编辑器中打开文档供用户修改)；

  3. 用户完成文档内容修改后关闭编辑回到系统完成编辑。

1.2.2.4 文档修改ResstAPI

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.2.3 删除

1.2.3.1 功能描述

对所选文档具有相应权限的用户可以删除文档。

1.2.3.2 操作界面

图十

图十一

1.2.3.3 操作说明

删除文档操作如下所述：

  1. 如图十所示，在文档列表中选择需要删除的文档前checkbox，允许单次删除多于一个文档；

  2. 如图十一所示，在菜单中选择“File->Delete”后确认就可以删除选择的文档。

1.2.3.4 文档删除RestAPI

[DELETE] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.2.4 基本属性设置

1.2.4.1 功能描述

在创建新文档时，修改完文档并CheckIn文档的时候，或者对文档有Write权限的用户在查看文档属性时，都可以设置文档的基本属性。

1.2.4.2 操作界面

图十二

图十三

图十四

图十五

1.2.4.3 操作说明

基本属性设置操作如下所述：

  1. 如图十二所示，点击要设置属性文档的属性图标；

  2. 在图十三所示界面时，可以设置“Name”、“Title”、“Subject”属性；

  3. 在图十三所示界面里点击“Keywords”后的“Edit”时，会进入图十四所示Keywords设置界面，可以输入多个Keywords；

  4. 在图十三所示界面里点击“Authors” 后的“Edit”时，会进入图十四所示Authors设置界面，可以输入多个Authors。

1.2.4.4 文档基本属性设置RestAPI

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.2.5 扩展属性设置

1.2.5.1 功能描述

如果是用户自定义的文档类型且用户设置了自定义的扩展属性，则扩展属性也会出现在文档属性的页面上，根据用户的设置，扩展属性可以和其它基本属性一样出现在系统缺省的Info页面里，也可以单独出现在用户自定义设置的扩展属性页面里。

1.2.5.2 操作界面

图十六

1.2.5.3 操作说明

当用户创建新文档时或修改文档属性时，如果这个文档具有用户设置的扩展属性，如图十六中红框部分所示，这些扩展属性会和基本属性一样出现在属性页面里，由用户来设置。

1.2.5.4 扩展属性设置RestAPI

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.2.6 导入导出

1.2.6.1 功能描述

可以把本文档管理系统之外已经存在的文档导入到系统中来，也可以把文档管理系统内的文档导出系统以供使用。

1.2.6.2 操作界面

图十七

图十八

图十九

1.2.6.3 操作说明

导入操作步骤如下：

  1. 进入到导入目标目录，如图十七所示，选择菜单“File->Import”；

  2. 进入到图十八所示选择文档或目录，如果选择的是目录，则会选中目录下的所有文档(包括所有子目录内容)，可以同时选择多个文档，“Selected Files/Folders”下的框内会出现选中的文档；

  3. 点击“Next”进入图十九所示界面，会逐个文档要求你确认“Name”、“Type”、“Format”，对于系统能够识别的文档类型和格式会自动显示，Name缺省是所导入文档的文件名，最后点击“Finish”完成导入操作。

     

    导出操作步骤如下：

  1. 如图二十所示，选择要导出文档

  2. 如图二十一所示，选择菜单“File->Emport”；

  3. 在弹出图二十二所示界面中选择目的目录，点击“ＯＫ”完成导出操作。

    图二十

    图二十一

    图二十二

    图二十三

     

1.2.6.4 导入文档RestAPI

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .
1.2.6.5 导出文档RestAPI

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.2.7 版本控制

1.2.7.1 功能描述

根据用户对文档的操作权限，用户可以有两种版本控制方式：

    • 保持文档当前版本

      用户对文档有Write或以上权限时，可以修改并以原来版本号保存

    • 另存为新的版本

      用户对文档只有Version权限时，只能另存为新的版本，而不能修改保存原版本文档的内容

1.2.7.2 操作界面

图二十四

图二十五

1.2.7.3 操作说明

图二十四所示为可以修改原文并以原版本保存修改结果的情况，此时红框所注部分提供原版本“1.0（same version）”选择，用户选择版本升级方式并输入相应的文档修改信息后就可以完成操作。

