智能化会议管理

会议室的使用是企业日常运营中常见的工作之一。尤其是会议室较多、开会频次较高的单位，会议室如何能够规范、有序使用，是一个迫切需要解决的问题。EPO会议管理系统正是在这种背景下应运而生。

山东国瑞新能源有限公司（以下简称国瑞集团）坐落在山东省济南市繁华的华润大厦，公司正是用的EPO会议管理系统来做会议室的管理和使用。为了更好的服务企业，满足更多的需求，2022年3月29日，EPO平台的研发、产品、市场等相关负责人拜访了国瑞集团，深度沟通了企业在会议室管理方面的需求和面临的问题。

国瑞集团有一间大型会议室，六间中型会议室，一间小型会议室，每天都会使用EPO会议来进行会议预约，他们对EPO会议管理系统的使用率非常高。会议组织人会通过该系统查看会议室预约情况，了解到每个会议室的使用状态，从而很直观的决定预约哪个会议室来使用。同时系统可以通过钉钉工作通知提醒参会人会议开始的时间和地点。

他们每个会议室门口都装有一个黑色的会议门牌，会议门牌会直观的显示会议排期，会议详情等。EPO会议管理系统还可以联动门禁，参会人员是可以刷脸开门的，非本场会议的人员却不能刷脸开门，这样就有效的避免的非会议人员突然闯入的尴尬。

EPO的工作人员还对系统做了进一步的操作演示，解读了很多未使用过的功能，比如演示欢迎模式的使用，在系统中设置欢迎模式，门牌就可以根据要求显示不同的欢迎语；门牌还可以自主设定背景图片，将公司的企宣LOGO等添加到门牌，更进一步提升企业整体形象；随后又演示了EPO会议管理系统的职能服务，比如在预约会议时，设置这场会议的茶水负责人、保洁负责人等，这项职能服务功能，引起了客户的高度关注，他们提议添加更多职能功能，并抄送相关负责人，让会议的物料准备更加充分、信息同步更加快捷及时。