文章目录
1. 档案实体管理
档案的实体管理:
档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列科学有效的专业性管理活动。
档案的虚拟管理:
档案的虚拟管理主要是根据事物抽象的属性、特征(是一些只存在于人们头脑之中的观念性的东西,并不是客观事物本身)所实施的管理。
1.1 档案实体管理的内容
- 收集
- 整理
- 鉴定
- 保管
- 统计
1.2 档案实体管理与内容信息开发利用的关系
档案实体管理与内容信息开发利用之间的关系是密不可分的,但在具体管理上应有所侧重。
档案实体管理在方法上具有稳固、单一的特点和要求,而内容信息开发利用在方法上具有灵活和多样的特点和要求。
从一定意义上理解, 档案实体管理是手段,而档案内容信息开发利用是目的。档案实体管理具有基础意义,没有档案实体管理的支撑,档案内容信息开发利用、档案信息在社会生活中发挥作用的根本目的就无法实现。
2. 档案实体管理的原则
2.1 来源原则
来源原则:
把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。
注意:遵守来源原则是档案实体管理的理论与实践的基础。
2.2 全宗原则
全宗原则是来源原则的具体化1。
2.2.1 全宗原则的理论意义
- 全宗原则是对客观存在的真实反映
- 全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机联系
- 全宗原则对实践具有普遍的指导作用
- 全宗原则在方法上简便求实
2.2.2 全宗原则的实践价值
- 全宗原则维护了历史的本来面貌
- 全宗原则可以使分类方法简便易行
- 全宗原则不是万能的
2.3 有机联系原则
- 档案是人类通过创造性的劳动,并在科学的理论和方法指导下,从数量庞大、质量良莠不齐的文件、记录中选留下来的一种资源。
- 档案是历史活动的产物,具有鲜明的时间联系。
2.4 简化与方便利用原则
一般情况下,按照来源与全宗原则,在保持档案有机联系的前提下,采用简便、有效的方法去管理实体档案,就可以基本上达到便于保管、方便利用的目的。但在某些特殊情况下,上述二者之间可能发生一定的矛盾。这就需要具体情况具体分析,不能机械理解和套用上述原则,比如某些载体材料比较特殊的档案、机密程度显然不同的档案,就应该区分情况,分别采用不同的方式和方法进行管理。
3. 档案实体管理的方法
3.1 历史方法与逻辑方法
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历史的方法,也可以称之为客观或自然的方法。
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逻辑的方法,就是对档案实体管理进行概念和抽象的管理。
3.2 档案的本质对历史方法的诉求
档案实体管理主要采用历史的方法,也是由档案的本质与特性对其管理方法的要求所决定的。
3.3 历史的方法在档案实体管理中的应用
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尊重和突出档案的本质特性,遵循档案的形成规律,维护档案的有机联系,从而维护历史本来面貌的历史主义思想,应该作为一种基本的管理思想贯彻于档案管理工作的方方面面。这是档案实体管理的基本立足点与出发点。
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历史的方法较多适用于档案实体管理,逻辑的方法较多适用于档案内容信息开发利用这一基本结论,是从宏观与总体上而言的,并不是绝对的、无条件的。
4. 思考题
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什么是档案的实体管理?
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档案实体管理的原则是什么?
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简述档案实体管理的方法
5. 思维导图
《档案工作基本术语》中对于全宗的描述为:一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体 ↩︎