1.2 信息与信息资源管理
1.2.1 信息及其相关概念辨析
1. 信息的定义
信息(information)是信息科学的基本概念，也是信息资源管理及其研究的出发点迄今为止围绕“信息”定义的流行说法不下百种，但归纳起来,可概括为以下两大类：
1. 从广义上理解
从广义上理解，信息可以被定义为传递或表示知识、思想、事实或想法的事物或过程。它可以采用多种形式，包括语言、符号、数字、图像、声音等等。在这种意义上，信息是任何可以被传递或表达的东西，无论它是有意义的还是无意义的。
2. 从狭义上理解
从狭义上理解，信息可以被定义为有意义的数据或知识。这种信息通常是通过对数据进行处理和解释，从而使其变得有用和有意义的。在这种意义上，信息是有价值的，因为它提供了对现实世界的理解和洞察力，可以帮助人们做出更好的决策。
3. 定义
综合广义与狭义的信息，信息有以下定义：
- 信息是再现的差异。这意味着信息可以被视为事物之间的区别或变化。这些变化可以是客观事物的运动状态和过程，也可以是主观思维过程中的变化。
- 信息包括了关于这种状态和过程的知识。这意味着信息不仅仅是有形的事物或数据，还包括了我们对这些事物或数据的理解和认知。
- 信息是用来消除不确定性的东西。生物、人类和具有自动控制系统的机器都需要通过感觉器官和相应的设备与外界进行交换，并获取和利用信息来解决不确定性问题。
- 信息是指通过感觉器官和相应的设备与外界进行交换的一切内容。这包括了生物、人类和具有自动控制系统的机器从外界获取的一切内容。
- 信息可以以多种形式被表达、存储、传递、处理、感知和使用。这些形式包括消息、信号、符号、数据等。通过这些形式，我们能够获取和利用信息，从而更好地理解和应对我们所面临的环境和问题。
2. 信息相关概念辨析
与信息相关的概念,包括消息、信号、数据、情报、知识、符号、传播等,信息与这些概念之间,在某些方面是等同关系,在某些方面是包含关系，其中有些概念与信息混合使用,有的概念在使用时未作严格限定。特别是在不同领域中,人们虽然使用不同的概念,但所论述的却都是信息现象。因而,有必要对与信息密切相关的几个概念加以辨析。
- 消息：消息是信息的传递过程中承载信息的具体表现形式。它可以是语言、文字、图像、声音等等，可以用来传达具体的信息内容或指令。
- 信号：信号是信息的一种表现形式，通常用于在传输中承载信息。信号可以是电磁波、声波、光波等，可以通过无线电、光纤等传输媒介进行传输。
- 数据：数据是信息的一种表现形式，通常是一组数字或字符，可以被计算机等设备处理和存储。数据可以是结构化的，也可以是非结构化的，可以用于表示各种不同类型的信息。
- 情报：情报是从多个信息源收集、整理、分析后得出的具有实际应用价值的信息。情报通常与国家安全、商业竞争、情报战等领域相关。
- 知识：知识是人们对信息的理解和认知，是对信息的加工和处理后形成的价值。知识通常是由经验、学习、研究等过程得出的，可以用于解决实际问题。
- 符号：符号是一种用来表示信息的具体形式。符号可以是文字、数字、图形、音乐符号等，可以用于传达不同类型的信息。
- 传播：传播是指将信息从一个地方传递到另一个地方的过程。传播可以是单向的，也可以是双向的，可以通过各种不同的媒介进行，如广播、电视、互联网等。
1.2.2 信息资源的含义与分类
1. 信息资源的含义
信息资源有广义和狭义两种含义。按照马费成的定义，广义的信息资源包括了人类社会经济活动中积累起来的所有信息活动要素，具体包括以下三个方面：
- 信息：指人类社会经济活动中所产生和使用的各种信息，如科技信息、商业信息、文化信息等。
- 信息生产者：指从事信息生产、传播和管理的机构、组织和个人，如图书馆、档案馆、出版社等。
- 信息技术：指用于生产、传播和管理信息的各种技术手段和工具，如计算机、网络通信技术、数字化技术等。
而狭义的信息资源则是指在广义信息资源基础上，经过加工处理并大量积累的有用的信息集合。具体来说，狭义的信息资源是指人类社会经济活动中经过加工处理并大量积累的有用信息的集合，这些信息可以被有效地利用、共享和管理。在本书的框架上，我们采用了广义的理解，但在某些章节和场合，也会按照狭义的理解来使用。
