适用于: Microsoft Office Excel 2007
存在多种在 Microsoft Office Access 和 Microsoft Office Excel 之间交换数据的方法。
- 若要将 Access 中的数据装入 Excel,可以从 Access 数据表中复制数据并粘贴到 Excel 工作表中,从 Excel 工作表连接到 Access 数据库,或者将 Access 数据导出到 Excel 工作表中。
- 若要将 Excel 中的数据装入 Access,可以从 Excel 工作表复制数据并粘贴到 Access 数据表中,将 Excel 工作表导入 Access 表中,或者从 Access 表链接到 Excel 工作表。
注释
- “导入”一词在 Excel 和 Access 中的意义各不相同。在 Excel 中,导入指的是建立一个可刷新的永久数据连接。在 Access 中,则指将数据引入 Access 中一次,但不建立永久数据连接。
- 您不能将 Excel 工作簿保存为 Access 数据库。Excel 和 Access 都不提供利用 Excel 数据创建 Access 数据库的功能。
操作: | 交换的性质: |
---|---|
将 Access 数据复制到 Excel 中 | 临时 |
将 Access 数据导出到 Excel | 定期 |
从 Excel 连接到 Access 数据 | 永久 |
操作: | 交换的性质: |
---|---|
将 Excel 数据复制到 Access 中 | 临时 |
将 Excel 数据导入到 Access | 定期 |
从 Access 链接到 Excel 数据 | 永久 |
在 Excel 中使用 Access 数据
您可能想在 Excel 工作簿中使用 Access 数据,以便利用数据分析和绘制图表功能、数据排列和布局的灵活性或其他一些 Access 中不可用的功能。
将 Access 数据复制到 Excel 中
您可以从 Access 的数据表视图复制数据,然后将数据粘贴到 Excel 工作表中。
- 启动 Access,然后打开包含要复制的记录的表、查询或窗体。
- 在“起始页”选项卡上单击“视图”,然后单击“数据表视图”。
- 选择要复制的记录。
如果要选择特定列,请在相邻的列标题之间拖动。
- 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“复制”。
键盘快捷方式 也可以按 Ctrl+C。
- 启动 Excel,然后打开要在其中粘贴数据的工作表。
- 单击要显示第一个字段名称的工作表区域的左上角。
若要确保复制的记录不替换现有记录,请确保工作表中您单击的单元格的下方和右方不存在数据。
- 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“粘贴”。
键盘快捷方式 也可以按 Ctrl+V。
将 Access 数据导出到 Excel
通过使用 Access 中的“导出向导”,可以将一个 Access 数据库对象(如表、查询或窗体)或视图中选择的记录导出到 Excel 工作表中。您在执行导出操作时,可以保存详细信息以备将来使用,甚至还可以制定计划,让导出操作按指定时间间隔自动运行。
下面是需要将数据从 Access 导出到 Excel 的常见情形:
- 您的部门或工作组在处理数据时既使用 Access 也使用 Excel。您在 Access 数据库中存储数据,但使用 Excel 来分析数据和分发分析结果。您的小组目前在需要时将数据导出到 Excel,但您想让这个过程更加高效一些。
- 您多数时间都在使用 Access,但您的经理更愿意在 Excel 中查看报表。您要按固定时间间隔将数据复制到 Excel 中,但您想自动完成这个过程以便节省您自己的时间。
有关将数据从 Access 导出到 Excel 的详细信息,请参阅 Access“帮助”系统。
从 Excel 连接到 Access 数据
若要将可刷新的 Access 数据引入 Excel 中,可以创建一个到 Access 数据库的连接,该连接通常存储在 Office 数据连接文件 (.odc) 中,并检索表或查询中的所有数据。连接到 Access 数据而不导入这些数据的主要好处是:可以在 Excel 中定期分析这些数据,而不需要从 Access 反复复制或导出数据。连接到 Access 数据后,只要原始 Access 数据库更新了新的信息,则还可以从该数据库自动刷新(或更新)Excel 工作簿。例如,您可能想更新每月分发的 Excel 预算摘要报表以使其包含当月的数据。
- 单击要存放 Access 数据库中的数据的单元格。
- 在“数据”选项卡上的“获取外部数据”组中,单击“自 Access”。
- 在“查找范围”列表中,找到并双击要导入的 Access 数据库。
在“选取数据源”对话框中,单击要导入的表或查询,然后单击“确定”。
- 在“导入数据”对话框中,执行以下操作:
- 在“选择数据显示方式”下,执行下列操作之一:
- 若要以表 (表:关于特定主题的一组数据的集合,以记录(行)和字段(列)的形式存储。)的形式查看数据,请选择“表”。
- 若要以数据透视表 (数据透视表:一种交互的、交叉制表的 Excel 报表,用于对多种来源(包括 Excel 的外部数据)的数据(如数据库记录)进行汇总和分析。)的形式查看数据,请选择“数据透视表”。
