8步实现有效时间管理(转)

无论是谁,都最终会在某一刻意识到时间的珍贵,并且几乎注定会因懂事太晚而多少有些后悔。开启自己的心智,学会正确思考,从而做出正确决定,从而实现你个人的成功。

任何财富都是时间与行动结合的产物。时间是成功者前进的阶梯,时间是成功者的资本,时间是成功者胜利的筹码,时间是衡量成功者成就大小的标准,时间是鉴定成功者成就的最伟大的权威。
成功者总是从认识自己的时间开始,从计划自己的时间起步。
成功与成就往往来自科学地安排时间,现代人一定要树立新的时间观念。

  1. 有效管理时间一:明确目标——
    把握时机
    :机不可失,时不再来,抓紧时间,创造机会。
    管理时间:企业管理,重要的是时间管理,许多老板,早出晚归疲于奔命,但如果加以研究,仍可发现,许多工作是在白白浪费时间,结果大事抓不了,小事没抓到。应当抓住关键,掌握重点。
    老板节约时间秘诀:处理公务切忌先办小的,后办大的,应当先做最重要的事;用大部分时间去处理最难办的事;把一部分交给秘书去做;能打电话解决的就打电话,少写信,必须写时尽量短写;减少会议;拟好工作时间表;分析自己利用时间的情况——多少时间被浪费了;尽量利用空余时间看文件。作为部门负责人也是这样。一定要避免替下级行使职责。
    计划四要素:目标要有可信性,清楚地界定目标,需要有强烈达到目标的愿望,生动地想象达到目标后的情景。
    一副未来蓝图应符合以下标准:
    A.是从几个选择中挑选出来的;
    B.每种选择都一一做过评估;
    C.所做的选择受珍视,而且感觉不错;
    D.你对之感到骄傲,而且愿意告诉别人;
    E.是你打算用行动完成你的未来愿景;
    F.它适合你的模式。
    只要你为自己订下办每一件事情的期限,并且尽量去遵守它,就能大大提升你的效率。
    依赖记录而不依赖记忆,可以大大增加你交代的工作按期完成的机会。
  2. 有效管理时间二:分清轻重缓急——
    每个人都有自己的目标,有了目标,把自己一天中要做的事,分出一个等级来,然后才能有条不紊的一一做下去。
    行动分为五个层次:重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、繁忙、浪费时间
    重要且紧急  这是必须或近期内要做好的工作。
    重要但不紧急  对这一类工作的注意,可分辨出一个人办事有没有效率。工作中大部分都是这样的情形,如人才培养、仓库整理、制订目标、职责界定、健康检查等这类事情有个共同特点,即尽管具有重要性,可以影响到你的公司发展、财富、健康等,但是如果不解决将无限期的拖下去如果这类事情没有涉及到别人的优先工作或规定期限使它们成为紧急,你将永远不会把它们列入优先要办的事情。
    紧急但不重要  表面上看似极需立刻采取行动的事情,但是如果客观地来检视,我们就会把它们列入次要优先的等级里去。
    繁忙  既不紧急又不重要,但有时却顺手做了。
    浪费时间  事后觉得不好的任何事情。据任何一个头脑清楚的人标准来看,95%的看电视时间都应当归入此类。
    新一代时间管理理论把事情分为ABCD四类,先做AB,少做C,不做D。方向重于细节,策略重于技巧。
  3. 有效管理时间三:制订计划表——
    2.5万美圆的方法
    伯利恒钢铁公司总裁查理斯.舒瓦普向效率专家艾维.利请教“如何更好地执行计划”,艾维利称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西,这样东西能把他公司的业绩提高50%,然后他递给舒瓦普一张空白纸条,说:“请在这张白纸上写明明天要做的6件最重要的事”
    舒瓦普用5分钟时间写完了。
    艾维利接着说:请把这些事用数字注明这6件事的重要次序。
    这又花了5分钟。
    艾维利又说“好了,请把这张纸放进口袋,明天早上第一件事是把纸条拿出来,作第一件最重要的事,不要看其他的,只是第一项,直至做完。然后同样的方法做第二件事,第三件事……,直至你下班为止。如果只是做完第一件事不要紧,因为你总是在做最重要的事。”
    艾维利最后说“每一天都这样做,只用十分钟时间,你刚才看见了,你对这种方法的价值深信不疑时,叫你公司的人都这样干。这个实验你爱做多久做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”
    一个月后,艾维利收到一张2.5万美圆的支票和一封信。信上说,那是他一生最有价值的一课。
    5年后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为,艾维利提出的方法功不可灭。
