在软件开发过程中,规范化文档开发的作用十分重要。一方面能够根据规范化文档进行记载并传授经验,便于自己的总结和提高,也有助于指导他人。另一方面是为了后期软件维护的顺利进行,一款软件的开发并不是一时半会完成的,也不是一个人完成的,而是一个团队共同完成的,文档的规范化开发的另一个好处便是即使某个开发人员撤走或者离职后,可以根据规范化文档来进行软件维护。
开发过程文档化的目标是易于根据于此重建项目,需要撰写那些文档,写到什么程度,这些都是由这个目标决定的。在文档化开发过程中,利用代码自动生成文档是非常复杂的,因为文档是非结构化的,其中还包含这大量的人文因素,一般在开发过程中只能进行半文档化开发,然后又人工进行填写补充。
在软件开发过程中,因为更新不及时,过时化的文档比没有文档更糟,因为许多的功能已经删除或者修改,有些操作的方法已经发生了改变,处理问题的方法也发生了改变,过时的文档会诱导使用者和开发者,造成维护困难和问题。