而图二十五所示为用户不能以原版本保存，必须选择不同的版本保存修改结果，用户选择版本升级方式并输入相应的文档修改信息后就可以完成操作。

1.2.7.4 版本更新RestAPI

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.2.8 引用

1.2.8.1 功能描述

引用可以创建同一份文档在文档管理系统的不同目录结构里的显示链接，此时整个系统里只有一份被引用文档，有效减少了系统中文档的冗余，同时保持各个目录结构里文档内容的一致性，通过任何一个引用修改了文档内容，所有引用看到的都同样是修改后的文档内容。

1. 操作界面

图二十六

图二十七

图二十八

图二十九

1.2.8.3 操作说明

创建引用的操作步骤如下所示：

  1. 如图二十六所示，选中要引用的原文档，在菜单中选择“Edit->Add To Clipboard”；

  2. 如图二十七所示，进入到要创建引用的目录，在菜单中选择“Edit->Link here”即创建引用；

  3. 如图二十八所示，选中新创建的引用，在菜单中选择“View->Locations”；

  4. 在图二十九所示的界面中，红框内所注为引用的文档名，下面显示的是该文档及全部引用的位置。

1.2.8.4 创建文档引用RestAPI

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.2.9 拖拽操作

1.2.9.1 功能描述

可以通过鼠标拖拽来实现拷贝和剪切。

1.2.9.2 操作界面

图三十

1.2.9.3 操作说明

两种拖拽操作方式

  1. 鼠标左键操作

    当鼠标移动到要操作的文档上时，按住左键不放并移动鼠标到目标目录后，松开左键，文档即被移动到目标目录。

  2. 鼠标右键操作

    当鼠标移动到要操作的文档上时，按住右键不放并移动鼠标到目标目录后，松开右键，在鼠标位置会弹出图三十所示菜单，可以选择“Move here”移动文档到当前位置，“Link here”在当前位置创建文档引用，“Copy here”拷贝文档到当前位置，“Cancel”取消当前操作。

1.2.9.4 move 文档 RestAPI

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .
1.2.9.5 copy 文档 RestAPI

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

 

1.2.10 格式支持

1.2.10.1 功能描述

可以对文档的如下基本属性进行设置

1.2.10.2 操作界面

 

1.2.10.3 操作说明

1.2.11 文档模板（表示当前版本并不一定支持）

1.2.11.1 功能描述

可以为文档类型创建某种格式的文档模板用于创建该类型格式的文档，比如可以建立合同文档的MS Word格式和PDF格式两种不同的模板。

1.2.11.2 操作界面

图三十一

1.2.11.3 操作说明

文档模板的创建和文档的创建操作相同，可以参见1.2.1所述。

唯一不同的地方如图三十一所示，文档模板要放在系统指定的地方：Cabinets->Templates下，这是专门存放各种文档模板的目录，所以文档模板一定要进入到这个Templates目录下创建。

1.3文档高级操作

1.3.1 修订记录跟踪

1.3.1.1 功能描述

能对文件修改过程中的修改记录进行跟踪。

   操作界面

图三十二

图三十三

1.3.1.3 操作说明

修订记录跟踪的操作步骤如下：

  1. 如图三十二所示，选择要查看修订记录的文档，从菜单中选择“View->Versions”

  2. 在图三十三所示的界面中红框内所示的就是文档的修订记录

1.3.1.4 获取文档版本纪录RestAPI

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.3.2 Link转发

1.3.2.1 功能描述

可以把存取系统中的文档链接Link通过Email发给其它人，收到Link的人点击链接后会进入系统登录界面，登录成功后系统自动打开链接的文档

1.3.2.2 操作界面

图三十四

图三十五

1.3.2.3 操作说明

Link转发的操作步骤如下：

  1. 如图三十四所示，选择要查看转发的文档，从菜单中选择“File->Email as web-link”

