一家公司的专业度和规范性体现在各个方面,尤其是外来客户来访时,不仅对外能够展现公司的企业文化和服务水平,对内来说,能够落地公司制度和提高内控水平。
很多公司为了保障安全,有着严格的门禁管理制度,要求所有来访人员都要进行登记。在传统方式下,有人员来访时,门卫首先进行电话确认,确认后登记身份证件并发放临时工牌后方可放行准入。甚至有时会要求接待负责人现场到门卫处迎接来访者,程序繁琐,造成了大量的时间浪费。
因此,通达创新利用OA系统通过电子化流程审批,改变原先纸质审批、人工询问的繁琐过程,实现企业客户来访接待流程、记录,到招待费用报销全面一体化管理。
一、客户接待管理方案亮点
(一)来访信息预先备案
来访者与接待人员、接待组成员之间的信息不通,是导致沟通效率低的重要原因。
现在,客户接待负责人员与来访者进行确认,充分了解来访者信息,并在OA系统中导入来访者信息及来访事项安排申请:
1、来访者信息:将来访者姓名、职务、联系电话等信息录入到OA系统当中。
2、事由及安排:清晰记录来访目的、时间、需配合的人员及要求等。
3、需准备资源:需确认接待所需资源,包括会议室、会议设备、车辆安排等及所需时间要求。
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