2. 信息资源的分类
在狭义的信息资源中，根据信息内容的分类可以从多个角度进行。其中，便于信息资源管理的角度可以将狭义的信息资源分为四种类型：
- 记录型信息资源：指以文字、图像、声音等形式记录下来的信息，如图书、期刊、报纸、档案等。这些信息资源可以被收集、整理、存储、检索和利用，是信息资源管理中最常见的类型。
- 实物型信息资源：指以实物形式存在的信息，如文物、艺术品、实验设备等。这些信息资源需要进行专门的保护、管理和利用，以免受到损坏或丢失。
- 智力型信息资源：指以人类智力为核心的信息，如专家知识、技术经验、研究成果等。这些信息资源需要通过人际交往、学术交流等方式获取和共享，是信息资源管理中最具有挑战性的类型。
- 零次信息资源：指未经处理或加工的原始信息，如原始数据、实时信息等。这些信息资源需要经过处理和分析，才能转化为有用的信息，是信息资源管理中最具有潜力的类型。
对于不同类型的信息资源，使用者可以采用不同的利用策略。例如，记录型信息资源可以通过数字化、分类、索引等方式进行管理；实物型信息资源需要进行专门的保护、展示和利用；智力型信息资源需要积极发掘和共享；零次信息资源则需要进行加工和分析，以提取有用的信息。
1.2.3 信息资源管理
1. 信息资源管理的内涵
信息资源管理（IRM）是20世纪70年代末80年代初在美国兴起的一个概念。它最早出现于美国的政府部门，随后迅速扩展到工商企业、科研机构和高等学校，并逐渐成为一门新的学科和管理理论。IRM的主要人物包括霍顿、迪尔博德和马钱德等人。
美国政府信息资源管理是信息资源管理的起源和一个重要分支。按照美国政府管理与预算局2000年修订的A2130号通报《联邦信息资源管理》中的定义，信息资源既包括政府信息，也包括信息技术。
IRM是信息管理的一个新的发展阶段，它代表了资源时期的特征。在这个阶段，信息被视为五种经济要素之一，深化了技术时期发展起来的信息经济思想，并越来越重视信息在战略决策、行业发展状况、市场供求动态、新产品开发、企业经济决策等方面发挥的重要作用。
著名的信息管理专家马尔香认为，信息管理职能的演变经历了4个阶段，依次为信息的物理控制、自动化技术的管理、信息资源管理和知识管理。在信息资源管理阶段，人们开始运用管理的原理、方法来对信息活动所涉及的各种资源进行控制，以确保这些稀缺的资源能够得到经济有效的利用，并促进机构或组织的战略目标的实现。
2. 信息资源管理的意义
信息资源管理是人类管理活动的一种。它通过对资源的开发、配置和利用过程的有效控制来实现系统的目标，即实现系统的可持续发展。在信息社会里，信息作为社会发展的基础性资源被日益重视，与物质、能量共同成为社会运行与发展的基本要素。
然而，飞速增长的信息并不能带来更多的财富，相反，信息的无序化和过度膨胀给社会带来更多的混乱和迷茫。因此，信息资源管理成为解决社会信息无序性的有效机制。
从微观角度上讲，企业（组织）产生、处理和使用的信息也越来越多，信息技术包括技术系统渗透到企业的方方面面，成为现代企业管理不可缺少的组成部分和支撑。然而，由于对信息资源的管理还不够完善，企业信息化过程中往往伴随着“信息悖论”“信息黑洞”等负面现象，影响到信息在企业（组织）中作用的发挥，也需要进行信息资源管理。
信息资源管理活动是对信息生产、信息资源建设（收集）与配置（分配）、信息整序开发（处理）、信息传递服务、信息吸收利用（消费）的活动全过程所有信息要素（包括信息、人员、资金、技术设备、机构、环境等）的决策、计划、组织、协调、控制，从而有效地满足社会信息需要的过程。它不仅包括对信息本身的管理，也包括对与信息相关的技术、人员、资金、物质等在内的各类信息资源的综合管理。
3.信息资源管理的产生与发展
尽管企业界在引进信息技术处理记录信息方面处于领先地位，但产生并率先实践现代信息资源管理思想的却不是企业而是美国联邦政府。美国联邦政府为了对记录的生产、整理、保管和处置进行更为系统的控制，在政府内部成立了专门负责此项工作的机构，制定了专门的规章制度。