  2. 在图三十五所示，系统会自动打开Email客户端，创建新的内容为文档链接的Email，用户完成Email后就可以把Link发送给其他人。

1.3.3 ShortCut快捷方式

1.3.3.1 功能描述

通过选择特定选项，可以在桌面上或浏览器的收藏夹中创建访问特定系统目录的ShortCut快捷方式。

1.3.3.2 操作界面

图三十六

图三十七

图三十八

1.3.3.3 操作说明

创建ShortCut快捷方式的操作步骤如下：

  1. 鼠标指向图三十六中所示位置的图标，按下鼠标左键并拖动到Windows桌面后松开左键；

  2. 系统会弹出图三十七所示的确认对话框，点击“是”后会在桌面上生成如图三十八所示的快捷方式。

1.3.4 预订

1.1.4.1 功能描述

用户可以预订经常需要访问的目录或是操作的文档到预订目录(如图三十九里的红框部分所示)里，可以快捷访问并减少访问操作步骤。

1.3.4.2 操作界面

图三十九

 

图四十

图四十一

图四十二

1.3.4.3 操作说明

预订操作的步骤如下所示：

  1. 如图四十所示，选中要预订的文档，从菜单中选择“Tools->Subscribe”，则选中的文档会出现在预订目录里，如图四十一所示；

  2. 如图四十二所示，在预订目录里选中要取消预订的文档，从菜单中选择“Tools->Unsubscribe”，则选中文档会移出预订目录

1.3.4.4 文档预定操作Rest API

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .
    •  

 

1.3.5 版本查询(同修订纪录跟踪)

1.3.5.1 功能描述

可以查询系统中某一文档的所有版本信息。

1.3.5.2 操作界面

图四十三

图四十四

 

1.3.5.3 操作说明

文档的版本查询操作如下所示：

  1. 如图四十三所示，选中要查询的文档，从菜单中选择“View->Versions”；

  2. 在如图四十四所示界面中，红框内是该文档的版本情况和各个版本的描述说明；

  3. 点击不同版本号后面的属性标志，系统自动打开相应版本的文档。

1.4权限管理

1.4.1 文档权限

1.4.1.1 功能描述

可以设置用户(组)对文档的访问及操作权限。

1.4.1.2 操作界面

图四十五

图四十六

图四十七

1.4.1.3 操作说明

点击文档后面的属性标志，或者在菜单中选择“View->Properties->Permissions”可以进入到文档权限的设置页面，如图四十五所示，红框所示部分是文档当前的访问操作权限。“User/Group”栏表示的是访问文档的用户(组)，其中“dm_”开头的是系统内置的用户，“Permissions”和“Extended Permissions”表示用户(组)对文档的访问操作权限。具体操作步骤如下：

增加权限

  1. 在图四十五中蓝框所示部分中点击“Add”，进入用户选择界面；

  2. 在图四十六所示界面中，系统会显示以红框部分检索框中输入文字开头的用户(组)，通过鼠标所示的按钮添加或删除选择的用户(组)；

  3. 点击“Finish”进入图四十七所示用户(组)访问操作权限设置界面，红框部分显示当前设置的用户(组)的名字，上半部分设置基本权限，下半部分设置扩展权限，黑体表示当前用户(组)对文档所拥有的权限；

  4. 点击“OK”完成设置。

    修改权限

  1. 在图四十五中选择要修改权限的用户(组)，在蓝框所示部分中点击“Edit”，进入权限设置界面；

  2. 在图四十七所示界面中修改权限，点击“OK”完成设置修改。

    删除权限

    在图四十五中选择要删除的用户(组)，在蓝框所示部分中点击“Delete”，删除选中用户对文档的相应访问操作权限

1.4.1.4 获取文档用户列表RestAPI

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.1.5 获取文档用户权限Rest API

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.1.6 更新或者删除文档用户Rest API

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.1.7 更新或者删除文档用户权限Res API

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.2 目录权限

1.4.2.1 功能描述

可以对目录的访问操作权限进行设置。

1.4.2.2 操作界面

图四十八

图四十九

图五十

图五十一

图五十二

1.4.2.3 操作说明

如图四十八和图四十九所示，点击目录后面的属性标志，或者在菜单中选择

“View->Properties->Permissions”可以进入到目录权限的设置页面图五十，图五十中红框所示部分是目录当前的访问操作权限。“User/Group”栏表示的是访问目录的用户(组)，其中“dm_”开头的是系统内置的用户，“Permissions”和“Extended Permissions”表示用户(组)对目录的访问操作权限。如果没有进行具体的设置，目录下的子目录和文档都自动继承该目录的访问操作权限。具体权限设置步骤如下：

