在 Excel 和 Access 之间交换（复制、导入和导出）数据

适用于: Microsoft Office Excel 2007

存在多种在 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel 之间交换数据的方法。

• 若要将 Access 中的数据装入 Excel，可以从 Access 数据表中复制数据并粘贴到 Excel 工作表中，从 Excel 工作表连接到 Access 数据库，或者将 Access 数据导出到 Excel 工作表中。
• 若要将 Excel 中的数据装入 Access，可以从 Excel 工作表复制数据并粘贴到 Access 数据表中，将 Excel 工作表导入 Access 表中，或者从 Access 表链接到 Excel 工作表。

  注释  

• “导入”一词在 Excel 和 Access 中的意义各不相同。在 Excel 中，导入指的是建立一个可刷新的永久数据连接。在 Access 中，则指将数据引入 Access 中一次，但不建立永久数据连接。
• 您不能将 Excel 工作簿保存为 Access 数据库。Excel 和 Access 都不提供利用 Excel 数据创建 Access 数据库的功能。

 

您要做什么？

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• 在 Excel 中使用 Access 数据

如果数据在 Access 中，但您希望在 Excel 中使用这些数据：

操作：	交换的性质：
将 Access 数据复制到 Excel 中	临时
将 Access 数据导出到 Excel	定期
从 Excel 连接到 Access 数据	永久

• 在 Access 中使用 Excel 数据

如果数据在 Excel 中，但您希望在 Access 中使用这些数据：

操作：	交换的性质：
将 Excel 数据复制到 Access 中	临时
将 Excel 数据导入到 Access	定期
从 Access 链接到 Excel 数据	永久

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在 Excel 中使用 Access 数据

您可能想在 Excel 工作簿中使用 Access 数据，以便利用数据分析和绘制图表功能、数据排列和布局的灵活性或其他一些 Access 中不可用的功能。

将 Access 数据复制到 Excel 中

您可以从 Access 的数据表视图复制数据，然后将数据粘贴到 Excel 工作表中。

1. 启动 Access，然后打开包含要复制的记录的表、查询或窗体。
2. 在“起始页”选项卡上单击“视图”，然后单击“数据表视图”。
3. 选择要复制的记录。

   如果要选择特定列，请在相邻的列标题之间拖动。

4. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。

   

   键盘快捷方式  也可以按 Ctrl+C。

5. 启动 Excel，然后打开要在其中粘贴数据的工作表。
6. 单击要显示第一个字段名称的工作表区域的左上角。

   若要确保复制的记录不替换现有记录，请确保工作表中您单击的单元格的下方和右方不存在数据。

7. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。

   键盘快捷方式  也可以按 Ctrl+V。

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将 Access 数据导出到 Excel

通过使用 Access 中的“导出向导”，可以将一个 Access 数据库对象（如表、查询或窗体）或视图中选择的记录导出到 Excel 工作表中。您在执行导出操作时，可以保存详细信息以备将来使用，甚至还可以制定计划，让导出操作按指定时间间隔自动运行。

下面是需要将数据从 Access 导出到 Excel 的常见情形：

• 您的部门或工作组在处理数据时既使用 Access 也使用 Excel。您在 Access 数据库中存储数据，但使用 Excel 来分析数据和分发分析结果。您的小组目前在需要时将数据导出到 Excel，但您想让这个过程更加高效一些。
• 您多数时间都在使用 Access，但您的经理更愿意在 Excel 中查看报表。您要按固定时间间隔将数据复制到 Excel 中，但您想自动完成这个过程以便节省您自己的时间。

 

有关将数据从 Access 导出到 Excel 的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。

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从 Excel 连接到 Access 数据

若要将可刷新的 Access 数据引入 Excel 中，可以创建一个到 Access 数据库的连接，该连接通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 中，并检索表或查询中的所有数据。连接到 Access 数据而不导入这些数据的主要好处是：可以在 Excel 中定期分析这些数据，而不需要从 Access 反复复制或导出数据。连接到 Access 数据后，只要原始 Access 数据库更新了新的信息，则还可以从该数据库自动刷新（或更新）Excel 工作簿。例如，您可能想更新每月分发的 Excel 预算摘要报表以使其包含当月的数据。

1. 单击要存放 Access 数据库中的数据的单元格。
2. 在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中，单击“自 Access”。

   

3. 在“查找范围”列表中，找到并双击要导入的 Access 数据库。

   在“选取数据源”对话框中，单击要导入的表或查询，然后单击“确定”。

4. 在“导入数据”对话框中，执行以下操作：
   • 在“选择数据显示方式”下，执行下列操作之一：
     • 若要以表 （表：关于特定主题的一组数据的集合，以记录（行）和字段（列）的形式存储。）的形式查看数据，请选择“表”。
     • 若要以数据透视表 （数据透视表：一种交互的、交叉制表的 Excel 报表，用于对多种来源（包括 Excel 的外部数据）的数据（如数据库记录）进行汇总和分析。）的形式查看数据，请选择“数据透视表”。
     • 若要以数据透视图 （数据透视图：提供交互式数据分析的图表，与数据透视表类似。可以更改数据的视图，查看不同级别的明细数据，或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局。）和数据透视表的形式查看数据，请选择“数据透视图和数据透视表”。
   • 或者单击“属性”为导入的数据设置刷新、格式和布局选项，然后单击“确定”。
   • 在“数据的放置位置:”下，执行下列操作之一：
     • 若要将数据返回到选择的位置，请单击“现有工作表”。
     • 若要将数据返回到新工作表的左上角，请单击“新建工作表”。
5. 单击“确定”。