**信息资源管理（IRM）**概念在美国公共管理领域中的出现，是联邦文书委员会工作的结果。美国国会在1975年成立了联邦文书委员会，它对联邦文书负担过重的问题进行了为期两年的调查研究，并于1977年10月向国会和总统提交了一份含有800项建议的最终报告。
根据联邦文书委员会的报告和建议，美国国于1980年制定**《文书削减法》**。该法案旨在使联邦政府收集、维护、使用和传播信息的费用减至最低；使收集到的信息得到最充分的利用；协调联邦信息政策和实践工作；确保联邦政府的信息收集、维护和传播遵守《隐私权法》。该法首次在成文法中提出了“信息资源管理”的概念，它还要求将信息资源的费用也列人预算之中。
根据《文书削减法》的要求，联邦管理与预算局成立了信息与规章事务办公室，负责信息政策工作。这一系列的活动不仅奠定了信息资源管理的概念基础，还使它向实用化的方向发展。
4. 企业信息资源管理
企业信息资源管理是信息资源管理的一个重要应用领域，其发展得益于全球经济和市场的影响、竞争态势的形成、组织机构平面化发展趋势的要求以及新技术的推动作用。
企业应当重视信息资源管理，加强各类信息记录的管理，将信息资源管理计划和企业的战略计划结合起来，同时要注意对关系到企业生存与发展的核心机密信息的限制。企业信息资源管理的政策要与其他政策协调，并加强信息资源管理方面的培训，设立首席信息官来制度化信息资源管理工作。
5. 信息资源管理的发展趋势——知识管理
信息技术的进步对管理思想、手段和方法带来了全面进步，也推动了信息资源管理的不断调整。传统信息管理的缺陷在于，只关注可以编码的显性信息资源，而忽视了难以编码的隐性资源和“零次资源”。随着知识经济时代和新技术的应用，人们开始进入一个更高的新阶段——知识管理阶段。
知识管理是信息资源管理的延伸与发展。它要求将信息转化为知识，并用知识来提高组织的应变能力和创新能力。知识管理的实践过程包括创造和发现新知识，以及共享和学习的团队合作。
知识管理与信息资源管理的差异在于，知识管理不仅关注显性知识，同时也对隐性知识进行管理，可以对知识资源进行资本化的运作，使知识资本增值，而且可以对人类的智力劳动即学习和创新过程进行管理。
因此，知识管理是信息资源管理的拓展与深化，是对信息资源管理的升华，也是信息资源管理发展的趋势。中小企业应在加强信息资源管理的基础上，适时引入知识管理。
总之，信息技术的进步推动了管理思想、手段和方法的全面进步，也促进了信息资源管理的不断调整。在这个过程中，知识管理作为信息资源管理的延伸和拓展，成为信息资源管理发展的趋势。中小企业应该在加强信息资源管理的基础上，适时引入知识管理，以提高组织的应变能力和创新能力。
1.3 信息活动过程
1.3.1 信息活动的一般过程
信息活动主要指人们运用自己的智慧，以信息为对象而展开的各种活动。从个体角度来看，信息活动包括信息查找、选择、利用和再生产等一系列过程，是人们在信息动机支配下为了达到某一特定目标而采取的与信息相关的行动过程。
从社会信息资源管理的角度来看，信息活动主要包括信息资源采集、信息资源组织加工、信息资源存储与检索以及信息服务等一系列活动。这些活动旨在为人们提供更好的信息资源服务，满足人们的信息需求，促进社会信息资源的利用和共享。
总之，信息活动是指人们运用自己的智慧以信息为对象展开的各种活动，包括个体层面的信息查找、选择、利用和再生产等一系列过程，以及社会层面的信息资源采集、组织加工、存储检索和服务等一系列活动。
1．个体信息活动
- 信息查寻
信息查寻是指个体从文献、数据库、网络等信息载体中搜寻符合要求的信息的过程。个体的信息查寻行为取决于个人的信息意识和信息能力，以及个性心理特征，同时也受到社会信息环境的制约。随着社会信息环境的发展，越来越多的人们倾向于利用信息技术，包括网络来获得所需的信息，这表明信息技术对个体的信息查寻行为影响越来越大。 - 信息选择
信息选择是指对查寻到的信息依据一定的标准做出选择。由于个体所获取的信息往往在范围、数量等方面超过个体的需要，而且常常与个体使用信息的目的有一定的偏差，因此必须依据一定的标准对信息做出选择。信息选择的标准可以包括信息的可靠性、适用性、时效性等。 - 信息利用
