企业电子文档管理需要注意的点及解决措施

随着计算机技术和网络在企业管理中的普遍应用，电子文件成了企业业务活动中最直接的记录。电子文件作为一种数字化信息，从产生、处理、传递至整理、保管、利用，形成电子档案，丰富了档案管理内容，也对档案工作人员提出了一个新的课题。

要做好电子文档管理，首先要了解文件的生命周期。简单说，就是一个类型的文件从创建、修改、审批、定稿、分发、归档、销毁 的整个周期中会遇到什么操作，经手人有哪些，从而制定合适的管理规范。

企业电子文档管理需要注意的关键点：

1.文件密级设立。电子文档管理的第一要素就是文件的密级。什么样的文件是可以外发的，什么样的文件是公司内部可以分享的，什么样的文件是仅限特定的部门才能查阅的，什么样的文件是仅特定的人能查看的。文件密级设定后才能保证文件在管理中的安全性。

2.文件和组织架构的关系。密级设定后，还需要明确文件的归属及和组织架构的关系。这一点不同的企业管理要求会有很大的差异。还要处理好文件在不同部门间的流转问题。对于电子文档来说，文件在部门间的流转一定要处理好多副本问题和副本销毁问题。

3.版本管理。电子文档一定存在一个多版本问题，版本管理的核心要素是：一个文件的所有版本应该都是统一管理的。并且要维护好分支。常用的思路是 版本名和分支名来区分文件版本。

4 .统一集中。这里有三个问题，一个是什么样的文件需要统一管理。（目前一般就是所有和业务相关的文件都要统一管理）