增加权限

  1. 在图五十中蓝框所示部分中点击“Add”，进入用户选择界面；

  2. 在图五十一所示界面中，系统会显示以红框部分检索框中输入文字开头的用户(组)，通过鼠标所示的按钮添加或删除选择的用户(组)；

  3. 点击“Finish”进入图五十二所示用户(组)访问操作权限设置界面，红框部分显示当前设置的用户(组)的名字，上半部分设置基本权限，下半部分设置扩展权限，黑体表示当前用户(组)对目录所拥有的权限；

  4. 点击“OK”完成设置。

    修改权限

  1. 在图五十一中选择要修改权限的用户(组)，在蓝框所示部分中点击“Edit”，进入权限设置界面；

  2. 在图五十二所示界面中修改权限，点击“OK”完成设置修改。

    删除权限

    在图五十一中选择要删除的用户(组)，在蓝框所示部分中点击“Delete”，删除选中用户对目录的相应操作权限。

1.4.2.4 获取目录用户列表RestAPI

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.2.5 获取目录用户权限Rest API

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.2.6 更新或者删除目录用户Rest API

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.2.7 更新或者删除目录用户权限Res API

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

 

1.4.3 用户

1.4.3.1 功能描述

点击系统管理界面左部的“Administration->UserManagement->Users”，即进入用户管理功能模块，在这里可以增加、删除和修改系统中的用户信息。

   操作界面

图五十三

图五十四

图五十五

图五十六

图五十六

图五十七

1.4.3.3 操作说明

  1. 搜索用户

    如图五十三所示，在输入了用户检索条件后，点击“Search”后，检索的结果界面如图五十四所示，点击相应用户的属性标志后，进入用户属性页面进行相关设置；

  2. 创建用户信息

    创建用户有两种方式：

    • 创建单个用户

      如图五十四所示，在菜单中选择“File->New->User”，进入图五十六所示创建新用户界面：

      1. ①为用户名称，作为显示使用的

      2. ②为登录名称，用于登录时使用

      3. ③为选择用户验证方式，LDAP选项可以利用企业中的LDAP服务器提供的验证服务来验证登录用户，Inline Password表示创建时设置密码，选择该项后系统会自动显示密码输入框要求输入密码

      4. ④为登录用户的Email

        其中①②④三项标明*是必填项，其它内容可以保持缺省不更改，设置好后点击“OK”会显示生成的新用户

    • 导入多个用户

      如图五十六所示，在菜单中选择“File->Import Users”，进行图五十七所示创建新用户界面：

      1. 点击图中所示按钮，选择要导入的LDIF格式用户信息文件

      2. 设置相关的可选设置选项，注意这些设置选项影响LDIF文件中的所有用户

      3. 点击“Import”按钮，则文件中的用户被批量导入到系统中

  3. 修改用户信息

      1. 通过图五十三所示界面检索定位到要修改的用户

      2. 点击用户的属性标志后，进入图五十六所示用户属性页面进行相关修改

      3. 点击“OK”完成并保存修改内容

  4. 删除用户信息

      1. 通过图五十三所示界面检索定位到要删除的用户

      2. 选择要删除的用户

      3. 在菜单中选择“File->Delete”，系统会出现确认删除页面，点击“OK”，如果系统中不存在与该用户相关的内容，则删除成功，否则提示删除不能进行并显示具体错误信息

1.4.3.4 创建用户Rest API

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.3.5 修改用户

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.3.6 删除用户

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.3.7 获取用户列表

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .
1.4.3.8 获取用户

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

 

