Lotus Notes系统在公司的应用

一、Lotus Notes 简介

　　Lotus Notes是世界领先的信息和群组软件。它是当今唯一的综合了三大核心技术的实用产品家族：世界上最可靠和最合理的客户机/服务器结构的电子邮件系统（Notesmail）、功能最强大的文档数据库、丰富的应用开发环境。这三者的紧密结合给人们带来的好处远远超出了单独每个部分的总和。当全球著名的计算机公司IBM用35亿美元收购世界软件业巨头之一美国莲花（LOTUS）公司时，IBM公司董事长兼首席执行总裁这样评论：“把全世界人民联系在一起的最好的软件，称作Lotus Notes”。可见Lotus Notes的威力。

　　1、最可靠和最合理的客户机/服务器结构的电子邮件系统(Notesmail）：每个Notes用户都能发送和接收电子邮件，并且每个Notes应用都自动具有邮件的功能。用户可通过各种各样的邮件系统和主流标准交换邮件，包括cc:Mail和MHS系统以及SMTP和X.400标准。而且用户还能建立自己的具有消息和传递机制的应用，以使公司内部各部门之间实现信息交流的自动化。

　　2、强大而灵活的文档数据库：Lotus Notes的文档数据库是一种健壮的对象存储手段，用户可通过它访问、跟踪、存储并组织繁多的信息。文档可包含任意数量的对象，其数据类型包括纯文本、RTF文本、数字化文本、结构化数据、图象、图形、声音和动画。Notes数据库中还包括向文档中输入信息的“表单”，访问信息的“视图”和可自动执行与应用有关的丰富的开发工具。Notes数据库和传统数据库的完美结合可使公司的信息资源获得巨大的增值。

　　3、丰富的应用开发环境：有了Lotus Notes，最终用户和专业的开发人员都可以创建高效的交叉平台的客户机/服务器应用。Lotus Notes提供了完整的、可覆盖大多数群件应用的模板，其中包括小组事务、客户服务、会议跟踪、状态汇报、预定服务以及其他许多方面的应用。用户可直接使用这些模板，或者根据自己的需要予以定制。他们也可用Notes数据库的基本组件，如“表单”，“视图”和“域”等，创建简单的应用。

　　Notes能让您与同事交流，进行小组间合作以及协调策划事务过程。不论您所需的信息是在您喜爱的桌面应用中还是在World Wide Web中，也不论其位于电子邮件中，关系型数据库中或是主机系统中，Notes是您查找和共享所需信息的中心。Lotus Notes内含的工作流模板可以帮您实现无纸办公，创造性地把经营过程变成流水作业，Lotus Notes会自动准确地把信息送到决策者手中。它内部集成的internet，让用户可以在日常工作中引入internet信息，并且与他人分享，简便
快捷。Notes数据库提供了一个安全的，可靠的和具有伸缩性的手段来存储、管理和分发商业信息。

 

 

二、Notes在公司的目前应用情况

　　公司于九六年七月引进Lotus Notes软件，历经二年后，Notes在公司的应用已经有了相当大的规模。Notes在公司的硬件运行环境是这样的：Notes服务器的操作系统为Windows NT Server 4.0,内存128 MB，磁盘空间4.3GB，工作站的操作系统为Windows 95,内存16MB以上，磁盘空间1.2GB以上，服务器和工作站均采用TCP/IP网络协议。目前，在Notes软件基础上开发的办公自动化系统的用户已发展到150多位，是公司所有应用系统中用户群最庞大的，用户遍及公司总部、一分厂、二分厂、三分厂、杭丽公司等。公司的Notes应用情况主要分为电子邮政，信息情报，以及Notes系统管理三大部分。

　　1、电子邮政系统

　　邮件是人们之间相互交流信息的重要手段。人们通过邮件交流思想，获得信息，协调工作等。电子邮件随着计算机与网络的出现而发展起来，已开始在人们的生活与工作中获得日益广泛的应用，它具有信息传递速度快、信息传输量大、信息传输安全、可靠等传统邮件系统所不能比拟的优点。电子邮件系统是Notes软件自带的一个功能强大的用户系统。此系统模拟了传统的邮件传递功能，使之得以在计算机上更安全、可靠地实现. 

 

邮件发送

　　系统管理员在注册Notes用户时，同时为该用户建立了一个电子信箱，每个Notes用户都可通过自己的信箱与其他用户进行信件来往，该电子信箱为用户提供了信件的接收、发送、归档等强大功能，并能为外出邮件提供签字、加密等安全功能。系统主要功能有：

　　（1）收件箱　接收其他用户发来的邮件，并可对信件再编辑或重发送出去。

　　（2）信件起草　用户可以使用此功能很方便地起草编辑一封信件，并根据自己的喜好选择不同的信件装饰头。编辑好的信件，再填上收件人的地址，便可以方便地发送信件了，没有编辑好的信件可以暂时保存为信件草稿，以后可以随时调出再编辑、发送。

