2021年信息学部物联网工程学院学生科协第一次Office大培训

PPT技能大提升

在大学学习生活中，PPT应用广泛，从大一起的课程导论到最终的毕业设计答辩，从实践汇报到奖学金答辩，都少不了PPT，做一个精美的PPT，能为你的答辩添色不少。下面，将从整体理念、细节干货、范例改造、素材来源以及牛刀小试五个部分为大家讲解。

一、整体理念

以下内容可能比较枯燥，但是其实非常重要，如果能遵循以下原则，你的PPT一定能取得较好的效果。

关于模板“套用”

模板可以用，而且可以用的很好，但不能直接套，完全不顾内容排版；

图1是一套内容丰富、排版美观的模板，但如果没有好好使用，就可能做出图2、图3的样子，整体看着很不协调，文字密密麻麻，让人不愿意细看。

关于模板选择

我们需要根据答辩汇报的具体内容确定PPT的风格，进而选择合适的模板，相对应地，图4右边列举了六种风格，他们所有的字体和颜色也是与内容相关的，由此达到整体风格的统一。

变与不变，遥相呼应

完全不变	基本不变	变
内容页的“头” 章节页的布局 “灵魂元素”	整体风格 字体样式 字体颜色基调 动画效果的选择	每页内容的排版 丰富多样但不会杂乱无章

对于完全不变和基本不变的元素，尽可能多地使用复制（Ctrl+C）粘贴（Ctrl+C）的方法，避免重复多次修改字体样式，同时可以避免前后页数上元素位置有微小差别。
谨记Less is more的原则，不要在PPT上添加过多的元素、动画效果，以免眼花缭乱，尽量做到大方舒适。

关于内容安排

能用图，不用表；能用表，不用字。
大多数时候，PPT是与讲稿互相配合、互为补充的，因此PPT上尽量避免大块大块的文字，多采用图和表的形式呈现内容，再用讲稿对其中的细节进行补充讲解，能使两者的功能发挥到极致。

关于大块文字

如果PPT中不可避免的出现大块文字，也可以通过排版、添加图案来避免实现集中在大块文字上，减轻观看者的抵触情绪。如图6的内容，在图7就得到了很好的改善。

处处对齐，强迫症的福音

本次培训的所有内容均经过仔细地排版，满足处处对齐的要求，这样会给人带来舒适的观感，也能以一种整体感受形式让观者体会到你对此次答辩PPT制作的用心。

二、细节干货

这个环节带大家进行一些PPT的实操，让大家体会到，其实要做一个精美的PPT并不算难。

设置自动保存

在制作PPT前，请务必落实防止意外第一步，以免辛苦劳动的成果化为泡影。
步骤：

1. 点击菜单栏的“文件”
2. 选择最底部的“选项”
3. 在“PowerPoint选项”弹窗中选择“保存”，勾选“保存自动回复信息时间间隔”，建议设置时间为8-15分钟。【间隔过短可能会导致使用卡顿，间隔过长可能遗失较多的内容。】
   

用表格制作高端封面

效果展示：

步骤：

1. 将图片调整为需要的大小，并绘制与图片等大的表格。

2. 将图片填充至表格
   
3. 调整表格底纹
   
4. 合并单元格
   合并完成后，向其中添加文字，并调整文字的颜色、大小，设置【居中】和【垂直居中】，使得文字位置居于单元格正中间。 6. 添加校徽元素 选中想要添加的图片元素，Ctrl+X剪切图片。 鼠标选中想要添加的格子位置，右键【设置形状格式】-【图片或纹理填充】-【剪贴板】。 在适当调整单元格大小，使得添加的元素比例合适。
5. 添加PPT标题和副标题，在空余位置适当补充横线等元素，使画面更加饱满。

用蒙版制作高端封面

蒙版的作用：

1. 弱化背景效果，突出文字内容
2. 掩盖图片清晰度低的缺陷

图17和图18的明显对比可以看到蒙版的显著效果，除了整体的蒙版，我们也可以采用图19的局部蒙版。

蒙版的制作步骤：

三、范例改造

改造前：

改造后：

存在问题	解决方案
1. 排版混乱	1.添加段前图标
2.内容没头没尾，不直观	2.添加外框元素（档案夹）
2. 字体不统一，不美观	3.更改字体
3. 重点不突出	4.标红重点（不能多）

段前图标添加方法：

1. 扣除图标白底。
   双击图片，在上方选择【删除背景】，选择【标记要保留的区域】或【标记要删除的区域】，以选择要扣除的部分，最后点击【保留更改】。
2. 将图标另存为。
3. 选择需要添加段前图标的文本框，【开始】-【段落】-【项目符号】-【项目符号和编号】-【图片】-【来自文件】-【找到图标另存为的位置】-【确定】。
4. 调整图标大小，保证其略小于文字。选择文本框，【开始】-【段落】-【项目符号】-【项目符号和编号】-大小：【】%字高（具体数值依情况而定）

四、素材来源

模板

模板集合【百度网盘】
链接:https://pan.baidu.com/s/10HORjdW96xaJoLy53f-_qQ
提取码:95dh

字体

字由网 http://www.hellofont.cn
推荐方正字库

图标

阿里巴巴矢量图标库

图片

千图网

五、牛刀小试：作业

运用培训讲到的排版规则和蒙版技术，完成对素材的排版。
PS：小花作为段前图标；文字和形状的颜色推荐从花束图片中取色获得。

Word

作为office套件的核心程序，Word提供了许多易于使用的文档创建工具，同时也提供了丰富的功能集供创建复杂的文档使用。利用word处理格式操作可以使简单的文本变得更有吸引力，接下来的内容将从保存，常见文段操作，标题和目录，插入内容，以及其他操作等五个方面进行介绍。

