【马晓光】Endnote和文献管理技巧分享

Postscript: 

我个人用的NoteExpress这个软件管理文献，没用过Endnote这个软件，不过管理思想上都是相同的，主要看自己单位购买的是什么软件。

NoteExpress下载地址： http://www.inoteexpress.com/CompanyWeb/

Endnote下载地址：http://endnote.com/

Jeremy Lin @HQU

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有幸连续两年都被邀请在系里硕士课程EPID745 Master Seminar上讲Endnote，第一次被邀请是因为导师的推荐，第二次被邀请是因为导师就是这门课的主讲。导师习惯用Reference Manager，不过现在她所有文献插入编辑的工作都由我们学生来做，所以她觉得我们应该更有“经验”，于是我就被推出来了。言归正传，基础的东西就不讲了，直接说技巧和心得吧：

 

1. 建立你自己的数据库：以前本科硕士的时候，也用Endnote，但是习惯于一个项目一个library，以至于最后想找什么还要到具体文件夹翻。我现在的导师就有一个master library（不过是reference manager格式的），文献在一个library里面统一管理，所有的paper文献插入编辑都可以用这一个数据库，很方便。不过，要注意的是，一定要避免重复插入文献，一定要留有备份，一定要确定自己用的数据库是最新的那个。Endnote里面可以建立子文件夹，这个更方便于管理。

 

2. 存储PDF：pdf的命名和存储路径很大程度决定了你文献管理的效率。命名我建议作者last name，year，journal的方式，如果想进一步说明，可以加个-之后加些备注，比如“review”，“diabetes”等等。很多人可能认为这样命名不好分类，其实，如果你的研究领域不是特别的广，如果你真的认真读了文献，这些不是问题。读文献的时候，以前我主要关注文章的内容，而不是特别关心文章的背景，比如作者谁牛不牛，组是哪里的，什么项目资助的等等。现在文献看多了，渐渐发现文献周边的东西我们也要了解，这样有助于记忆，也有助于对领域的了解。如果你对作者都熟了，自然一个last name就够了，可能分类就不太需要了。自然，这也不绝对，适当分一级文件夹也是可以的。Endnote里面有自动下载pdf的功能，不过如果你的endnote没有连到授权的数据库而只是公开的数据库，那么可能有一半左右的文章找不到全文（Endnote可以连自己的图书馆的，比如我们南卡的就有专门的授权可以用于endnote的链接，这个具体教程大家可以网上搜）。如果把pdf连到endnote里面，其实这样做很方便，但是有个问题，endnote存储pdf都是一个文献一个“文件夹”，你要想大批量分享你的pdf，你就很崩溃，因为都是一个个文件夹，每次要点进去才看到pdf。

 

3. 文章标注和记号：读文献是做科研最基本的工作，也是终生学习的最有效手段。文献量太大，如果不做适当的标注，很快就忘记，不论是你当时读得多精的文章。所以按照自己的习惯，在文章首页空白处做些记号，或者弄个笔记本做个索引，或者贴个便条纸，这些都能达到事半功倍的效果。

 

4. Endnote和reference manager（RM）的区别和联系：两个都是比较常用的文献管理，而且都是一个公司做的，endnote我觉得界面更友好，操作更简便，RM联网工作的能力是亮点。不过按照我的习惯，我更喜欢Endnote。界面简单，上手容易，版本更新快，可以自动搜原文，格式自定义修改都方便等等。

 

5. 把文献导入Endnote的方式有很多很多：比如最直接的是手动输入，不过这个要注意，作者名字怎么缩写，哪里加句号逗号，这些都能影响你的文献格式。其他导入方式可以有pubmed等数据库的搜索结果，比如pubmed，要保存成medline格式的text，然后在endnote按照相应格式导入就行。还可以从RM文件转出来导入。可以在Endnote软件里面直接搜索文献，搜索出来自动就导入了，不想导入的扔到垃圾箱里就行。我比较喜欢用google scholar（不过国内是不是上不了啊？），搜到文献，有个cite标签，点击之后就可以看到保存到endnote的标签，然后就可以导入了。

 

6. 编辑文献：文献不论来源是哪里，多少都存在一些格式问题，如果你在插入文献发现问题之后，一定要“第一时间”编辑更正，不要在word里面的reference list里面改，否则以后还会再费事。在word里，也可以右键点击文献插入的编号，然后选择编辑文献，这样在endnote里面就都改好了。

 

7. Word里面如何插入文献：最简单直接的就是在endnote里面选好要插入的，然后在word里面相应地方点击工具栏里endnote插入文献的命令就行了，这样不好的地方是每插入一次word会重新生成你的list。另外一个办法就是用{}，在插入文献的地方用大括号，里面放上比如last name，year，或者title中的一些词，然后最后在统一生成文献列表。这样做的好处是不用总更新列表，还可以随时更改，还很清晰明了。尤其在论文打草稿阶段，这个方法最有效。

 

8. 自定义杂志格式：我们通常用endnote里面自带的杂志格式，但是由于软件版本多，很多版本的style，也就是杂志的格式不是最新的，应用的话会出错或产生麻烦。我的习惯是，在原有格式的基础上自定义自己想要的格式，然后保存。endnote格式自定义功能很强大，几乎所有的地方都可以自定义，包括字体，大小，段落，标点。有些带URL的，比如如何加accessed on date都可以定义。总之，你可以创建完全你想要的格式。

 

9. 永远都要留一个带code的版本：很多人习惯在论文提交前做一个没有code的版本（就是把所有插入的文献编号和列表都变成纯文本），这样可以随便编辑。不过，一定要留一个带code的版本，因为论文总是要改的，而且计划总没有变化快。等你要改的时候，如果不能连到endnote，那就崩溃了。

 

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