　　（3）信件复本 所有发送的信件可留一份复本以待以后查看用，复本可再编辑、发送。

　　（4）信件删除 存放在信箱中的信件均可做上删除标记，放入垃圾箱内，如果有必要，垃圾箱内的文档也可回收利用，在一定时候用户也可对其作永久性删除。

　　（5）信件归档 信件可定期归档，用户可对每封信件设置归档日期。用户也可设置归档配置脚本，设置一些归档参数，如归档期限，归档数据库在本地或服务器，以及归哪些文档等等。系统每周检查文档，将到期的文档移入归档库，用户也可选取任意文档进行手工归档。对于外出信件，系统也提供了加密、鉴字等功能，保证邮件收发的安全性。

 

　　2、信息情报资料检索系统

　　这是办公自动化系统中最主要的一块，也是用户使用频率最高的一块。它包括信息情报库、档案库、文件库、企业标准库、质量体系程序库、各部门内部资料库等几个文档数据库。

　　（1）信息情报库：当今社会是信息爆炸的年代，获取信息的渠道也多种多样，看报、看电视、听广播、上INTERNET……，恐怕人们的精力不允许吧？别急，只要你进入我们的信息情报库，保准你能找到你所需的信息。信息情报库内容主要分为国内外信息情报、信息整理分析、公司图书三个栏目。国内外信息情报由公司档案信息科的信息情报员负责收集，我公司加入了CHINANET（163网），该信息情报员通过上网漫游，捕捉敏感点，将其认为有利用价值的信息下载到信息情报库中。投入一人的精力，而使公司员工都能享受丰富的信息，这就是Notes的妙处。信息情报分为广告与营销、国际互连网信息、国际经济动态、国内宏观经济动态、国内外竞争对手、企业管理信息、股份制信息、市场分析与预测、数据信息以及行业动态等几大类别，基本能满足公司内上至总经理下至普通员工的信息需求，信息情报员也可以根据用户的特殊需求增设信息类别，力求使国内外信息情报栏的内容全面而丰富。信息整理分析栏，存放的是通过对国内外信息进行加工整理分析加入了信息情报员的评论观点后的信息，以便于Notes用户在短时间内获取某一方面较完整的信息。在公司图书栏中，存放了公司档案室里所有科技图书的基本信息，如图书名称、出版社、图书号、图书分类、内容简介等，Notes用户可以了解公司现有图书，并根据图书分类和图书号方便地借到自己所需的图书。

　　（2）档案库：在企业的日常生产经营活动中，每天都产生大量、重要的信息档案资料。这些材料是企业生产经营活动的可靠依据和经营决策的坚实基础，维护档案的完整、正确是企业每个员工应尽的职责。信息档案的利用是整个档案管理的最终目的。 为了更好地把企业的信息档案资料充分利用起来，发挥它最大的潜能，管好、管活，传统的档案管理办法在档案收集、整理上等方面存在较大的缺陷。利用Notes，公司各部门将本部门各项活动中产生的有利用、参考价值的信息档案资料，从源头产生就开始控制起来，即时地通过计算机将资料输入档案库，通过计算机网络，使公司内各部门间的信息档案资料连接起来，随时得到共享、利用。具体实现方法：经办人将处理完毕的具有查考、利用价值的资料收集整理后交部门兼职档案员，兼职档案员将移交上来的资料按企业归档范围及分类方法进行筛选整理，将一项事件形成的有关资料组成一个案卷，并输入
档案库，计算机将自动给出案卷号，同时兼职档案员手工在该案卷封面上写上案卷号，这样，该案卷内容可由公司各部门共享，但案卷实物则可由产生部门继续保管，直到其移交至档案信息科。档案信息科的档案员将实物与档案库中的内容进行检查、修改，确认无误后，将其放入箱内，存入库房，并将箱号输入档案库，至此，资料归档完毕。目前档案库已经拥有公司历年来产生的档案的案卷目录，至于案卷内容，只有文字类的资料进入了档案库，其他如设计图纸、
磁带、录像带、奖杯等之类的实物还无法进入档案库，有待于继续研究。档案库包括全部档案、部门归档、档案统计分析、编研资料与制度、档案借阅、报表输出等六项内容。全部档案汇集了档案库中所有档案，在其中，既可以通过全部档案窗口进行查询，又可以在档案管理的十二个类窗口中查询。部门归档中，有各归档部门的输入与查询窗口，各归档部门可以把本部门当年产生的档案资料存放在各自的归档窗口中，以便于保管与查询。同时，所有部门归档的档案又汇集到全部档案窗口中，有利于档案室的集中统一管理。有关档案库中的案卷数，档案利用情况以及借阅情况，可在档案统计分析中查看到。编研资料与制度主要放的是档案管理方面的资料与制度。档案借阅这一块存放了被借阅的案卷、借阅人、借阅部门等记录。报表输出这一栏中可打印出所需的案卷目录及卷内目录。

