神州数码高端ERP系统在上海田岛工具顺利实施

 

    

“通过计算机和先进的管理软件实施企业高效管理”

上海田岛工具有限公司是一家日资企业，位于上海工业之重的松江—松江工业园，经过近十年发展，已初具规模，并日益壮大，2001年二期厂房扩建并投产，公司主要从事刀具、卷尺及建筑用激光水准仪系列产品的加工、制造、销售。产品主要销往日本、美国、新加坡、香港等国家和地区，同时在上海、北京、南京、广州、武汉、大连、成都设立了分销点以拓展中国国内业务。公司年销售额由建厂之初的几十万元增长到现在的超过数十亿元。上海总公司设有计划、生产、财务、品管、技术、人事、销售及IT等职能部门，如何及时、有效地传达企业业务信息，从管理上使企业资源合理、高效地运转一直为企业管理层所关注和重视。

上海田岛信息化及发展过程中有一个杰出的管理者，他就是总经理***，公司信息化管理倾注着他的殷殷希望。十年前上海交大毕业的他来到上海田岛，当时田岛还是一个作坊式小企业，对他来说公司就是自己的家，从基层计划员到计划部长，期间伴随着企业的发展、壮大，对田岛发展过程中管理上存在的问题非常清楚了解，当时田岛IT部门尚未建立，作为计划部长的他组织技术人员组建了企业局域网，发起实施MRP2系统，MRP2系统整合了企业资源，使企业的采购、生产、计划、库存管理协调互动起来，期间还协助软件技术人员调研营业所业务需求，自行开发了进销存系统(C/S架构)，分发到各地营业所安装使用，极大地提升了营业所管理效率，使田岛管理模式发生了质的飞越，为田岛的信息化奠定了基础，也就从那时起田岛信息化管理拉开了序幕。

2003年新年伊始，***走马上任田岛公司总经理，“新管上任三把火”，上任不久，这位年轻的老总首先在管理上对各部门从制度上进行规范，指示组建IT部并在技术力量上进行加强，公司内部、外部环境焕然一新。在现有局域网络基础之上组建了广域网络，改变了上海总公司和外部世界特别是各营业所的时空关系，为企业电子化商务及ERP软件实施铺平了信息高速路。王总曾说：“通过计算机和先进的管理软件实施企业高效管理是我的目标”，可见他通过科技管理企业的决心及战略高度。企业不断在发展壮大，原来的MRP2系统随着企业业务逻辑的增加在很多方面很难适应新变化，日本总部对于上海田岛只是“遥感”，实际的企业管理日本方面并不很清楚，但重大项目的实施经费需要与日本总部协商，2004年7月，***亲自飞往日本与总部磋商ERP实施相关事宜……

     

“ERP实施是田岛公司的大事，每个人必须重视”

2004年8月，上海田岛ERP项目实施计划已经确定下来，必要的工作也随之展开。实施ERP是企业的大事，上海田岛没有选择关门造车，而是多方着手，广开门路，分析ERP实施过程中成功及失败案例，同时也探听各个ERP厂商在制造业的口碑，期望对未来的合作伙伴能有一个正确的评价。***总经理亲自挂帅，成立ERP项目实施小组，任命物料计划精熟的***为小组组长，邀请国内外ERP知名厂商：高维信诚、金碟、NEC、富士通、日立、神州数码等软件制作或代理企业前来田岛进行产品演示，讲解后提方案，ERP实施小组进行综合评分。
　　综合各种因素及分析结果，公司最终选择了神州数码管理有限公司（DCMS）作为合作伙伴，选择神州数码高端ERP系统TIPTOP GP。ERP系统的林总亲自来田岛结合田岛需求对软件标准及功能作精辟的分析讲解，使田岛管理及业务人员对系统在制造管理方面别具特色功能产生了浓厚兴趣，TIPTOP GP系统有卓越的优点：

生产计划排程方面，TIPTOP GP的批次需求计划，可以根据客户生产模式进行灵活调整，可以考虑到每一定单的特征，对每一定单提出适合生产计划，同时可以及时应对突然增加的批次计划以及物料变化等情况，充分体现了其生产管理上的灵活性。而现行的MRP2要做一个采购定单时，如果要具体到每一个细节，在实际应用中往往导致无法应对生产中的突发变化。

TIPTOP GP系统的库存管理系统勾稽了采购、生产、销售及物料需求计划，实时动态地反映库存及库存成本。

信息整合方面，可以在时间和空间上让处于分立的企业“信息孤岛”整合到一个平台，各分支机构的业务数据与上海总公司数据共享、互动。

TIPTOP GP软件运行的平台（Linux）及开发工具BDL语言本身的特点决定了软件运行的高效，软件的B/S架构充分利用了服务器高性能计算的优势，规范的软件编码、完善的容错机制、独具特色的作业编码机制，可以大大缩短二次开发的周期。TIPTOP GP对网络带宽要求非常低，这对公司目前低成本投入的VPN网络也不失为一个好的信号。

