花时间去做紧急但不重要的事情,花精力去做重要但不紧急的事情?——看似正确却是致命的错误(我们平时的状态)。
时间管理:优先处理何种事情 (1)紧急且重要,(2)紧急但不重要,(3)不紧急但重要,(4)不重要且不紧急
来源: 张令强的日志http://blog.renren.com/GetEntry.do?id=715234496&owner=202025410
重要、不重要、紧急、不紧急”四个词凑到一起来形容事情的话,可以有四种组合:重要又紧急的、重要但不急的、不重要但紧急的、不重要又不紧急的。如果让你安排做事情的先后,该怎么排?你每天都围着哪种事情在耗费时间精力?这个问题看似简单,其实很是考验人的能力的。
所以要把这几个词提出来细细琢磨,只因这四个词很好地包含了我们每天都要做的事情的特质,而如何正确制定自己的计划,实在是磨刀不误砍柴功的要紧事,再进一步,一个人成功与否,很大程度上也就体现在这里了。
为什么要区分紧急与重要任务
时间管理 September 19th, 2007
我认为有必须要解释一下紧急和重要的概念。因为你可能并没意识到,紧急与重要是完全相互独立的。只要你了解了这点,那么你就能轻松地从任务清单中挑选出自己的优先任务了。也许通过这个简单的任务图表可以更好的理解这个概念:
这个图表,它表达了以下几个特性。
- 通过这张表,即便面对一张长长的任务清单,你也能够以平静的心态对待,判断优先权和按等级完成它们。
- 将任务分配到图表中后,你可以迅速的将各个任务梳理出来,选出最重要和紧急的任务(第1象限)。而且你应该优先地处理第一象限的任务。处理第一象限后,便是第四象限内的任务。有了这张表,你永远都能知道自己在做什么。
- 将它运用到生活的其他方面,比如说将计算机桌面,按照这四个象限将桌面堆满的文件进行分类(见下图),等等。
四象限法”时间管理模型,很多人都听说过。
第I象限是重要又急迫的事。比如,同重要客户的约定、影响公司士气的突发性事件、生病治疗等等。这种事情一般要优先处理。
第II象限是重要但不紧急的事。比如,包括制定发展规划、考察、调研等。这种事我们要制定计划,按计划执行。
第III象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急。这种是你高兴就去办,不高兴就可以不去想的事。
第IV象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限,它会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。这种事情可以交到下级去办。
也就是说,处理事情的优先次序,先考虑事情的“轻重”,再考虑事情的“缓急”。
大部分人都知道,重要且紧急的事情优先做,而第IV象限的事情最后去做。但是第II、IV象限的事情,往往处理不好关系。大部分人把时间都用在了处理紧急且不重要的事情,最终导致重要的事情总没有时间去做。许多重要的事情,并不紧急;而许多紧急的事情,并不重要。
把时间和精力更多地用在规划、团队建设、战略性的研究和分析,与重要的客户、合作伙伴建立联系,以及沟通协调上面。
那么不重要但很紧急的事情,又不得不处理?怎么办?作为管理者,一定要善于把“紧急不重要”的事情,充分放权给自己的下级。要知道,培养你的下级、建设你的团队,也是你的重要工作。
这件对你来说“不重要”的事情,对于你的下级来说,可能就是“非常重要”的了。因为这个任务是你直接安排给他的,他必须全力来完成。
每个岗位上的人,都做对于他来说“重要”的事情,那么他们对于工作的认同度,对于工作的兴趣,也会提升。
上面的情况很理想,但是,在现实中,有时候很难界定。
周末约了个重要的客户去打球,老板却临时安排了作业,哪个更“重要”呢?这确实是件很难取舍的事情。对于普通的经理来说,客户是他的衣食父母,但是上司的要求又必须要按时完成。所以两件事情都是重要的。客户的事,可能这是一次签订大合同的机会;而老板的作业,可能是关系到业务发展的大事。这是个两难的选择,就需要统筹去安排和把握了,虽然因为都属于重要的事情,哪个更紧急就先处理哪个。
如是客户想要一个方案,比方说他们想要做一次海外推广,或者想要搞一个针对时尚人士的市场推广计划,完全可以授权给下级去做这件事情。不要担心他们一次做不好,那是他们成长的一部分。但是你要记着,要留出足够的时间去修改。