　　（3）文件库：存放公司自九六年以来的红头文件及重要政策。

　　（4）企业标准库：存放有关的企业标准，包括技术标准、管理标准、工作标准等。

　　（5）质量体系程序库：存放公司的各项通过ISO9000论证的质量体系程序文件。

　　（6）各部门内部资料库：存放各部门的内部资料，与以上的信息库不同，该库仅对部门内部人员开放，其他部门人员无权访问。

　　以上介绍的信息情报资料检索系统提供了非常丰富的信息量，在浩如烟海的信息库中如何查阅到所需的信息呢？别急，我们的系统提供了多种的查询方法，可以按信息类别、按编辑日期、按信息来源、按作者、按标题等，更可贵的是Notes软件提供了全文检索功能，比如我敲入“西泠家电”，点一下“搜索”，就能从成千上万条信息中找到标题或内容中包含“西泠家电”的信息，可谓快速、简便之极。用户还能将查询到的信息下载到本机，供再编辑之用。如此庞大的信息库，供如此之多的用户使用，会不会使信息混乱、管理无序
呢？绝对不会！Notes提供了优秀的安全性，访问控制表能控制用户对信息库的
访问权限。访问级别可分为以下七类：

不能存取者：无权访问数据库。

存放者：可以放入文档，但不能读取任何内容。

读者：可以读文档，但不能增加、修改、删除文档。

作者：可以读取和增加文档，也可并仅可修改、删除自己增加的文档。

编辑者：可以读取、增加、修改、删除任何文档。

设计者：拥有编辑者的权限，并可设计有关数据库的格式和信息。

管理者：最高权限，拥有编辑者的权限，并可控制用户的访问级别。

　　对于一般的信息访问性用户，我们给于读者权限，保证了信息的安全性和完整性。

　　3、Notes系统管理

　　系统管理包括用户管理和数据库管理二大部分。

　　（1）用户管理：系统管理员承担起Notes用户的注册、注销工作。要成为Notes用户，必须先由系统管理员注册ID，用户ID是用户进入Notes的唯一钥匙。当用户调离公司，则必须注销其用户ID。公司通讯录数据库中汇集所有用户信息，系统管理员可以随时修改用户信息并将用户分组归类。每个数据库的管理员可以规定该数据库的用户访问权限。（2）数据库管理：Notes提供了Notes日志、数据库目录、数据库分析等数据库来实现系统管理员对Notes系统中所有数据库的监控。例Notes日志库中，记录着服务器上每个数据库在一段时期内的被访问情况，以及每个库的大小、使用频率等。同时，各个用户对数据库中文档的读写情况，以及打开数据库的时间都记录在这个库中。因而系统管理员就可以从这个库中了解到每个库的被使用情况以及每个用户对Notes的利用情况。

 

　

三、Notes在公司中的发展前景

　　二年多来，Notes在公司的应用还停留在信息共享、资料检索阶段，Notes的优势远远没得到充分的发挥，尤其是工作流方面，根本就没有运转起来。大家都熟悉一般公司的发文过程，首先是职能部门经办人拟稿，再交部门领导核稿，然后交相关部门会签，最后由总经理签发，经办人得拿着文稿到处跑，其间，如果核稿、会签通不过再拿回来修改，或责任人出差，从拟稿到文件签发不知得折腾多少时间。如果这个过程在Notes上完成，则不知有多轻松。我曾经就发文过程设计了一条公文处理工作流，从拟稿到文件签发各个环节自动流转，电子审批，不仅可以减少大量的人力、财力，而且缩短了发文的周期。再举个例子：大家都知道传统的会议方法，开会的人从各个工作场所聚集到一处来，面对面地交流，跑题、扯皮，最后会议在一场争论中不了了之。但如果借助Notes开虚拟会议，就可以节约大量的时间和金钱。虚拟会议需要会议召集人，并指定参加会议人员，会议召集人将会议论题通过电子邮件的方式发送至各与会者，各与会者可以各抒已见，有问题的提问题，无问题的提供答案，因为大家都在写通讯，而不是口头对话，所以闲谈时间浪费更少。基于Notes虚拟会议的另一个好处是自动会议记录，因为大家都是通过写来交流的，所有文字都已存入数据库，并可以归档保存。由于Notes可以在分布很广的网络上运行，因此它对与会者的地理位置无要求，与会者可分布于天南海北。这里就涉及Notes远程通讯的问题，目前公司Notes的应用仅局限于局域网范围内，其实你只要拥有一部电话、一台电脑，在任何地方都能访问公司Notes服务器，领导出差在外，照样能审批报告、参加会议等，好象他就在公司内一样。我个人认为：工作流的运转，不是仅靠个别几个人、几个部门就能支撑起来的，它需要公司上下的协同努力、合作支持。传统的工作模式在人们的头脑中根深蒂固，这种新事物的产生，必然改变一成不变的工作模式，大家也许有各种的畏难心理和抵触情绪，所以首先要有领导的高度重视、大力推广，其次要提高员工素质，要求员工熟悉计算机基本应用，最起码要学会中文输入，这是迈向无纸办公的关键一步。

　　Notes系统给公司Notes用户带来了工作上的便利，也提高了他们的工作效率。我相信：通过公司上下的一致努力，将会有更多的员工应用Notes，享受Notes，充分发挥Notes的潜能，把Notes在公司内的应用上升到更高的阶段，在公司内实现“告别纸与笔，迈向无纸办公新时代”的目标。