SAP能为外贸行业带来什么?

自我国2002年加入世贸以来,对外出口经济的增长速度不断攀升,并对全球经济的发展起到了重要性作用。而中国产品开始大量进入国际市场,促使了国际贸易全球化进程不断加快,交易的频繁同时也导致了我国与其他国家发生的贸易摩擦越来越多,外贸市场发展面临巨大机遇和挑战。

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作为外贸企业主,面对不断变化的市场形势与国家政策,需要迅速地作出相对应的市场响应与调整,这将是我国贸易企业国际化经营过程中不得不长期面对的严峻问题。

因此,中国贸易企业必须要在逆境中寻求生存,迎合信息化时代,运用信息技术来武装自己,提高自身的竞争力,才能在如此恶劣的国际贸易环境中逆流而上,不断发展与壮大。

外贸行业现状

行业特点

外贸是指一个国家(地区)与另一个国家(地区)之间的商品、劳务和技术的交换活动。我国现阶段的外贸行业有以下特点:

1、工作量大,时差影响大

国内员工由于和大部分客户都存在时差性,因此外贸行业的从业人员难以界定工作中的时间概念,业务员往往到了深夜才开始与客户进行正常的沟通与业务交流。

2、业务复杂,交易周期长

业务人员从报价开始到订单结束,需要经过一系列的程序与流程,纯人工操作记录容易出现失误,从而引发一系列不必要产生的问题。

3、客户流失性大

外贸行业的客户很多时候都会跟着自己的业务员发展,一旦出现员工离职现象,业务员很容易说服客户去自己的下家进行合作。

4、出差频繁

出差对于外贸人员来说,是家常便饭,没有固定的行程安排,所以很多时候都是在路途中办公。

......

发展趋势

起初,外贸行业以广交会等综合性国际贸易盛会为主要发展工具,通过定期的展会来让企业寻找合适的供应商,线下的展会活动需要付出大量的人力物力和时间成本,外贸企业的运营成本较高,回报率低。

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后来,产生了很多新的外贸工具与平台,如B2B平台、阿里巴巴、速卖通等,这让外贸企业降低了门槛与成本,凭借一台能接入互联网的电脑就可以用来寻找更多的客户群体与供应商。但随着入驻这类平台的企业越来越多,平台费用的收取越来越高,因此外贸企业又进入了高成本和低回报的死循环。

如今进入信息化时代后,双向沟通的便捷性更是空前的,效率成了传统外贸企业的转型要塞,通过大数据与“互联网+”的双重推动,大部分外贸企业都正在尝试转型。

所以,当今来说,效率和响应能力将会成为外贸企业生存与发展的首要条件。谁能在相对较短的时间内找到更多的潜在客户,跟进订单并转化,挖掘大量的潜在客户,快速分析把握市场并及时作出调整与响应,谁就能生存与发展,反之将会被市场逐渐淘汰。

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但同时,外贸企业也面临着成本上升、 中小企业经营困难、人民币汇率波动加剧等问题,外贸行业必须加快培育以技术、 品牌、质量、服务为重心驱动的经营模式。

所以,以信息化技术作为如今发展的核心竞争力是迎合时代的最佳选择!

行业需求分析

现存问题

1、内部信息反馈落后,业务响应慢、流程慢

尽管互联网蓬勃发展,但传统的外贸企业对市场动态仍存在滞后性。各业务环节数据难以做到传递准确迅速,审核及时,无法第一时间响应客户的要求,管理人员无法全面了解客户往来情况;员工流动以及交接工作不到位导致客户资源流失;由于公司业务人员过多,出现几个业务员碰到一个客户的情况,影响到跟进客户的效果等。

2、交易周期长,业务要求实时性高

从磋商到收获往往需要几个月的时间,但中间的每一环节对实时性的要求都很高,例如及时回复客户的询价等,企业无法做好每一个环节的时间成本控制,将各个环节很好的衔接,使整个交易形成一条通常的流水线操作,最终达到高效、低成本。

3、资源管理复杂,主数据量大,流程复杂

外贸交易往往面临繁多的产品种类,这就直接导致大量的数据产生,企业面临着如何对如此庞大的数据进行整理维护,进而做统计分析、历史价格查询、订单利润核算,实现数据共享等问题。

产品价格浮动大,客户经常反复询价,业务员报价缺少历史数据参考,而且交易过程中单证多,手工制作工作量大,业务员、单证员大部分时间都耗在了无休止的单据报表制作中。

另外,对于外贸行业来说,资源信息是企业的核心,如客户信息、订单信息、供应商信息、产品信息等,都是很庞大的一个量,如若没有一个好的保存与调取方案,这些都是阻碍企业扩大业务的因素。

......

解决措施

1、建立完善的信息系统

利用SAP ERP系统,将所有数据信息化,信息全面且实时共享,打破部门之间的沟通壁垒,从订单、采购、库存、物流、人力、财务等各个方面提升业务响应与处理速度,及时作出相应的判断操作。

2、确立标准的业务流程与成本核算方式

以信息化系统为基础,梳理并确立标准的业务流程,运用信息化数据的优势提高各业务环节的处理速度,降低时间成本,针对外贸人员出差频繁的常态,结合无纸化与移动式办公,利用一个系统,满足工作人员查询实时动态信息以及做相应的操作,大幅度提高工作效率。

3、数据电子化

将所有数据做电子化整合,并通过系统分门别类的管理,以便各部门人员在寻找自己需求数据的时候,更为轻松、简便、准确,打破以往人工查询各类产品信息以及缓慢的报价模式,利用智能化工具扫描客户感兴趣的产品,立即提取产品所有信息并反馈,提高客户的满意度。

......

