Exel学习纪录(1)

Exel学习纪录(1)

标签(空格分隔): exel


1.UI界面

Alt键—>显示快捷键
打印->自定义缩放选项->无缩放(100%的大小打印)

实时预览:
选中右键
在“选项-保存-中可以更改保存模式”

2.表格编辑技巧

1)基本技巧

  • Ctrl+回车->快速区域填充
  • 拖拽或双击十字号,自动填充
  • 交换列:选中列, 鼠标放在边界Ctrl+Shift键,移动
  • 选中开始格,Ctrl+Shift加方向键:选择列的一部分(到底)
    Shift加方向键向方向选中一格
  • 选中格十字后shift可以扣洞
  • F4重复上一次操作,ctrl+y格式刷
  • ctrl+A选中表格,ctrl+G/F5定位条件:选”空值”-选中区域内空白格
    选中后可以在一格内输入=XX(xx为上方格号)再ctrl+enter,可以全部引用上方格的值

2)换行操作

  • 快速输入,选中所要输入的表格范围,可以实现自动换行(列)
    回车换行,tab行的下一个
  • Ctrl+1打开单元格格式窗口
  • Alt+回车强制单元格内容换行(强制回车)(少用)
    批量取消:Ctrl+H调出”查找和替换”,然后按住Alt按小键盘上的1和0,输入软回车,在下面填空,替换

3)自定义序列

  • 自定义序列:选项-高级-自定义列表->实现自定义拖拽(拖拽时自动按列表填充)
  • 创建表(初级):插入-表格:自动生成美化表格
    再选择转换为区域可以只保留美化的格式

4)选择性粘贴

  • 先设计表格美化格式,再复制,选中要应用的区域,选择性粘贴-格式
  • 转置,将表格颠倒
  • 运算将复制的数字与粘贴处计算
  • 粘贴链接:映射

5)窗口冻结

6)打印标题

选择打印标题-选中标题行
(先设置好再打印)

3.公式函数应用

1)基本引用

  • =格号单元格的引用
  • =INDIRECT(格号),返回文本字符串所指定的引用,所引用的格可以直接写=另一个格号可以在第一个格显示内容
  • '注解,显示公式
  • 选项-公式-手动重算:只有在回车刷新单元格才执行计算

2)引用按方法分

  • 相对引用:自动按照规律引用
  • 在单元格进行计算时,如果需要按照一列单元格分别加固定的一个格的和,直接拖拽会累加(按照规律累加),所以需要按F4或输入$锁定单元格(出现$符号,可分别锁定行和列,都有是完全锁定单元格$x$y-绝对引用), eg.$xy*x$y混合引用
  • 行:`x1y:x2y*列:xy1:xy2ctrl+shift+enter一一对应计算,与混合引用deng等效-数组引用

3)引yin’yong> * 一维引用(行列):A1:A4

  • 二维引用(块)
  • 三维引用(一系列表的对应格的计算):sheetx:sheety!X1(跨表)

4)基础函数

  • sum
  • average
  • count
  • Counta
  • Subtotal
a.Subtotal

subtotal(功能编号,区域)
eg.subtotal(9,A1:A12)对1到12求和

  • 它的求和(9)和sum的区别:sum在筛选后的值还是原值,而subtotal的值会随筛选而变(subtotal会将该格视为统计格而不是单纯数据格)
  • 筛选的实质是将多余数据自动隐藏
  • X和10X(9和109)的区别:9支持自动隐藏,109同时支持手动隐藏,10X更强大
    注意:筛选的自动隐藏会消除之前的手动隐藏的效果,所以先筛选再手动隐藏
b.乘积:product
c.统计函数
  • count计算区域内数字格数(对由公式产生的数字和日期[在exel中也是数字]也统计)
  • counta统计非空格数(有任何内容都非空包括空格)
  • countblank统计为空格数
  • 用法:在表格不完整的情况下根据行的完整度排序