1.4.4 用户组

1.4.4.1 功能描述

增加、删除和修改系统中的用户组信息。

1.4.4.2 操作界面

图五十八

图五十九

图六十

1.4.4.3 操作说明

  1. 搜索用户组

    1. 如图五十八所示，点击红色框部分中的Groups，系统进入用户组管理界面

    2. 在“Starts with：”后检索框内输入用户组名的开头字母，点击图中所示按钮

    3. 系统会显示所示满足条件的用户组列表

  2. 创建用户组信息

    1. 如图五十九所示，在菜单中选择“File->New->Group”进入图六十所示创建用户组界面

    2. 输入必输的用户组名称Name及其它可选相关信息

    3. 点击“OK”完成用户组的创建

  3. 修改用户组信息

    1. 如1.中所述搜索并定位到要修改的用户组

    2. 点击用户组的属性标志后，进入图六十所示用户属性页面

    3. 修改相关信息，点击“OK”完成用户组信息修改

  4. 删除用户组信息

    1. 如1.中所述搜索并定位到要修改的用户组

    2. 选择要删除的用户组

    3. 在菜单中选择“File->Delete”，系统会出现确认删除页面，点击“OK”，如果系统中不存在与该用户组相关的内容，则删除成功，否则提示删除不能进行并显示具体错误信息

1.4.4.4 创建用户组Rest API

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.4.5 修改用户组

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.4.6 删除用户组

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.4.4.7 获取用户组列表

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .
1.4.4.8 获取用户组

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.5流程管理 （尚未梳理清楚）

1.5.1 流程模板

1.5.1.1 功能描述

流程模板的创建和修改都是在流程管理工具Workflow Manager中进行的，可以根据用户业务需要创建设置模拟业务流程的工作流程模板，系统启动某一工作流程模板的多个运行实例。

   操作界面

 

图六十一

图六十二

图六十三

图六十四

图六十五

图六十六

1.5.1.3 操作说明

  1. 创建流程模板

    1. 如图六十一所示，在Workflow Manager菜单中选择“File->New”

    2. 图六十二显示的是新流程模板的初始界面，红色框内的是流程工具栏，蓝色框内的是流程节点组件，主窗体中的绿色initiate表示流程的起点，红色end表示流程的终点

    3. 从蓝框中拖拽组件创建流程节点，双击每个节点弹出图六十三所示属性并设置相关属性

    4. 从红框内选择workflow来联接各个流程节点，可以选择进入下一个节点或是回退到上一个节点

    5. 在Workflow Manager菜单中选择“File->Save”，在图六十四所示界面中选择保存路径，完成流程模板创建

  2. 修改流程模板

  1. 在Workflow Manager菜单中选择“File->Open”

  2. 在图六十五所示界面中定位并选择流程模板

  3. 流程模板打开在图六十六所示的界面中，可以修改workflow，修改流程节点

  4. 在Workflow Manager菜单中选择“File->Save”完成流程模板修改

1.5.2 流程模板验证安装

1.5.2.1 功能描述

创建完成或设置完成的工作流程模板需要通过验证和安装后才能提供给系统中的用户使用。在保存工作流程模板时系统会自动提示验证和安装模板，也可以手工单独验证或安装流程模板。

1.5.2.2 操作界面

 

图六十七

图六十八

1.5.2.3 操作说明

  1. 验证流程模板

    1. 如图六十五所示，打开要验证的流程模板

    2. 在Workflow Manager菜单中选择“File->Validate”或如图六十七所示从工具栏中选择验证工具图标进行操作

    3. 验证成功后工具栏中的验证工具图标暗灰

  2. 安装流程模板

    只有已经验证过的流程模板才能安装

  1. 流程模板验证成功后，在Workflow Manager菜单中选择“File->Install”或如图六十八所示从工具栏中选择安装工具图标进行操作

  2. 安装成功后工具栏中的安装工具图标暗灰

1.5.3 流程使用

1.5.3.1 功能描述

用户可以选择要启动的流程并设置相关的启动信息，并在流程运行过程中查看控制流程运行状况。

1.5.3.2 操作界面

图六十九

图七十

图七十一

图七十二

图七十三

图七十四

图七十五

图七十六

图七十七

 

图七十八

1.5.3.3 操作说明

  1. 启动流程

    如图六十九所示，在菜单中选择“View->workflow->Start”启动流程

  2. 选择流程

    在图七十所示界面中选择要启动的流程，点击“OK”进入流程信息设置界面

  3. 设置流程附件信息

    在流程模板设置中设置了流程所需要的文档附件，此时需要选择该附件。根据设置，附件有必须和非必须两种，如图七十一中的“mandatory”所示为必须，无此注示的为非必须，必须附件一定要设置，否则不允许进入下一步，完成附件设置后点击“Next”

