番茄工作法总结-第四章:中断

学会坚持

经过之前的了解,我们知道,在番茄钟时间内,不应切换或停止当前活动

但总有些无法控制的中断

此时接到一个电话或要去卫生间

这一节聊聊如何以合理,有效的方式处理中断

---

注意力缺乏症候群

注意力缺乏特征

据统计,员工平均每3分钟就会被打断一次,电脑同时开启窗口数平均为8个
注意力缺乏特征(ADT),用来描述这种恶劣的现代生活方式

并行处理和应对干扰的能力都面临同样的瓶颈:工作记忆的容量有限

每一次干扰都会使我们的大脑工作台上的原始信息丢失
当注意力丢失时,找回它要付出昂贵的代价

---

避免LIFO和BPUF

中断是常态

1)LIFO:

	最后进入的一件事出来时总是排在第一位,后进先出(Last-In-First-Out)
	不断被迫花费精力接收和评估新信息,导致活动无法正常进行,
	会将你带入一种慢性精神过度刺激状态,进而增加压力,影响工作成果

2)BPUF:大计划先行(Big Plan Up Front)

	新的一年开始时制作一整年的计划,然后拒绝变化,完成一整年的计划

3)既接受改变,又给你专注于履行承诺的时间

---

可持续发展的步伐

全局观,控制力是与心流和创意相对立的
我们无法在纵览全局的同时专注细节
尽量减少"安排优先次序”的活动,有利于保持专注
还需要定期休息来吸收知识和恢复能量

可以在三种心理状态之间切换

切换的开关-三顶帽子

1)休闲帽
 	一顶小丑帽
2)工作帽
 	将我变成一头狮子,用百分之百的注意力狩猎羚羊
3)战略帽
	 用来决定优先次序以及在下一个工作周期做什么

可持续的步伐

带着休闲帽来上班,
然后换上战略帽,选择将要专注进行的活动
然后换上工作帽,扭启番茄钟,全力以赴
25分钟后,番茄钟响起,提醒我换上休闲帽
短暂休息后,再次带上战略帽
以次类推…

将专注,排序和休息时间段交错安排,获得一个可持续的步伐

---

中断策略

番茄钟中断的两种形式

1)自己造成的”内部中断"
	直觉向内心发出信号,告诉自己去做当前活动以外的事情
2)别人造成的”外部中断"
	有人找你询问或请求帮助,并等待你的回复

---

内部中断

当扭启一个番茄钟,专注于一项活动时,会想起做当前活动以外的事情
要做这些事,就会影响完成当前番茄钟并画下一个"╳"

---

接受,记录并继续

要减少中断,首先要事实求的记录每天遇到多少次中断,都是哪种类型

”今日待办”表格的划分

在”今日待办”表格中,上方为计划内的承诺活动,下方填写"计划外紧急"

遇到中断的做法:

遇到中断时,不要立即去做,而是在”今日待办”表格下方先记录下来
然后在”今日待办"表格当前活动的右边,画一个”撇”(')代表一次内部中断,用于做跟踪
当天结束时,计算撇号的数量,采取对策,增强决心完成当前的番茄钟

出现内部中断时要采取的策略:

首先,接受它
然后,记录它
然后,立即继续手头上的工作,避免真的被打扰

在番茄钟期间,可以喝咖啡,但只在休息时间去续杯

---

扭转依赖

内部中断,最佳的解决策略是可视化,接受,然后纳入计划或删除

当想到有些事需要去做,就写下来,不让它占用我的脑子,
稍后可以将它安排到下个番茄钟或明天
放到日程表里,而不是放在脑子里,
这样你的本能和突发奇想,依赖于日程表,这样就"扭转"了依赖

计划外事件

如果一件事没打算今天办,直接把他写到”活动清单”表格中,
在它的左侧加一个”U”,表示计划外的事件(unplanned),并标记一个最后期限

---

原子性

某些内部中断是无法阻止的,例如去洗手间
番茄钟具有原子性,不可分割,是这套流程中最小的货币单位

如果任务被放下来,不管暂时还是长期,当前番茄钟都必须作废,
这样的番茄钟就不能算数了,也不能画叉子×,需要一个新的番茄钟来替代它
如果需要,也可以先休息一下再开始

不要拼凑番茄钟

要是将几小段加一起算成一个番茄钟,就失去了达到节奏的目的,容易屈服于中断的诱惑

"完成的番茄钟数”不是用来衡量工作能力的,它只记录付出的25分钟连续努力,是不可分割的
可以实事求是的利用这个数据来改进第二天的工作流程

---

内部中断滚滚来

番茄工作法初学者会发现,在一天内实际完成不了几个番茄钟
这时,要实事求是,不要对内部中断睁一眼闭一眼
记录跟踪数据,进行自我改进和流程改进

解决问题

首先缩小番茄钟,尝试改为15分钟,10分钟,甚至5分钟
等到每天都能画下不少×的时候,可以延长番茄钟到20分钟,最后到25分钟

注意:
	不同的番茄钟相互不兼容,跟踪的数据不能再他们之间进行比较,
	5分钟的番茄钟和10分钟的番茄钟没有可比性,跟踪数据不能进行比较
	应保持较短的番茄钟至少两周