在当今的大数据时代,智能化和信息化很明显是未来外贸行业的变革方向,搭建一个完整、高效的信息化管理系统是外贸企业走向未来发展的必要条件。

SAP外贸行业解决方案

针对当前国内外贸行业存在的问题,根据外贸行业的特性,结合十大核心特点开发设计。

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为了真正提高外贸企业的竞争力,TransInfo以SAP系统为基础,推出外贸行业解决方案,我们的最终目的,是为外贸企业建立具有行业特性的卓越信息化系统,帮助企业制定标准高效的管理机制。

为外贸企业搭建智能化仓库,完善库存体系;精细成本核算,计算每一个环节的消耗;管理相关业务员及其绩效考核,规范工作交接;实现员工与客户、供应商之间的良好合作,优化企业管理;生成各类相关报表信息为企业决策做有力的数据支撑。

帮助企业从接单到CRM、人力、销售、采购、库存、装箱、物流、财务核算等各个方面做好严谨的管理。

方案优势

40多年SAP企业管理最佳实践经验的标准软件 + 实力强劲的供应商团队 + 外贸行业特性解决方案,三端同时发力,满足并支撑信息时代下外贸企业的快速发展!

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方案采用TransInfo自主研发的智能条码系统,对外贸行业的核心业务如展会、样品、出入库和检验等环节进行条码化管理,大大提高业务效率。

SAP系统根据外贸企业业务流程进行了大幅度优化,覆盖面涉及到物料数据、销售追踪、验货管理、报关单证、财务管理以及实时报表,打破了企业上下的信息交流障碍。

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在过去,外贸企业大多都会使用OA系统,所以累积的数据量也是十分庞大而重要的。而SAP系统可直接与原有的OA系统集成,对企业而言不需要进行多系统操作,也不会产生数据偏差的情况。

如要获取更多信息,请联系我们。

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SAP外贸系统功能列举

方案流程

为外贸企业梳理并建立一个高效、严谨、科学的标准业务流程,实现每一个业务环节的执行追踪管理,在降低时间成本的同时提高业务效率。

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订单执行进度跟踪

订单全程追踪,汇总每一个业务动作以及单据,生成映射关系,并可下钻查询,让业务流程及成本消耗一目了然。

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销售预测管理

通过销售经理设定的预测区间和销售预测可自动查看采购员制定的采购预测信息(包括供应商的预计供货和外贸公司自行买下的货物),同时采购员基于预测汇总单,向供应商进行询价,并反馈,采购经理便可基于询价信息进行询价分析。

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销售报价

系统根据销售下限、设定的产品利润率、运费分摊方式等因素快速地给出合理的报价,采购员完成询价分析后,销售报价单自动更新采购价格并计算销售下限。

销售员可根据销售下限、利润率及其他因素填写销售价格,报价完成后可递交销售经理审批随后可以转化为外贸销售订单,整个流程一气呵成。

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安排出运计划

当采购员完成采购收货后(或完成ASN后),销售员根据出运计划安排预装箱,系统产生唯一的运编号标记所有的后续单据。

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采购询价、订单以及质检

采购员根据销售报价单,在系统中填写采购询价单,并向不同供应商询价,然后将询价结果填写在采购询价单上。

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采购经理确认后可进行审批,当销售员完成出运计划后,采购员在系统中进行采购订单预排,确认无误后,逐行完成预排,系统将自动生成采购订单。

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采购员将采购货品移交质检人员进行质检,不合格的货品将安排返厂,质检完成后进行收货和供应商对账,根据对账结果更新采购收货单。

租船订舱、报关

储运根据预装箱单向不同货代进行询价,根据询价反馈,确认最终货代,并通知货代进行租船订舱。

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在系统中填写报关预录单,对相同海关产品进行合并。

销售交货

储运根据预装箱单在系统中填写销售交货单,将采购收货信息链接到交货单上,并与交货物料进行勾对。完成勾对并确认无误后,即完成销售交货单。

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财务根据报关发票结转收入,系统自动生成应收发票并记账。

进行出口退税申报

订单完成后进行出口退税申报。

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智能仓储

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SAP外贸行业系统架构了WMS智能仓储功能,通过与PDA、条码枪、盘点机、各种运输设备等设备的对接,优化库存管理方式,从而加快业务流程,提升库存准确率。

报表平台

改变传统的管理层模式,通过实时的报表数据更新,系统后台会作出各业务环节的数据分析,为管理层进行决策提供有力的数据支持和参考。

无纸化办公

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迎合绿色办公理念,将纸质材料电子化。降低因时间、地点更换、人员调整等问题而导致纸质材料丢失的风险。

邮件、短信、传真及移动式办公

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系统支持邮件、短信、传真等交互方式,以及移动端的Android、IOS主流系统APP,满足在各地“飞”的业务同事们实时查询订单进展、库存动态。

可视化报表也能让高层足不出户,实时查看系统信息,做数据分析,并及时做好决策。

关于我们

SAP是当今全球顶尖的企业软件供应集成商,作为SAP大中华区的金牌合作伙伴,斯凯普斯能帮助企业以较低的成本按需部署研发设计平台(SolidWorks PDM)、企业计划管理(SAP ERP)、制造执行(MES)、数据采集(IOT)、数字仓储(WMS)、订单中台(OMS)等管理组件。

斯凯普斯,TransInfo

同时,借助SAP集团化的管理方案,赋能企业实现全球制造协同、供应链协同。

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