  4. 设置流程节点操作者

    在流程模板设置时可以通过两种方式指定流程节点执行者：人工指定和系统自动解析。需要人工指定时如图七十二所示，点击红框中的“Select”选择执行者，系统自动解析时此处会显示系统自动解析的操作者。点击“Finish”完成设置。

  5. 流程提示信息

    流程启动完成后，当前节点执行者会收到系统自动提示信息。流程提示信息会显示在如图七十三中左边红框所示的“inbox”目录里，点击链接进入受理流程界面

  6. 受理流程

    图七十四显示受理流程节点的界面。依据流程模板的设置不同，节点的执行者可以看到流程的附件信息并有机会查看甚至修改附件的内容，节点的前后节点信息等。同样依据流程模板的设置不同，在右下方的红框内部位会出现多种不同的执行选择组合：

    • “Accept”

      表示执行者已经确认受理该节点的处理工作，在节点被设置为由一组选定人选中的任意一个执行时会出现这个选择

    • “Forward”

      表示当前执行者同意该流程可以继续进行进入到后续节点

    • “Reject”

      表示当前执行者不同意该流程继续进行，根据流程模板设置不同流程可以回退到发起人或是系统的超级用户

    • “Delegate”

      如果流程模板设置中允许当前执行者指定其他人来代替他处理该节点，则会出现该选择

    • “Repeat”

      如果流程模板设置中要求当前节点重复进行，则会出现该选择

  7. 查询发起流程信息

    流程的发起人可以查询自己发起的流程的运行状态信息，如图七十五所示，在菜单中选择“Tools-> Workflow->My Workflows”显示查询结果。如图七十六所示选择相应的流程，在菜单“Tools-> Workflow”中视流程的当前状态可以有“Stop”、“Pause”、“Resume”操作选择提供给用户。

  8. 查询参与流程信息

    当前用户不但可以查询自己发起的流程信息，还可以查询需要自己参与的流程信息。如图七十七所示，在菜单中选择“Tools->Workflow->Workflow Reporting”，会出现图七十八所示的查询结果，红框所示部分表示该流程的当前执行者

     

1.6检索

1.6.1 快速检索

1.6.1.1 功能描述

本文档管理系统支持对文档名称的快速检索。

1.6.1.2 操作界面

图七十九

图八十

1.6.1.3 操作说明

如图七十九所示，在检索输入框内输入检索字符，系统检索出所有文档名称中含有检索字符的文档，检索结果如图八十所示。

1.6.1.4 检索文档RestAPI

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

 

1.6.2 自定义检索

1.6.2.1 功能描述

除了快速检索，还提供对文档相关属性进行自定义的检索功能。

1.6.2.2 操作界面

图八十一

图八十二

图八十三

图八十四

1.6.2.3 操作说明

  1. 如图八十一所示，点击“Advanced…”，进入自定义检索设置界面

  2. 在图八十二所示自定义界面中，可以根据文档类型，文档的属性，文档创建日期，文档大小等来设置检索条件，点击“Search”得到图八十三所示检索结果

  3. 在检索结果中查看文档属性可以看到，文档的“Subject”中含有输入的检索字符

1.6.2.4 自定义检索Rest API

[GET] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.6.3 保存检索条件

1.6.3.1 功能描述

可以保存已经设定好检索条件的检索以供以后检索使用而不用重复进行检索条件的设定。

1.6.3.2 操作界面

图八十五

图八十六

图八十七

图八十八

1.6.3.3 操作说明

  1. 如图八十五所示，在检索结果界面中点击“Save Search”

  2. 在如图八十六所示的保存检索界面中输入检索名称，点击“OK”完成检索保存

  3. 如图八十一所示进入自定义检索界面，选择“My Saved Search”，则显示如图八十七所示的界面，显示所有已保存的检索

  4. 点击“Search”链接则显示图八十八所示的检索结果

1.6.3.4 保存检索条件RestAPI

[POST] /

  •  
  • Returns
  • Notes:
    • .

 

1.7系统设置

 

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