多人协同填报,确保数据安全的同时还需流程审批?Smartbi这样做

大多数企业在日常工作中都会有数据采集的需求,比如每个季度经常会有一些报表需要让不同部门的人员进行同时填报。而为了让不同部门的人看不到其他部门填报的数据,他们往往会采用创建Excel的方式下发给各部门的填报人员,填报完再由收集人合并到同个表格中,再将整理好的表格发送给领导审核。

虽然使用Excel可以完成我们日常工作中基本的数据采集工作,但很明显整个流程操作起来繁琐且收集的数据也不便于保存,并且当填报的数据领导审核不通过时会耗费大量的沟通成本,工作效率无法保障。

这个时候BI工具的价值就体现出来了,Smartbi大数据分析工具提供多人填报以及流程审批等功能。多人填报功能支持基于报表层面进行数据权限管控,让不同部门的填报人员在基于同张报表进行填报时,只能填写以及查看自己部门的相关数据,各部门采集完数据后将自动更新汇总数据。在保障数据安全的同时,流程审批的应用又能大大提高工作效率,降低沟通成本,审批通过的数据也将保存于数据库可用于进一步的数据分析。其灵活的配置以最大程度来满足企业日常的各种数据采集审批需求。

这样的功能应该如何使用呢?小麦今天将通过一个示例给大家详细介绍~

一、示例介绍

A集团准备组织第四季度的团建活动,要求在活动前各分公司需将活动预算计划好,填报后需通过各分公司的审核流程后,再上报到总公司审批。由于公司制度的特殊性,流程审批需分为以下两种进行:

①北京分公司直属总公司,填报后只需分公司领导审批后就可以提至总公司审批;

②广州分公司经分公司领导审批后,还需要区域总经理审批通过才能提交至总公司审批。
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二、示例实现

  1. 用户组织架构

由于多人填报以及审批流程都需要根据用户组织架构来进行权限控制和流程流转预设,所以我们需要先将用户组织架构设计好(一般用户组织架构都会在系统初始化时由运维人员创建好)。小麦针对该示例在系统创建如下的用户组织架构:

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  1. 回写库/回写表准备

经流程审批通过的数据我们需要保存在数据库中,以便于后续我们做进一步的数据分析,所以我们需要先在数据库创建对应的回写库以及回写表,为了后续操作方便,这里小麦对应不同分公司创建了不同数据表(可根据实际需求设计表结构),并且需要添加到对应的数据源下:

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  1. 填报表单开发

表单的设计开发我们需要使用电子表格多人填报功能来完成,具体流程如下:

①静态表单设计

在Excel设计器中完成静态表单的设计,包括设置单元格属性以及标题、表格样式等。
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②拖拽字段

将回写表字段拖拽到对应的单元格上,主要用于展示流程审批通过后汇总的填报数据;

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③创建回写规则

创建报表单元格与回写表之间的映射关系,用于流程审批通过后将表单的数据存储于对应的数据库表中,回写规则需要指定主键。
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(北京分公司)
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(广州分公司)

④设置填报属性

设置每个单元格允许填报用户进行修改,以及限制填写的格式,支持通过正则表达式来控制。

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⑤多人填报

在工具栏点击“权限”按钮进入多人填报配置界面,根据实际需求控制权限,设置广州分公司、北京分公司以及总公司允许看见及填报的单元格,没权限的报表单元格将会自动置空。

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通过以上的操作步骤,我们只需将报表发布保存在相关目录下,即可实现多人填报的效果。接下来我们将在该报表上创建相应的审批流程即可完成整个数据采集的需求。

  1. 流程设计

Smartbi审批流程支持常规流程、并行流程、子流程等,无论是个人的请假审批流程,还是分支机构的数据填报提交汇总的校验、会签流程都可以支持,以最大程度满足了日常业务流程需求,其主要特色:

①.流程引擎支持一体安装。

②不需要独立部署流程存储库。

③ 实现了灵活的审核用户体系:支持用户、用户组和角色的审核体系配置。

④ 支持多分支、子流程和会签的审核机制

针对该示例我们可以设计流程如下:
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以上流程中,流程的开始是总公司流程发起人员发起流程,然后需要北京分公司和广州分公司分别进行填报和审批,等所有公司填报审批完成之后,所有数据汇总到总公司进行审批。

  1. 资源授权

在完成以上的一系列准备工作之后,我们还需要将开发的填报报表以及对应的流程示例授权给相关人员,对应的人员才有权限参与到该流程应用中。

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(图:设置季度团建预算项目表的资源授权)

(图:设置团建预算计划审批流程的资源授权)

  1. 流程监控

系统还提供了对所有待办流程的情况进行监控,系统管理员可以实时的跟踪流程信息。

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