由于TIPTOP GP的上述出色特点，比较适合田岛公司这样的制造型企业，随后田岛公司与神州数码正式签署协议，引入神州数码高端TIPTOP GP的采购管理系统、应付帐款系统、固定资产系统、总帐会计系统、料件库存系统、物料需求计划、MPS管理系统、票据资金系统、质量管理系统、成本会计系统、 生产管理系统、销售管理系统、应收帐款系统、人事管理系统、防伪税控系统等二十多个模块。

2004年9月，上海田岛工具ERP项目正式开始实施，请在企业制造管理方面拥有丰富实施经验的***作为神州数码项目经理代表进入田岛公司，指导实施整个项目，***根据调研过程中对田岛公司的业务了解，与田岛公司商定：ERP三个月内上线! 实施时间比较紧迫! 总经理***在ERP实施小组会议上明确指示“ERP实施是田岛公司的大事，每个人必须重视!”

       

        

共同铸造上海田岛信息化管理的新航母

ERP实施之前，田岛公司的业务数据分立于各套独立的系统中： 主要在Oracle8i数据库系统、Sql Server2000数据库系统中，另外，七个分支机构进销存系统数据存于各自独立的桌面数据库Access97中，如何将这些不同数据库系统的信息整合到TIPTOP GP的数据库(Oracle9i)是ERP实施之初必须完成的工作，也是ERP试运行阶段所必要的。事实上主要业务数据在原来各系统已经存在，只需要依TIPTOP GP数据格整理并导入到系统中就可以了，当然，导入过程中除了业务数据本身准确性外，还需要考虑在ERP系统中的完整性及相关特性，对于每次进入系统的数据的准确性，组长***严格把关：要求提供数据的业务人员对导入的数据进行检查。数据批量整合到ERP系统极大减少了用户手工录入的工作量，有更多时间对新旧系统试阶段的运行结果进行对比、稽核，熟悉实际业务及软件操作，同时也避免了手工作业可能的误操作。

田岛公司业务部门和神州数码顾问的讨论：决定先将公司业务的主要部分：整体系统、整体管理、采购、销售、库存、料件、BOM、生产、质量系统提前投入试运行，在主体框架基础上，启用应收、应付、票据、防伪税控、成本及总帐系统，同时逐步完善业务中细节部分，发现并及时解决软件运行及使用中的问题，保证在上线之前就已经解决；其次，实施顾问就软件操作方面进行演示并培训，要求业务人员在上线之前就能熟悉ERP软件的运作。针对各部门组织及分工现状，神州数码实施小组和田岛公司业务双方首先拟定了操作流程讨论，将每个部门的工作细节进行固化，对一些原有的不合理的流程，双方共同协商进行修改。业务流程的讨论过程中，双方展开了一系列有针对性的讨论，各部门负责人首当其冲，成为业务流程确立的“掌门人”。各部门业务人员也都非常积极地将各自的业务需求及差异摆到桌面，从自身业务及ERP系统对业务的合理性、关联性进行深入分析、验证，最终确立优化流程，对于已经优化确立的流程在TIPTOP GP主界面通过图形方式进行定义。

物料需求计划和主生产计划排程是计划部长关心的问题，在旧MRP2系统中，计划下达及生产计划排程在时间处理上缺乏应有的灵活性，设备能力也不能纳入排程计划，不能适应计划排完之后订单拆单、插单的变化，诸多数据取得很大程度上还得依靠手工作业。TIPTOP GP在MRP计算和生产计划排程的控制上非常灵活，可以按日、周、旬、月及任意设定的时距执行，MRP计算的版本控制可以有不同的模拟结果，提供即时生产、采购、库存信息；对订单的变更通过版本控制，根据同一订单的不同版本可以在时间上追溯订单的变更状况。原来在系统中需要二十多个小时计算完成的物料需要计划，在ERP系统中只需要二十分鈡!  TIPTOP GP运行效率极高!