- 若要以数据透视图 (数据透视图:提供交互式数据分析的图表,与数据透视表类似。可以更改数据的视图,查看不同级别的明细数据,或通过拖动字段和显示或隐藏字段中的项来重新组织图表的布局。)和数据透视表的形式查看数据,请选择“数据透视图和数据透视表”。
- 或者单击“属性”为导入的数据设置刷新、格式和布局选项,然后单击“确定”。
- 在“数据的放置位置:”下,执行下列操作之一:
- 若要将数据返回到选择的位置,请单击“现有工作表”。
- 若要将数据返回到新工作表的左上角,请单击“新建工作表”。
- 在“选择数据显示方式”下,执行下列操作之一:
- 单击“确定”。
Excel 将外部数据区域放在您指定的位置。
有关连接数据的详细信息,请参阅连接(导入)外部数据。
在 Access 中使用 Excel 数据
您可能想在 Access 数据库中使用 Excel 数据,以便利用 Access 的数据管理、安全或多用户功能。Access 中有许多有用的功能,对于使用 Excel 数据的用户来说其中有两个功能尤为有用:
- 报表 如果您熟悉 Access 报表的设计,并且想以此类报表的形式汇总和组织 Excel 数据,则可创建 Access 报表。例如,您可以创建更灵活的报表,例如分组和摘要报表、打印的标签和图形报表。
- 窗体 如果您想使用窗体查找或显示 Excel 中的数据,则可创建 Access 窗体。例如,您可以创建一个 Access 窗体以与工作表中的列顺序不同的顺序显示字段,或者以更方便的方式在一屏中查看较长的行数据。
有关使用 Access 窗体和报表的详细信息,请参阅 Access“帮助”系统。
将 Excel 数据复制到 Access 中
您可以在 Excel 的工作表视图中复制数据,然后将数据粘贴到 Access 数据表中。
注释 如果您将工作表中多个字段的数据粘贴到一个数据表中,请确保这些列与要复制的数据的顺序匹配。将多个字段中的数据粘贴到一个窗体中时,Access 将数据粘贴到与源字段同名的字段中,无论它们在窗体中的顺序如何。如果您要复制的数据包含目标窗体中不存在的字段,则 Access 会询问您是否仅粘贴名称匹配的字段。如果不存在名称匹配的字段,则 Access 会根据目标窗体的选项卡顺序粘贴字段,此顺序可能不是所需的顺序。如果源字段名称与目标字段名称不同,您可能需要将数据粘贴到数据表而不是窗体中。
- 启动 Excel,然后打开包含要复制的数据的工作表。
- 选择要复制的行。
- 在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“复制”。
键盘快捷方式 也可以按 Ctrl+C。
- 启动 Access,然后打开要在其中粘贴行的表、查询或窗体。
- 在“数据表”选项卡上的“视图”组中,单击“视图”,然后单击“数据表视图”。
- 请执行下列操作之一:
- 若要替换记录,请选择这些记录,然后在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“粘贴”。
键盘快捷方式 也可以按 Ctrl+V。
- 若要将数据作为新记录追加,请在“起始页”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“编辑”菜单上的“粘贴追加”。
- 若要替换记录,请选择这些记录,然后在“开始”选项卡上的“剪贴板”组中,单击“粘贴”。
将 Excel 数据导入到 Access
若要将 Excel 中的数据存储到 Access 数据库中,并且此后在 Access 中使用和维护这些数据,您可以导入这些数据。导入数据时,Access 会在新表或现有表中存储这些数据,而无需改变 Excel 中的数据。进行导入操作时,一次只能导入一个工作表。若要导入来自多个工作表的数据,请为每个工作表重复执行导入操作。
下面是需要将 Excel 数据导入 Access 的常见情形:
- 您多数时间都在使用 Excel,但以后准备使用 Access 处理这些数据。您想将 Excel 工作表的数据移到一个或多个新的 Access 数据库中。
- 您所在的部门或工作组使用 Access,但有时您会收到 Excel 格式的数据,而这些数据又必须合并到 Access 数据库中。您想在接收到 Excel 工作表时将它们导入到数据库中。
- 您使用 Access 管理数据,但您所在工作组的其他人员发来的周报是 Excel 工作簿。您想简化导入过程,以确保数据能在每周的特定时间导入到数据库中。
有关将数据从 Excel 导入 Access 的详细信息,请参阅 Access“帮助”系统。
从 Access 链接到 Excel 数据
您可以将 Excel 区域作为表链接到 Access 数据库中。如果您计划继续维护 Excel 中的区域,但又希望可以从 Access 中访问此区域,则可使用此方法。您应该从 Access 数据库而不是从 Excel 创建此类链接。
在链接到 Excel 工作表或命名区域时,Access 会创建一个新表并链接到源单元格。在 Excel 中对源单元格所做的任何更改都会反映到链接的表中。不过,您不能在 Access 中编辑对应表的内容。如果要添加、编辑或删除数据,必须在源文件中进行更改。
下面是需要从 Access 中链接到 Excel 工作表的常见情形:
- 您想继续在 Excel 工作表中保留数据,但要能够使用 Access 强大的查询和报表功能。
- 您所在的部门或工作组使用 Access,但需要处理的外部源数据位于 Excel 工作表中。您不想维护外部数据的副本,但要能够在 Access 中处理这些数据。
有关将 Access 数据链接到 Excel 的详细信息,请参阅 Access“帮助”系统。