如何选择合适的官文转录供应商

为什么质量不应该是唯一的考虑因素

官文记录必须准确无误——很多重要的程序（包括法庭案件审判、严重欺诈调查和尸检调查）成功得出结论，可能都依赖于记录的准确性。但是，在选择转录供应商时，还必须考虑更多因素。 官文转录是对正式程序或法律程序的逐字书面记录，此类程序所涉及文档可能包括贿赂或腐败调查、税务或福利欺诈调查、警察调查问讯、纪律听证会和就业法庭案件审判以及尸检相关调查。 为了确保这些程序的完整性，并且不会因当庭质疑问讯而出现延迟，官文记录必须值得各方信赖。您可以通过询问以下四个问题来衡量您所选择的供应商是否可以放心托付。  

供应商如何确保质量并持续改进？

高标准转录供应商应执行清晰明确的流程制度，确保书面记录准确无误，并不断提高标准。 第一步，检查您的供应商是否通过了 ISO9001 认证。ISO9001 是国际公认的质量标准，可以保证商品或服务始终保持卓越的质量。您也可以询问供应商所遵守的质量管理体系，高标准服务提供商会采取这些措施来确保质量并持续改进。 其他考虑因素包括明确、商定的质量目标（包含关键绩效指标）、健全的培训和发展计划、完善的质量审核系统以及监控客户满意度的流程。  

为确保安全地处理机密数据，供应商实施了哪些流程？

大多数官文涉及机密或敏感信息，因此如若发生泄密或网络攻击，后果不堪设想。 首先询问供应商对员工安全检查或审查有何种措施。根据个人的角色和他们处理的数据类型，会有多种不同级别的审查。 接下来，确认供应商是否获得了数据处理标准认证，包括 ISO27001。适用的标准可能包括您所在行业特定的标准或当地政府规定的标准。 最后，某些转录供应商会维护一个特定的安全现场设施来处理极其敏感的数据。检查该设施是否安全，是否限制进入，是否按照最高标准和严格的工作规则对员工进行审查。  

供应商的能力和经验是否达到期望？

如今，有很多转录公司可供选择——从规模较小的专业公司到具有全球影响力的大型企业。 您可能需要转录的官文数量以及您的需求频率都是应该考虑的因素。您的需求是定期的还是不定期的？是有计划的还是随机突发的？是短期的还是长期的？ 大型转录供应商拥有丰富的资源，包括大量的转录员、速记员、质检专家、技术人员甚至语言学家。这意味着他们可以处理紧急需求以及生成大量音频的项目。这也使他们能够很好地处理特殊需求，例如需要以外语或多种语言进行的转录项目。 请记住，规模大、信誉良好的供应商可能已经处理过极具挑战性的项目，并且更有可能随着最新的技术发展与时俱进。请他们介绍所参与过的与您的项目类似的案例，询问相关的客户评价和客户满意度评分。  

定价包括哪些服务？有多大灵活性？

最后但同样重要的一点是，明确价格。转录价格取决于多种因素，包括：

• 服务的类型或水平：例如逐字记录、“智能”逐字记录、摘要或外语转录。
• 所需的安全级别；在高度安全的条件下（包括在现场设施中）制作转录记录的费率通常会更高。
• 周转时间；费用可能会因您需要完成转录的时间而有很大差异，加急项目通常需要支付更多费用。

信誉良好的供应商会对您负责，与您一起量身定制价格和类型最优服务。如果您能提出正确的问题，就能找到合适的合作伙伴。