信息利用是指个体获取信息的目的是为了利用，在解决问题或完成任务时将所获取的信息应用到实际中去。个体的信息利用行为与问题解决是紧密联系在一起的。在信息利用过程中，个体需要将所获取的信息进行整合、分析、比较等，以便更好地解决问题或完成任务。 - 信息再生产
信息再生产是指在信息利用的过程中，个体会通过加工、创造等方式将已有的信息转换成新的信息或产生新的知识。在信息再生产过程中，个体会将不同来源的信息进行融合，产生新的见解和认识，从而推动知识的进步和创新。信息再生产也可以通过分享、发布等方式将新的信息或知识分享给其他人，促进信息的传递和共享。
2．社会信息活动
从全社会使用和管理信息资源的角度来看，社会信息活动包括信息资源采集、信息资源组织加工、信息资源存储与检索以及信息服务等活动过程。
- 信息资源采集：社会组织机构通过各种方式获取所需信息的工作，需要考虑采集原则、采集对象、采集过程、采集方法和采集技术等。
- 信息资源组织加工：通过对各种类型的信息源进行分析、选择、标引、处理等方式，使其成为有序化的信息集合，并组织成检索工具揭示和标示信息的地址，为用户提供检索途径的工作。包括信息资源筛选、分类、主题标引和评价等。
- 信息资源存储与检索：将系统组织的信息资源存储在一定的检索系统中，然后根据用户需求，从检索系统中检索出相应信息资源的过程。主要包括信息资源存储、信息检索过程、信息检索系统、信息检索评价和相关技术等。
- 信息服务：根据用户需要，传播信息、交流信息、实现信息增值的一项活动。通过研究用户、组织服务，将有价值的信息传递给用户，最终帮助用户解决问题的信息资源管理活动。需要关注信息服务的原则、类型和对象，促进社会成员之间信息资源的交流和传递，才能使生产、生活、科技等活动正常进行。
1.3.2 影响信息活动的因素
信息活动是人们在不同的信息环境下，以满足信息需求为目的，利用信息技术进行信息交互的行为过程。
其影响因素主要包括用户主体因素和信息环境因素两个方面。用户主体因素包括个人兴趣、知识水平、需求满足度等；信息环境因素包括信息资源的数量、种类和质量等。这些因素共同影响着信息活动的实施和成果。
1．用户主体因素
人们的信息活动始于信息需要的驱动。信息需要是信息活动的原动力,主要集中在求知、自我实现的需要这两个层次中。随着需要层次的上升,个体社会化程度越来越高,在经营管理活动和其他社会活动中遇到的问题会越来越多﹑越来越复杂,因而,信息需要也会在用户面对复杂问题而努力满足自我发展需要的过程中产生变化和不断发展。人们的信息需要永远不会得到完全的满足,因而,信息活动也不会停止。
- 信息需求和信息动机：人们的信息活动始于信息需要的驱动，当个体遇到问题时感到缺乏信息，就会产生信息需求，而信息需求则是用户信息活动的前提条件。信息需求一旦达到较强的程度被用户意识到就会转化为信息动机，成为信息活动产生的根本动力。
- 信息意识：用户有了信息需求和信息动机以后，如果具有很强的信息意识，就可能产生信息行为。信息意识包括了用户对信息及信息环境的认识和对它们的态度两重含义。用户对信息及信息环境的认识是指用户对信息的价值、自身的信息需求、个人活动与信息环境的关系以及信息系统的功能等方面的自觉的心理反应；用户对信息及信息环境的态度可以理解为用户对信息及信息环境做何种评价，是肯定还是否定的，这是决定用户是否产生某种信息行为的关键。
- 认知能力：认知能力是指学习、研究、理解、概括、分析的能力，即接受、加工、储存和应用信息的能力。信息用户的认知能力由智力和信息能力两部分构成。智力主要包括观察力、注意力、记忆力、想象力和思维力等，它是信息用户能否实施自己信息行为的最为基础的能力。信息能力包括语言文字能力、计算机应用能力、信息检索与处理能力等。认知能力能够帮助用户明确信息行为的目标，确定信息行为方式，并排除信息行为过程中的干扰和障碍，其强弱大小对于信息动机向信息行为的转化有加速或抑制作用。
- 信息能力：信息能力不同，用户使用信息或信息系统的行为表现也不同。信息能力强的用户从信息行为中获益较多，就驱使其更多地使用信息，更多地开发信息系统的功能；信息能力较弱的用户会对信息技术产生恐惧感，从而避免使用信息系统。
最后
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