   Excel 将外部数据区域放在您指定的位置。

有关连接数据的详细信息，请参阅连接（导入）外部数据。

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在 Access 中使用 Excel 数据

您可能想在 Access 数据库中使用 Excel 数据，以便利用 Access 的数据管理、安全或多用户功能。Access 中有许多有用的功能，对于使用 Excel 数据的用户来说其中有两个功能尤为有用：

• 报表  如果您熟悉 Access 报表的设计，并且想以此类报表的形式汇总和组织 Excel 数据，则可创建 Access 报表。例如，您可以创建更灵活的报表，例如分组和摘要报表、打印的标签和图形报表。
• 窗体  如果您想使用窗体查找或显示 Excel 中的数据，则可创建 Access 窗体。例如，您可以创建一个 Access 窗体以与工作表中的列顺序不同的顺序显示字段，或者以更方便的方式在一屏中查看较长的行数据。

 

有关使用 Access 窗体和报表的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。

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将 Excel 数据复制到 Access 中

您可以在 Excel 的工作表视图中复制数据，然后将数据粘贴到 Access 数据表中。

 注释   如果您将工作表中多个字段的数据粘贴到一个数据表中，请确保这些列与要复制的数据的顺序匹配。将多个字段中的数据粘贴到一个窗体中时，Access 将数据粘贴到与源字段同名的字段中，无论它们在窗体中的顺序如何。如果您要复制的数据包含目标窗体中不存在的字段，则 Access 会询问您是否仅粘贴名称匹配的字段。如果不存在名称匹配的字段，则 Access 会根据目标窗体的选项卡顺序粘贴字段，此顺序可能不是所需的顺序。如果源字段名称与目标字段名称不同，您可能需要将数据粘贴到数据表而不是窗体中。

1. 启动 Excel，然后打开包含要复制的数据的工作表。
2. 选择要复制的行。
3. 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“复制”。

   

   键盘快捷方式  也可以按 Ctrl+C。

4. 启动 Access，然后打开要在其中粘贴行的表、查询或窗体。
5. 在“数据表”选项卡上的“视图”组中，单击“视图”，然后单击“数据表视图”。

   

6. 请执行下列操作之一：
   • 若要替换记录，请选择这些记录，然后在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“粘贴”。

     

     键盘快捷方式  也可以按 Ctrl+V。

   • 若要将数据作为新记录追加，请在“起始页”选项卡上的“剪贴板”组中，单击“编辑”菜单上的“粘贴追加”。

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将 Excel 数据导入到 Access

若要将 Excel 中的数据存储到 Access 数据库中，并且此后在 Access 中使用和维护这些数据，您可以导入这些数据。导入数据时，Access 会在新表或现有表中存储这些数据，而无需改变 Excel 中的数据。进行导入操作时，一次只能导入一个工作表。若要导入来自多个工作表的数据，请为每个工作表重复执行导入操作。

下面是需要将 Excel 数据导入 Access 的常见情形：

• 您多数时间都在使用 Excel，但以后准备使用 Access 处理这些数据。您想将 Excel 工作表的数据移到一个或多个新的 Access 数据库中。
• 您所在的部门或工作组使用 Access，但有时您会收到 Excel 格式的数据，而这些数据又必须合并到 Access 数据库中。您想在接收到 Excel 工作表时将它们导入到数据库中。
• 您使用 Access 管理数据，但您所在工作组的其他人员发来的周报是 Excel 工作簿。您想简化导入过程，以确保数据能在每周的特定时间导入到数据库中。

有关将数据从 Excel 导入 Access 的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。

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从 Access 链接到 Excel 数据

您可以将 Excel 区域作为表链接到 Access 数据库中。如果您计划继续维护 Excel 中的区域，但又希望可以从 Access 中访问此区域，则可使用此方法。您应该从 Access 数据库而不是从 Excel 创建此类链接。

在链接到 Excel 工作表或命名区域时，Access 会创建一个新表并链接到源单元格。在 Excel 中对源单元格所做的任何更改都会反映到链接的表中。不过，您不能在 Access 中编辑对应表的内容。如果要添加、编辑或删除数据，必须在源文件中进行更改。

下面是需要从 Access 中链接到 Excel 工作表的常见情形：

• 您想继续在 Excel 工作表中保留数据，但要能够使用 Access 强大的查询和报表功能。
• 您所在的部门或工作组使用 Access，但需要处理的外部源数据位于 Excel 工作表中。您不想维护外部数据的副本，但要能够在 Access 中处理这些数据。

有关将 Access 数据链接到 Excel 的详细信息，请参阅 Access“帮助”系统。

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