关于流程归档，这三个问题不能忽略

在企业日常的管理中，管理者总是会要求员工将一些重要的、需要日后再次查询的、具有储存价值的流程数据进行归档保存。在通达OA系统中，流程归档也是高效沉淀业务痕迹的有效手段。

一个流程的结束正是储存文档载体的开始。关于流程归档，以下三个问题我们不能忽略：
1、哪些流程需要进行归档操作？
2、归档的文档都储存在哪？
3、归档文档数据安全吗？
通达创新针对这三个问题，利用OA系统，实现设置归档条件、分类归档信息以及细化归档权限的功能。
1、设置归档条件，释放系统数据储存
如果在OA系统中处理过的流程都进行归档的话，会让企业陷入信息过剩的洪流中。所有流程是否都需要归档？哪些流程需要归档？借助OA系统中的归档条件的设置，有效避免无价值资料的存储。
通过多维度的条件设置，只有流程或表单字段值满足某个或某些条件才能完成归档。通过这样的方式，过滤掉不必要的归档数据，避免企业信息“臃肿”。
2、归档信息自动分类储存，动态生成文件夹
当流程归档结束后，在需要查询该归档文件时，如何才能快速地查找到？这就需要我们在对流程进行归档时对归档信息进行分类存储。设置归档文件夹时，既可以指定归档目录，也可以自定义归档目录。
指定归档目录，流程结束时自动归档到相应文件夹中。比如设置某类流程的归档文件夹为“付款信息”，那么流程结束，该类流程就自动归档到“付款信息”目录下。
与指定文件夹不同的是，自定义文件夹是流程归档时即时生成的。通过自定义文件夹，流程结束时自动按照相应规则生成新的文件夹类目并归档到其中。OA系统通过自定义文件名、文件名来源于表单控件、“自定义+表单控件”等多种方式，实现归档信息按照项目名称、分支机构、时间顺序等智能生成信息流。
3、设置保密字段，保障归档信息的安全
流程按所设置的条件归档到相应文件夹后，如何设置才能保证归档信息的隐私安全呢？通达创新可以辅助企业通过设置自定义归档模板及使用范围，实现不同权限用户查看不同的表单内容。

通过OA系统保密字段设置，对流程中的敏感信息如员工薪资、合同合作金额、合作客户信息等起到保护作用。让归档信息在传播与查看过程中，把重要信息智能隐藏，全方位确保数据安全。