一、保存

1.保存快捷键 Ctrl+S
2.点击左上角的保存按钮或文件页面的保存

3.自动保存
word文档自带一定时间内的自动保存，以防电脑突然断电或者强制关机的情况出现，也可以自定义自动保存
文件->选项->保存

二、常用文段操作

行距和缩进

当我们需要调整文字对齐方式，或者段落
先将需要调整的文字选中
1.直接在开始界面的快捷栏里操作
2.右键->段落->选择需要的操作

字体

对于字体相关的操作有以下三种方法：
首先选中需要修改的文字
1.开始界面快捷栏中有对字体的常用操作。如添加拼音，上下标等
2.选中后鼠标悬停在文字上
3.选中后右击选择字体


TIP：如果有需要，可以从网上下载自己喜欢的字体进行安装使用。

文字长短对齐

选中文字->点击红圈位置->选择调整宽度

选中格式相同的文字

有时候我们需要同时选中文段中所有相同文体的文字，此时我们需要的操作是
选中文字->点击选择->点击选择格式类似文本

查找和替换

当我们发现文档中某个关键词用错，但是一个个找又很麻烦且容易遗漏，我们就需要用到查找和替换功能，有两种方法可以进行这种操作
1.开始菜单->查找->输入需替换内容
2.快捷键ctrl+h

标题和目录

标题样式

word中自带多种标题样式，我们可以按需选择

快速制作目录

当我们已经有相应的标题时，我们将这些标题快速制作成目录
引用->目录->自动生成目录

更新目录

当我们增添新的内容，或对原先的内容进行修改，导致目录改变，我们也可以自动修改目录
目录->鼠标右键后点击更新域->确定

插入

图片

插入图片之后可选择文字环绕方式

表格

通过插入菜单插入表格，选中表格进入设计菜单可调整表格


TIP:1.光标放在表格最后，按回车健或Tab键可快速插入整行。

2.选中表格右键表格属性，可选择是否让表格跨页或者跨页后重复表头。这样跨页的表格也更方便查看。

图表

可插入流程图，饼图等让自己的文章更清晰易懂

数学公式及符号

有时候我们需要利用插入一些不太好用键盘输入的数学公式，也可以通过菜单栏进行插入

TIP:建议大家可以安装mathtype，搭配使用更方便

其他操作

插入与删除空白页

1.插入空白页 插入->页面->空白页

2.删除一般无法删除的空白页

有时候我们删除页面中的所有内容后，空白页却无法删除，这时我们有两种方法
视图->草稿->删除分页符->恢复页面视图

段落->换行和分页->取消段前分页

格式刷用法

1.选中你希望得到的文本格式，点击格式刷，再选中需要改变格式的文字
2.点击一次可以改变一次，双击可以批量改变格式

多文档合并

插入->象->文件中的文字

布局菜单的介绍

1.设置纸张大小，方向，页边距

2.设置单张纸张变横向
将光标放在前一页末尾 布局->分隔符->下一页
将光标放在本页末尾->布局->分隔->下一页->
纸张方向横向


3.分栏的用法
选中文字->布局->栏->选择栏数

4.页眉，页码和页脚
(1)插入页眉/页码/页脚
插入->选择操作的对象->选择所需位置和格式


(2)修改页码格式
直接点击页码进行修改

或者点击页码->设置页码格式

添加水印

设计->水印->自定义水印
->选择需要设置的图片水印或者文字水印即可

Excel大培训

Excel在工作中应用得非常广泛。 因为Excel简单易用,适合处理非专业的信息数据,并可以进行初级分析。在日常工作生活中，我们更是离不开Excel，接下来的内容从常见操作和常用函数两方面介绍了Excel。

一 、Excel常见操作

调整栏宽/高

1.直接拖动间隔线

2.双击间隔线

合并居中

第一步：框选要合并的单元格

第二步：点击合并后居中

查找、替换

1.在开始栏目中寻找查找、替换可直接进行查找替换

2.对替换后单元格的格式进行修改

快捷键

操作	含义
Ctrl C	复制
Ctrl V	粘贴
Ctrl X	剪切
Ctrl A	全选
Ctrl Z	撤销
Alt Enter	格内换行

基础操作

1.格式刷

2.快速填充
鼠标移动到单元格右下角，变成十字，不加Ctrl直接复制，加ctrl数字逐步递增。

制作图标

1.框选数据所需的单元格

2.找到插入的图表

3.点击推荐的图表，再点击所有图表即可选择图表样式

打印分割线

在页面布局中找到网格线勾选打印即可

突出条件格式

突出条件格式大同小异，这里举例突出重复值进行说明
1.框选要查找的单元格

2.在开始处找到条件格式

3.点击突出条件格式，点击突出重复值即可

二 、Excel常用函数

sum、average

1.点击要输出结果的单元格

2.点击fx

3.进行函数的选择

4.框选要进行计算的区域

if函数

1.进行函数的选择

2.进行if函数的填写

sumif、averageif、coutif函数

sumif判断求和、averageif判断求平均值、coutif判断求符合条件的单元格个数。
操作大同小异，在这里举例sumif
1.进行函数的选择

2.进行sumif函数的填写

vlookup函数

1.进行函数的选择

2.选择用来比对的单元格

3.选择进行比对的单元格区域

4.输入数据反馈的列

5.输入flase，进行精准查找