    温水煮青蛙试验:在一只盆子里放入一只青蛙,使盆子的高度略高于青蛙能够跳起的高度,这只青蛙就跑不了了。然后把青蛙拿出来,给盆子加热,当温度相当高时,把青蛙放进去,结果青蛙一下子就跳出来了,如果再换一种方式,先把青蛙放入再慢慢加热,青蛙就脱不了被烧死的危险。俗话说的狗急跳墙,置于死地而后生都是这个意思。
    常在酒店吃螃蟹的人有个经验,掉了腿的是活螃蟹,而腿角齐全的是蒸煮前就是死的。
    波兰有个造船厂,出了个国家总统瓦文萨,出于对该厂的关爱,总是政策倾斜,但带来的负面影响是失去了抵御市场的能力,最终导致企业破产。
    按小时计酬的人比按月领薪水的人更能感觉到时间的价值。
    除非记在日历上的事否则不做。刚开始,这听起来有些矛盾,而在你做决定时,常会草草结束。可是,你将会在日历上记载的事和你实际做的事之间,建立起一种关系。这是你培养紧守计划习惯最简短而不可避免的步骤。
    适当地让你更快地超目标迈进。你所做的分配越完善,你将越有效率。
    在你专心于某一特别的计划时,试着不要为别的事分心。
  4. 有效管理时间四:立即行动——
    立即开始行动
    时间包括三部分,过去是已经逝去的时间;未来是尚未到来的时间;现在是现实的时间,存在的时间。应该说,现在这个时间最宝贵、最重要。因为无限的过去都以现在为归宿,无限的未来都以现在为渊源。过去是现在的基础,现在又是将来的起点。现在把握不住,将来更无从谈起。放弃了现在,便为放弃将来开了先例。现在的重要性还在于它最容易丧失,所以倍觉它的珍贵。
    抓现在就必须有紧迫感。抓现在必须立足于抓分秒。对于时间人们只能从现在中去掌握他。现实的一分钟是比想象中的十年更长的一段时间,古今中外事业有成的人都是积秒建功、积秒创业的人。
    克服拖延  有的人总觉得来日方长,现在无足轻重,只有将来才会无限风光。工作都是十分艰苦的劳动,需要的是勤奋,懒惰的人将一事无成。须知知识财富有个性,不经过自己艰苦的思维活动,就不能成为自己的东西。中国古时候有个懒文人,怕读书费脑筋,就把书烧成灰,包在饺子里吃进去,认为这样是读书的最好办法。到应考时,他预先请人把试卷写好,如法炮制,吃进肚里。设想他即使吃掉国家图书馆的书又有什么用呢?
    做就做到最好,不要有头无尾    100%地认真工作,要全时工作。第一次没做好,不但浪费了时间,返工的浪费,更怨!上班时浪费时间最多的是时断时续的干活方式。浪费的不止是停顿的时间,还有调整情绪、状态、思路所需的时间。
    重视今天
    就在今天,我要开始做这件事!
    就在今天,我要完成这件事!
    就在今天,我要克服掉自己的某个缺点!
    就在今天,我要要让自己身心健康!
    就在今天,我要让人喜欢!
    就在今天,我要给别人带来幸福!
    就在今天,我要成功!
    就在今天,我要活得很精彩!
    我只有今天!
    抓住今天,抓住成功!
    昨天是一张兑过注销的支票,明天是一张期票,今天是手上的现金。应用它吧!一天,只有1440分钟,一天,只有86400秒。
    今天在你手里有86400美圆,不能储蓄,不能借出,过期作废,你肯定要努力花掉,不会使其变成废纸。这86400美圆就是86400秒时间。
    如果漫长的人生是金链,它以秒、分、时、日、月、年环环相连,那么,爱惜了分分秒秒,也就是爱惜了人生。
    无情岁月增中减,过去一天,剩下的日子就减少了一天,长大一岁,寿命就缩短一年。镜里但见鬓如银,虚度闲掷七十春,只因常立明天志,一生事业付儿孙。
    一日工作是一日功,一日不工作十日空。
  5. 有效管理时间五:重视条理与节奏——
    注意生活节奏
        重视快,离开了快,其价值不免打折,甚至为零或负数。
    控制时间过剩    防止养成慢性子。
    养成习惯,始终不要懈怠    习惯真是一种顽强而巨大的力量,它可以主宰人生。
    常敲警钟,推动工作  如假如我现在知道6个月后会失业,现在我该怎么办?最后一课?遗嘱?著名女学者海伦在《假如给我三天时间》里发问假如你只有三天的光明,你将如何使用你的眼睛?以此呼唤人们快节奏地工作,以便充分显示生命价值。
    形成自己的工作规律。
    掌握自己最有效率的时间。
    生活步调一混乱,脑筋就会变的不灵活。
    紧张感有助于提高效率。
    保持某种程度的紧张感。
    培养自己集中精神的能力。
  6. 有效管理时间六:使时间增效——
    更少的时间做更多的事。
    善于把握零碎时间。
    不被琐碎事缠身。
    停止做琐碎无价值的工作。
    克服在办公室里说东扯西的习惯。
    增效法则

