怎么使用海外仓系统？首次引入海外仓系统必备事项清单

本文将系统分析首次引入海外仓系统时的必备事项，如果您已经在使用类似的系统，可以根据需要跳跃性阅读。

如果现在海外仓还依赖传统的仓储系统、手动流程甚至电子表格来管理海外仓、一件代发业务，那必然会造成出错率高，运营效率低，海外仓盈利低的困境。

现代化的海外仓管理系统是一种旨在优化和管理海外仓全链路作业的工具，通常可以对接主流电商渠道和物流商，erp系统，硬件等，实现多业务，多数据的无缝对接。

1、海外仓管理系统对海外仓的好处

首先就是运营效率的综合提升，通过优化海外仓的作业流程，减少手动操作所需耗费的时间，降低出错率。尤其是对一件代发这种海外仓的核心业务来说，更是能在效率上得到质的改变。

另外，就是其强大的可扩展性。海外仓系统通常可以和主流电商渠道、物流商、erp系统做集成对接。这足以轻松地应对多个平台的大量订单。在面对众多不同客户的不同仓储业务时，也能清晰的管理每一个客户的需求。

最后就是对海外仓的运营成本起到很好的优化作用。现在海外仓较大的成本开支就是仓租和人工，通过海外仓系统，科学规划仓库，充分提升物理面积的利用率，规划人工工作流程和路径。

这都能在很大程度上优化海外仓的成本支出，避免预算浪费，成本虚高。

2、海外仓实施海外仓wms系统的流程

2.1、评估海外仓当下的业务和客户构成

想找到一个适合自己的海外仓管理系统，最重要的先决条件就是充分理清现在的业务和客户构成。

首先，要确定现在海外仓的基础情况。比如您是只有一个仓库，还是同时经营多个仓库。最近是否有扩张海外仓的计划。

其次，要了解你核心客户的业务需求。海外仓作为服务业，业务流程的优化一定是以客户为中心开展的。这就要理清楚你现在主要服务的是哪一类客户，是一件代发业务，中转业务还是退换货业务？

另外，就是梳理现在的订单和产品情况。比如每天的单量大概多大，现在核心客户的主要产品是什么，是普货，带电还是液体等等。

这些都直接决定了后续订单打印，包装，运输的流程是否复杂，以及需要海外仓系统在功能设置上做何种配合。

2.2、确认现在海外仓的工作流程

海外仓系统虽然可以提供标准和自动化的海外仓管理，但是这仍然需要配合您当下的工作流程，所以清晰的海外仓运作sop是非常重要的，不管是否引入海外仓系统都是这样。

日常的海外仓运作通常包括几个核心环节：

货物的入库：目前的接收和检查流程是怎样的？会不会不检查直接接收？现在箱子和托盘存放的规则是什么？不同产品sku如何区分，是否有明确的标签规范？

货物的存储：目前货物箱号是怎么追踪的，当货物仓内有移动之后，是怎么跟踪的？现在是否有什么方式可以让你随时查看每一个sku的存量和精确位置？

出货：目前的挑选、包装、分类和运输的作业流程是怎样的，对订单的拣货流程是怎样的，目前和物流商的合作模式是怎样的，是只和一个物流商合作还是有多个合作的物流商，对接发货的流程是怎样的？

2.3、对特殊客户的需求评估

虽然说特殊客户可能只是占据你业务的一部分，或者一小部分，但是因为他们的需求特殊，如果没有妥善的业务流程，会直接影响海外仓的整体效率。

首先要评估这些客户对库存方面是否有特殊要求，比如需要存放在特定的位置、冷藏或者干燥存储，还是常温存储。

其次就是看他们是否需要配套或者捆绑的增值服务，比如是否需要特定的组装，货物检查等。

3、确定目前海外仓的痛点和对海外仓系统需求的期待

通过上面的梳理，你现在应该清晰的知道了你的核心客户是谁，你的核心业务是什么，哪些是特殊的客户需求。下面我们就可以根据这些来评估你目前对系统的需求到底是什么了。

通常来说，海外仓在业务流程上常见的问题是：

• 仓储管理系统缺乏可扩展性，面对大量订单和sku时会难以处理；
• 一件代发处理速度过慢，影响客户体验；
• 库存管理粗糙，没办法实时跟踪仓库内货物的状态；
• 海外仓货物吞吐量达不到预期，仓库长期不饱和；

根据痛点确定对海外仓系统的期待

对海外仓系统的功能期待，一定是清晰、可落实到具体功能的。比如说想提升海外仓盈利水平，这就不是一个很好的期待，毕竟影响盈利的因素太多了。但是提升库存数据的可见度，这就是一个清晰的功能，可以借助海外仓系统的库存管理功能来实现。