5)自定义名称

选中一片区域,在名称框可以自定义名称,可以在计算时直接写名称
在”公式-名称管理器”中可以查看当前表的自定义名称
在名称管理器处可以更高级的定义名称

4.数据统计分析

1)排序和筛选

  • 筛选可按颜色
  • 筛选可时使用复制条件设定排序顺序
  • 默认下排序后保存顺序不可逆转
    技巧:添加序号列,可以通过排序序号恢复顺序
高级筛选
  1. 先将表头(字段)复制到旁边(右方或下方)(不需要的字段可以不复制)
  2. 在下面相应位置写需要的筛选条件
  3. 复制的字段加上下面的筛选条件为条件区域
  4. 注:在条件区域内,在同一行的条件为&&的关系,不同行之间为||关系
  5. 生成的结果按照原表顺序
  6. 条件可以加>=<等符号(老版本需要把单元格改为纯数字)

2)分类汇总

逐步被透视表取代

创建组

方便隐藏等操作,可以分层次表达

透视表
  • 透视表中的图表为动态图
  • 可以使用条件格式在数据格中显示数据条(最大颜色涂满,依次颜色填充减少),可以在”格式规则”中设置为仅显示数据条
用函数实现的分类汇总

效果和功能更好
SUMif:条件统计=sumif(统计条件范围,统计条件,统计值的范围)(如果只是条件变,两个区域不变,可用F4将两个区域$锁住,双击单元格右下角出现的加号自动统计所有条件)
sumif会智能变化,如果根据sumif的值作图也会智能变化

5.图标结构与细节制作

1)柱形图

a.嵌套柱形图
  • 插入-推荐的图表:office2013支持图表推荐功能
  • 商务图表通常为瘦高型图表(默认为矮宽)
  • 商务图表结构:主标题,副标题,图例,图表区, 题注(数据来源,作者等)
  • 拖拽图表接近单元格格线时,按住Alt键自动吸附对齐
    Alt锁定格点
  • 对齐是图表专业标准之一
  • 按住标签Ctrl+1打开属性面板
  • 坐标轴分为”主垂直坐标轴”和”次垂直坐标轴”
  • 图标图例等元素的位置也能体现出专业程度
  • 为表格加入文本框需在格式里添加(不能在插入-形状里添加)
  • 数据来源元素字体不宜过大

过程:
1. 打开属性面板
2. 将重叠选项调到100%
3. 调整柱状图的图宽细:分类间距调到50%~100%
4. 但是用分类间距调各列图表同步调节,无法嵌套
5. 悬浮柱状图:将矮的列的图表填充为白色,重叠100%后会表现出差值
6. 选中第二个数据的数据条,设为”次坐标轴”(两个轴相对独立,所以会造成数据比例不匹配,而且次轴图层在主轴上,覆盖)
7. 将次轴的边界最大值(即纵轴数据最大值)改为与主轴相同
8. 这时更改分类间距会互不影响
9. 更改第二个数据的颜色(透明)和宽度
10. delete键删除次轴的纵轴

b.辅助数据
  • 概念:图表也是做减法,用最少的元素表达出数据的结论和问题
  1. 将需要突出的数据复制一份,连同复制的建立表格,将数据及其复制体设为次坐标,将复制的设为无填充、无边框,对需突出的条添加突出效果,即可形成错位突出效果
c.半饼图制作
  • 概念:注意饼图图表的颜色搭配方式
  • 饼图的颜色最好一样或同色系
  1. 加入总计项再建立饼图(总计为100%,饼才为一半)
  2. 选中饼图,纯色填充
  3. 右键添加数据标签
  4. 选中标签,在格式里标签选项中添加类别名称,分隔符选择换行符(上下格式为标准格式)
  5. 将总计块设为无填充

作者:Skyeyes
时间:2015.12.11
备注:本笔记根据云课堂Exel2013企业职场入门级教程

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