并不是说要让“重要的”事占据所有的时间,人总是需要休息的,压力也是需要缓解的,正常的人际交往还是需要的,还是那句爱因斯坦的话
时间管理:重要性及紧急性——巨石、碎石、沙子和水及桶之二
诸葛亮说:“这只铁桶最大的容量,象征着在一段时间内,一个人的最大工作量。碎石象征着既重要又紧急的事务,石块象征着重要、但不紧急的事务,细沙象征着紧急、但不重要的事务,水象征着既不重要也不紧急的事务。”他一边说,一边画事务分类表给刘备看。
紧急、重要 | 不紧急、重要 | 紧急、不重要 | 某些必要而不重要的会议、活动 |
A(碎石型的事务) | B(石块型的事务) | C(细沙型的事务) | D(水型的事务) |
危机 | 发掘新机会 | 不速之客的接待 | 一些可做可不做的杂事 |
急迫的问题 | 规划 | 某些信件、文件、电话的处理 | 一些不必要的应酬 |
有期限压力的计划 | 改进产能 | 某些会议的出席 | 有趣的活动 |
| 建立伙伴关系 | | |
| 防患于未然 | | |
“你通常偏重于处理哪一类事务呢?”诸葛亮问。刘备毫不犹豫地回答:“当然是A类。”诸葛亮继续问道:“那么,B类事务呢?”刘备说:“我也知道B类事务相当重要,可就是没有时间顾及”
诸葛亮问:“是不是像这样?”他把铁桶中装满碎石,然后,那块石头怎么也装不下去了。
“是这样。”刘备点点头。
诸葛亮又问道:“如果换一种装法呢?”他把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下一块石头时,他停下了来,问:“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”
“是。”刘备回答。
“真的吗?”诸葛亮问。随后,他不紧不慢地抓起一把碎石,放在已装满石块的铁桶表面,然后慢慢摇晃,然后又抓起一把碎石…不一会儿,这一小桶碎石全装进了铁桶里。“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了?”诸葛亮又问。
“还……可以吧。”有了上一次的经验,刘备变得谨慎了。
“没错!”诸葛亮一边说,一边把细沙缓缓地倒在铁桶的表面。他慢慢摇晃铁桶。大约半分钟后,铁桶的表面就看不到细沙了。
诸葛亮再一次间道:“现在铁桶装满了吗?”
“还…没有。”刘备虽然这样回答,但心里其实没底。
“没错!”诸葛亮一边兴奋地说,一边慢慢地把水往铁桶里倒。水罐里的水倒完了,诸葛亮抬起头来,微笑着问:“这个实验说明了什么?”
灵感像闪电一样从刘备的脑海划过,他惊奇地说:“我明白了,这就是您所说的分类处理、优先解决吗?”
“对。你很聪明。”诸葛亮顿了顿,说:“这个实验告诉我们:如果铁桶里早已装满了碎石、沙子和水,那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了。可是,如果你首先把石块装进去,铁桶里还会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。因此,有效率的时间管理需要你分清楚什么是石块?什么是碎石、沙子和水?并且总是把石块放在第一位。”
“可是,”刘备仍然有些迷惘,“这四种分类究竟对结果有何影响呢?”,诸葛亮说:“整天忙于处理碎石型事务的人,时刻有压力感,总在处理危机、收拾残局,因此显得心力交瘁。偏重于沙子一类事务的人,通常缺乏自制力、短期行为严重,喜欢巧言令色,人际关系浮泛。偏重于水一类事务的人,可谓全无责任感,恐怕连目己如何维生都很困难。”
刘备继续问道:“会不会因为偏重石块而耽误了碎石呢,因为砰石毕竟来得紧急呀!”
“体知道碎石怎样来的吗?它是石块破碎而成的。”诸葛亮笑道,“偏重于石块一类事务的人,他的碎石会很少。偏重于碎石一类事务的人,他的碎石会源源不断。”
刘备若有所思地点点头。
诸葛亮继续说:“只有偏重于石块一类事务的人,才是真正有效率的人,他善于审时度势,能够抓住问题的关键,急所当急,当机立断并防患于未然。尽管有时也会有燃眉之急,却能设法降到最低。因此,这类人显得有远见、有理想,守纪律,自制力强,生活平衡有规律,而且能成大事。”