一般来说，海外仓希望通过海外仓系统可以改进的指标包括：

• 一件代发作业流程；
• 日处理订单数量；
• 财务数据分析；
• 货物库存管理；
• 物流管理；

4、怎么为海外仓选择合适的海外仓管理系统

首先我们应该知道现在市场上的海外仓系统主要的类型和各自的特点。

本地部署的海外仓系统：通常功能和系统的体量都比较大，往往是基于高度定制或自研。比较适合大型海外仓，优点是可以和企业内其他数据无缝对接，缺点是所需的时间成本和研发成本较高，中小型海外仓一般难以承受。

erp系统的海外仓管理模块：严格意义上讲这种并不能算是海外仓系统，因为一般都不是独立存在的，而是依赖某个erp系统，另外增加的一个功能模块。好处是基于同一个开发商，设计语言统一，使用的学习成本低。缺点是和完整的海外仓系统相比，功能性会比较粗糙，难以实现精细化管理。

SaaS模式的海外仓系统：目前比较主流的形式，成本和部署速度占很大优势。比较适合中小型海外仓，性价比较高，不过对大型海外仓来说，功能的定制化上略显不足。

其次就是要知道在选择海外仓系统的时候，要考虑什么因素

定价模型：现在海外仓系统的定价模型还是比较多的，有按年合作的，也有按月订阅式合作的。按年合作的通常价格较高，在几万-十几万不等，比较适合成熟的、中大型海外仓。按月订阅式合作的相对比较灵活，比较适合预算有限但是又需要海外仓系统的企业。

可扩展能力：海外仓的业务一定是时刻都在发展的，所以在选择系统的时候也要充分考虑系统功能的可扩展性。不然刚选的系统过了几个月就因为无法满足业务发展而荒废，浪费就比较大了。

部署的形式：对中小型海外仓，家庭海外仓来说，建议选择SaaS模式的海外仓系统。一个是部署的速度快，只需要做简单的后台设置就能马上投入使用。另一个就是后期的维护成本低，服务器等成本都是开发商承担，不需要自己做IT维护。

隐形费用：比如对接电商渠道，物流商，是否需要单独付费。如果这些都需要单独付费，那系统的成本就不只是当时采购的成本，还要加上后期对接的费用，一定要提前谈清楚。

5、准备启用海外仓系统要做的事情

海外仓系统的启用并不是付费就可以的，从启用到调优，到最后的适配，是一个长期优化的过程。不能说买了一套系统丢给仓库工作人员就完事了，这是远远不能发挥系统全部价值的。

5.1、制定海外仓系统启用时间规划

第一阶段是信息的收集和准备：为海外仓系统的开发商提供公司相关信息和资料，便于开展合作。其次就是整理海外仓目前的基础信息，仓储规划图等。

第二阶段是做好硬件和软件的集成准备：通常来说海外仓都会使用扫码设备，PDA，打印机，称重设备等，要做好这些设备和海外仓系统集成的准备。

如果你同时使用erp系统，财务软件、打单系统等其他的管理系统，也要和开发商对接相关的集成事宜。

第三阶段是配置海外仓系统：根据上述准备的信息，还有海外仓的业务模式，客户特点，要对海外仓系统做一定的个性化设置。

比如将仓库的编码，托盘编码等进行规划和录入。不同的计费类型，电商渠道的配置，产品条码，sku的配置等等，都需要在海外仓系统的管理后台做好设置，如果在设置中遇到问题要及时和开发商沟通。

第四阶段是功能测试：对配置好的系统进行模拟操作，完整的走几遍货物进出库，订单处理，发货等真实流程，确定系统运作顺畅，同时确认系统和仓库可以顺利对接。

然后就是对海外仓的工作人员做对应的培训，确保他们可以在日常的海外仓运作中顺利的使用系统。

第五阶段是上线：海外仓系统正式变为海外仓的一部分，将货物的进出库，库存管理等操作转移到海外仓系统上运作。

第六阶段是维护：如果在使用过程中遇到什么问题，要及时和开发商沟通协调，快速解决并不断调优系统。

5.2、对海外仓系统应用的预算规划

成功引入海外仓系统需要准备的预算通常有三个方面：系统预算、硬件预算、人工预算。

系统预算就是采购系统的直接合作费用，按年或者按月订阅。硬件预算是如果现在的海外仓没有相关的扫码设备，后续想和系统一起引入，则需要采购一定的硬件设备。人工预算主要是看当下的海外仓工作人员是否可以顺利过度到系统工作模式，如果不可以，可能需要单独增加人员。

6、海外仓管理系统的实施比较容易踩到的坑

很明显，想顺利的发挥海外仓系统最大的价值并不是一件简单的事情，尤其是对第一次使用系统的人，可能会踩到很多坑。

比如海外仓本身的需求收集不足，错误的评估了对海外仓系统的功能需求。错误的期待只能选择错误的系统，也就没办法发挥系统的价值。

再有就是和开发商的沟通不畅，中间一些需求的沟通出现偏差，导致实际采购的系统和预期的系统不是一回事。

还有就是测试不足，海外仓系统引入之后没有正确的设置，测试不足。导致实际上线的时候频繁报错，影响海外仓运转的效率。