    A.将时间集中于日常熟悉的工作
    B.做事的方法应因时因地而变
    C.防止工作被经常性地打断
    D.充分利用黄金时间
    E.制订一个日常工作定额
    F.不要翻来覆去的检查每一件事
    G.舍弃不必要的个人及外事活动
    H.妥善安排你的时间
  7. 有效管理时间七:学会休息——
    不注意休息的直接后果是效率低下。
    一张一弛  文武之道
    班上事,班上毕,除非有特殊情况,不要带回家,注意留出与家人共享天伦之乐的时间。
    学会搁置问题  不要固执于解决不了的问题上,休息可以使脑筋恢复活力。
    不管面对如何紧张的工作,一旦发现自己疲倦了就应当停下来休息休息,让绷紧的身心得以喘息的机会。
    不要忘记休息的威力。
    保持效率所做的休息为积极的休息。
    三分钟的积极休息
  8. 有效管理时间八:时间管理总结——
    制订你的人生计划  一个人没有目标就象一艘船没有舵,永远漂流不定,只会到达失望、失败和丧气的海滩。
    人生如若没有自己的目标,显然是与毛虫没有二致的行尸走肉。
    伟大的人生取决于伟大的目标  不同的目标就会有不同的人生。奋斗的动力来自于定下的伟大目标,喜人的成功归功于对目标的孜孜不倦地投入。
    伟大的目标首先是个长期的目标,伟大的目标还必须是坚定的。
    动力从目标中来--
    一位著名的企业家所讲的推销员的故事:
    在哥伦比亚地区,有一位年轻的推销员,坐在我的办公室,当时正值12月初,我们正在一年度的计划。我问他,“你下一年准备推销多少?”他露齿一笑,“我保证明年比今年卖得多。”“你今年卖了多少?”“我真的不知道。”真可悲!我用一个问题向这位年轻推销员挑战:“你想在橱具生意这一行中赢得不朽的声誉吗?”,他受到诱惑并热情的回答:“要怎样才能做到?”“很容易,只要打破公司所有时期的记录即可。”“不可能,因为记录本身并不真实,当时那位创记录者是他女婿帮他推销的。”
    这位年轻人失败的借口是“我无法做到,因记录有假。”我重新使他确信记录是合理的,并向他挑战说,“如果你打破所有的记录你的照片会和公司董事长的一起挂在总办公室。你可以上全国的报纸成为世界性的推销员,出名,公司为你制造金壶。”他动心了,但对销量估计不足。
    我提醒他可以利用他最好的一周销量乘以50就可能打破记录。这时他笑着说“对你来说那是很容易的……”我打断他的话“是的,你要做到也不难,如果你相信你能够做到。”他仍然不相信自己能够做到,但是他答应回去好好想想。那是很重要的一点,因为一个心血来潮时的轻易设定的目标,在遭遇第一次阻碍时很容易就会放弃。
    12月26日,他给我长途电话,长时间的攀谈,他兴奋地说“自从本月初我们谈话以来,我就开始精确记录下所做的每一件事,在我敲门时,作电话拜访时,举行说明展示时,打开样品箱时,我都知道已经得到多少生意,我知道每周卖多少,每天卖多少,每小时卖多少,我将打破那个记录。”我插话道“不,你不是将打破记录,你是正在打破记录。”
    我这样说是因为他没有用“如果”,他的决定不是如果式的(专为失败做的决定)。他没说,“如果我没有汽车失事的话,如果我没有家人生病的话,我就打破记录”,而是说“我将打破记录,完了。”
    以前他一年从未超过34000美圆的业绩,当时这还不怎么坏。然而在下一年,地区相同,价格相同,产品相同,他卖出的橱具总值,扣除退回订单与损失,竟达到104000美圆,是以前的三倍。结果他打破了所有的记录。巧合的很,公司也遵照我跟他所讨论的方式给他酬劳。他得到了名声与“金壶”。
    分析这个故事,发觉这位年轻人实际上由于设定了目标而获得了达成目标的种种动力和步骤:
    A.他了解自己的位置。
    B.他按照进度、月份与日期,将想要的目标写在纸上。
    C.他有特定的目标(104000美圆)。
    D.他有伟大而特定的目标,以便创造刺激与挑战。
    E.他设定一年的长期目标,所以他不会被每天的挫折击倒。
    F.他把阻碍列出,并拟订计划排除。
    G.他把目标分解。
    H.他在心理上训练自己,并采取必要的步骤达成目标。
    I.他绝对相信能达成目标。
    G.在年度开始以前,他就开始预见自己已经实现的目标。
    行动才能是我们的目标,火车静止不动时,往它的8个驱动轮前放一块小小的木块就足以使它永远停在铁轨上,而奔跑的列车可以洞穿5英尺厚的钢筋混凝土墙。

朋友们,最后贵祥要说,时间不可管理,我们唯一能做的是管理好自己,掌握好管理自己的方法,向大家推荐笑来老师的《把时间当朋友》和朋友的关于时间管理的网站:GTDLife|时间管理,相信大家会有更大的收获。

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