还可以跟踪在每个番茄钟内,多久遇到一次内部中断,以尝试比上一个番茄钟专心的时间更久一些
跟踪这项数据,帮助自己设定适合自己的番茄钟长度,避免被打断

---

外部中断

在试图专心完成一个番茄钟的工作期间,经常会被外部事件打断

想在河流里生存,就必须和鳄鱼搞好关系

外部中断有互动性

有人正等待你的回复,阻止你打✘,而你需要一个策略来阻止中断
番茄工作法不是拒绝同事的理由

---

保护番茄钟

外部中断试图抢走你的注意力,而你需要保护番茄钟,将注意力留给你所承诺的工作
承诺在25分钟内只专注于一件事,但不能因为番茄钟而拒绝别人的求助和交谈

”扭转"番茄钟和中断之间的依赖关系

例如:发电子邮件的人一般不会期望在25分钟内收到回信
每半小时,带上战略帽进行工作排序前,概览收到的新邮件(不看全文,且不回复)
回复电子邮件或电话,需要作为番茄钟活动来安排,不要在休息中进行

有面谈要求时,在不影响结果的前提下,可请求对方尽量推迟
有些问题,今天答复和后天答复,不会影响结果
在对方可接受范围内,建议尽可能往后安排
用稍后的番茄钟重新计划中断事件,不要在当时直接处理

---

可视化然后强化

外部中断应明确可见

想减少中断,首先要实事求是,弄清所遇到中断的类型和数量

每遇到一次外部中断.就在”今日待办”表格添加中断所要求活动的标题

写下来的目的是不让它占用你的脑子,并确保会在未来的计划中考虑进去
如果今天不打算处理新增活动,就把它写入”活动清单”表格,标注截止时间,以及”U”代表计划外
否则,把它写入”今日待办”表格下半段的”计划外紧急"区

然后,在"今日待办"表格当前活动右边画一个减号(-)
最后,增强决心完成当前正在进行的番茄钟

---

作废

当出现紧急事务,处理刻不容缓时,需要作废当前番茄钟
问题解决后,休息一会,重新开启一个新的番茄钟

---

外部中断策略

明确外部中断的类型和数量,通过画减号,写下所要求的活动名称,来跟踪记录每次中断

处理外部中断的策略的步骤:

1,告知:”我手头有事,正忙"
2,协商:”周五再帮你做,行吗"
3,计划:写下活动名称,稍后为它计划未来的番茄钟
4,答复:按照承诺回电或答复,不然会失信于人

---

中断标记

使用不同符号来标记中断

早晨,从今日待办中选取了三项活动:活动1,活动2,活动3

第一个番茄钟,专注于”活动1”,结束时,在”活动1”后边画一个×
 	活动1     ×
 
第二个番茄钟,继续专注于”活动”,在第二个番茄钟结束时,完成了活动1,
在”活动1”后边再画一个×,并在”今日待办”中划掉”活动1"
 	活动1     × ×
 
在”活动1”进行中,有人打来电话,这是一次外部中断
	我告诉他正在忙,稍后回复他,然后在”活动1"后边画一个减号-
	画”-“减号后,也在"计划外紧急”区写上”电话某某"
	
在”活动2”进行中,突然想到有一件事,要打个电话,这是一次内部中断,
	在”活动清单"记录这件事,改天再做,然后在对应活动的右侧标记一个撇号(')

---

认清界限

评价计划能力

以”活动清单”中计划外U标记 和 “今日待办”表格中“计划外紧急”的活动数量,评价自己的计划能力
如果有很多"计划外”活动,说明早晨的计划阶段漏掉了很多事情,属于”定性预估"误差

重新评估排序活动的优先级

在各个番茄钟之间,可以重新评估排序活动的优先级
如果晚上发现当天所做的活动大部分都不是早晨所选的,经常如此,计划阶段就不会有做出承诺的使命感
如果没有承诺感,当天总结时,会觉得只有苦劳,没有功劳
更重要的是,这样,”活动清单”和”今日待办”表格之间就没有区别了,都成为了今天"可能"要做的事

---

问自己:中断

工作中经常被哪类中断困扰?

 求助,开会,电话

当有人拿毫不相关的问题烦你的时候,你会怎么做?

 控制不加入他的话题,花费尽可能少的时间聆听,最快的结束话题

你会如何保存灵光一现的想法

 有电脑时记录在印象笔记中,没电脑时,记录到手机中,及时汇总

你在什么时间没法专心做事

 外部干扰很严重时,多个项目都非常紧急时

你总是能够记得按照承诺答复对方吗

 承诺的事情会记录下来,或者设置手机提醒,但时常也会忘记

---

维护记录:

20190308:勘误,调整表达和描述,格式化显示