简论如何改进项目的沟通

 许多专家都认为信息系统项目的失败的重要原因是沟通的失败。沟通是人与人之间传递和交通信息的过程，对于项目取得成功是必不可少的。掌握沟通模型、沟通渠道、沟通方法、沟通类型与沟通障碍等基本知识有利于加强对项目沟通管理的认识。 

     为了改善项目的沟通，可以使用项目管理信息系统辅助沟通，建立沟通基础结构和使用项目沟通模板。沟通需要把握好一些基本原则，项目经理和项目团队应发展更好的沟通技能，认识和把握人际沟通风格，进行良好的冲突管理是冲突向有利的方向发展。 

　　那么如何在项目管理实际工作中，作好项目的沟通工作呢？ 

　　1) 使用项目管理信息系统PMIS辅助沟通 

　　PMIS是用于收集、综合、分析项目管理过程输出的工具和技术。通常用来支持项目从启动到收尾的各方面工作。 IT企业必须结合企业实际情况，按照项目管理方法论，结合信息管理系统的自身特点，让PMIS能更好地为项目管理服务，加强项目控制与项目组建的信息沟通。 

　　2）建立沟通基础结构和相关信息传递与分发流程

　　沟通基础结构是一套工具、技术和原则，为项目的信息传递提供一个基础。并通过此基础结构将相关信息流畅地、完整地基于相关流程传递、分发到各个环节。 

　　3) 使用项目沟通模板 

　　为使项目中日常沟通更容易，组织项目管理部门需要为一般的项目沟通建立一些范例和模板.(如项目章程、绩效报告等) 

　　4) 把握项目沟通的基本原则 

　　为提高沟通效率和效果，需要把握以下一些基本原则 

　　沟通内外有别;非正式的沟通有助于关系的融洽；采用对方能接受的沟通风格；沟通升级原则；扫除沟通的障碍 

　　5) 发展更好的沟通技能 

　　领导阶层要帮助项目成员通过沟通技能培训来改善沟通 

　　6) 认识和把握人际沟通风格

　　针对不同沟通风格（理想型、实践型、表现型、理性型）的人，个性化定制，采用对方喜欢的方式去沟通。 

　　7） 进行良好的冲突管理 

　　冲突管理是利用沟通技能创造性地处理项目冲突艺术。在信息系统项目中，冲突可能来源于不同方面，可能来自于项目内部，也可能来自于组织内其他项目。常见的冲突包括：进度、项目优先级、资源、技术、管理过程、成本和个人冲突等。项目经理要开发和利用人力资源与沟通技能来帮助识别和减少项目的冲突。 

　　8）召开高效的会议 

　　会议是项目沟通的一种重要形式。一个成功、高效的会议能成为鼓励项目团队建立和加强对项目的期望、任务、关系和责任的工具。