根据公司目前各营业所机构设置，营业所设立各自的帐套，在各营业所和总公司产品编码统一条件下，对每个客户的不同产品进行不同的价格控管，几种策略方式在系统中可以并存，完善的销售预测功能为计划人员能及时动态地了解销售、库存提了供决策依据。目前上海田岛产品价格按产品分类、销售分类、价格条件、地区、税种、币种等条件进行折扣，适应了国内外不同客户价格策略的业务要求。

TIPTOP GP集成的特点，使得在其平台上工作的户用一个声音说话，财务端所面对的是一套源头唯一而且勾稽准确的数据，计划、销售、采购、生产各子系统业务数据，都理所当然地成为成本会计、应收、应付及总帐管理的一部分，各交易资料明确定义其对应的会计分录后，会计凭证可以自动生成，充分而详实地表达在财务报表中；与财务相关的金税开票系统接口问题也是田岛公司财务所关心的，实施顾问在通过对各地金税系统调研之后，在ERP系统现有防伪税控子系统基础上加以完善，使ERP系统中数据可以导出到金税系统中以开具发票，并将开票数据回写至ERP系统财务模块，解决了异构系统数据的传递问题。

ERP系统实施的过程是管理体制变革的过程，在实施过程中阻力比较大，主要来自财务方面，通过实施顾问分析个中的原因，阻力主要来自于员工对新系统的“恐惧”，担心新系统会对现有的工作产生冲击，进一步分析有其客观原因的存在：财务端是最终的数据接收者，一切信息都要到财务进行汇总、勾稽，所以担心会改变财务原本条理化的作业。为此王总在百忙之中抽时通过与财务负责人的对话协调，最终使阻力消除，使ERP的财务管理系统顺利实施。事实上ERP的实施将会对他们提出更高的要求，将他们在管理过程问题和弱点显露出来，并在ERP系统中加以解决、规范、实现财务在管理中的高效监督。

       

管理无极限，追求卓越无极限

神州数码专业化的技术服务，标准化的项目实施流程发挥重要作用! 实施顾问在ERP实施最紧张的阶段，休息的时间很少，发现问题就及时解决，保证了整个项目实施的进程。通过十天调研及流程分析、八十天流程细化确立、差异业务代码定制、试运行磨合整整三个月时间的日夜奋战，于2005年3月，田岛ERP系统全面上线! 前端用户最直接的感受是：使用ERP系统使原来很累的工作变得很轻松，真是事半功倍!  作为高端ERP系统的TIPTOP GP，这么短的时间内就在上海田岛取得了上线和顺利应用，一方面要归功于上海田岛的信息化所基于的战略高度，另一方面，TIPTOP GP标准而又全面的先进管理思想和田岛实际业务需求非常默契! TIPTOP GP系统在上海田岛公司的实施使田岛公司的管理脱胎换骨，软件所蕴含的先进管理思想得到了全面的验证：

各部门之间的沟通更顺畅、和谐，信息传递得更清晰，决策信息更全面，一切以数据讲话。

ERP实施之前各分支机构在产品编码上有比较大的差异，对于同一种产品在不同公司往往有不同的编码，这在同一个公司是不允许的，ERP实施后，料件采用统一编码，各营业所不需要输入料件信息，要采购的产品由上海总公司进行抛转即可建立新的产品信息。

物料需求计划、主生产计划系统运行及呆滞料分析可以让决策者更加准确地了解销售、预测、采购、生产、库存过程中物料控制：追踪物料检验、入库状况，避免了物料库存积压及物料供应不足的情况，有效地降低了库存成本，到2005年12月份，上海田岛库存降低了5%，在财务成本的控制上，由原先的手工分摊成本的粗放式管理方式转为由系统依据当月生产工单领料成本的精细化分摊计算，成本管理方面还提供了制造成本分析及成本差异分析的功能，使成本管理卓见成效。

TIPTOP GP完善的权限管理及操作菜单订制功能完全符合管理上分工作业的要求，使作业过程中各自分功明确、责任分明。例如采购收货、质量检验、入库可根据管理上的要求进行分开或合并设置。

软件B/S架构决定在访问方式上非常灵活，可以通过在客户端安装TIPTOP专用访问工具，也可以通过Internet Explorer访问。

完整的业务数据、大量灵活勾稽准确的报表及查询适应各层业务人员的决策需要，使得各业务担当从本来锁碎的日常业务中解放出来，有充分的时间将业务做细做精。

TIPTOP GP标准代码逻辑适应上海田岛70%以上业务逻辑的需要，差异部分在已有标准程序基础上结合企业自身业务特点进行业务定制、扩充，优秀的报表构建功能及GENERO BDL语言内建的XML胜任复杂的业务数据的表现。一年多来，在神州数码技术指导支持下，田岛IT部对ERP系统中存在的小问题及各部门的增长的业务需求进行修正及二次开发，对解决不了的问题，请神州数码技术人员指导解决，以使系统运行更加流畅、高效。

ERP系统在上海田岛公司的应用，对企业形象改善、整体管理思维提升及员工积极性的激励方面都有所帮助, 成为今后网上集成商务的后盾，也是企业文化的重要组成部分，上海田岛IT部为使ERP系统更好地使用，特地开发BBS论坛，为ERP共同学习和交流提供了良好文化氛围。目前上海田岛工具的ERP系统正在平稳地运行着，ERP系统以其挥洒的大手笔正谱写上海田岛工具有限公司管理的新篇章。