Oracle用户效率包（UPK）最佳实践

Oracle用户效率包(UPK)提供了多用户协同和内容开发平台。Alticor Inc.是一家全球公司，它为世界上80多个国家和地区提供产品、商业机会及制造与物流服务，并发现了一些使用UPK的最佳实践方法，其中包括定义标准、保证内容安全、程序库的使用和发布内容等。

 

定义标准

定义标准，确定您在模拟过程中想要做和不想做的事情——这是在创建UPK开发策略之前必须执行的一个重要步骤。自带的UPK默认设置已经很棒，但是用户可能需要定制一些设置。

 

•颜色

有一些企业可能希望基于公司的标准来定制UPK颜色配置。在这种情况下，要为作者提供一些RGB代码，让他们选择所需要的颜色，以便所有人都可以使用正确的颜色。这里还有一些问题需要考虑，例如，如果打印为黑白色，是否能够正确显示?或者，如果团队中有色盲成员，他们是否能够区分不同的颜色组合?

 

•字体样式

定义字体及字号、线宽、缩写词和屏幕分辨率也很重要。这看起来似乎有些过度设计，但是每个作者都会使用自己的偏好设置进行内容创作，缺少一致性会造成混乱。您肯定希望用户关注于关键信息且不受颜色或字号的影响，因此一致性对此是有帮助的。

 

•内容

一定要定义如何将信息显示在提示内容中，同时要定义所需要显示的信息。您是否需要加入处理信息?如果需要，那么需要详细到什么程度?如果不需要，那么需要加入什么信息?是否只需要加入记录的内容?您是否需要使用概念帧或网页?如果需要，每一个帧或网页应该加入哪些类型的信息?应该或不应该使用哪一些通用冗词?何处需要使用粗体或斜体文字?这些问题都不存在正确与否的答案，真正的决定权在于使用者，他们自己会选择最适合用户的方法;但是必须定义这些参数，使所有作者保持一致。

 

•命名规范

命名规范是实现良好组织和保持一致性的重要条件。命名规范只是规定了作者如何创建项目名称，避免发生混淆，并且使之方便查找。下面是文件命名常用的三个标准：

1.Entering Timecards

2.Timecard Entry

3.Enter Timecards

哪一个是正确的?这取决于您的命名规范。如果您希望以名词开头命名文件，那么Timecard Entry是正确的;如果您决定以动词开头命名文件，那么Enter Timecards才是正确的。考虑一下在不知道确切名称或标题时，用户会以何种方式搜索信息。只有了解您的用户，才能寻找出最简单的解决方案。

 

•规则

要确定作者将如何检入和检出话题?按话题逐个操作、按节逐个操作、单个话题还是一组话题?是否要重新组织库或概述，还是先向团队咨询?如果以团队方式进行工作?您的检查周期是多久?一旦定义了规则和标准，就要安排一位所有者对所有决策进行编写。记住，一定要在开始开发工作之前定义标准。

我建议召开工作会议，与团队一起讨论和定义标准，并将结果记录在样式指南中。您的标准可能是项目开发策略的元素之一。提前确定细节，可以避免许多工作的重复、时间的问题以及失败的可能性，并最终形成一个更加快乐的团队。

保证内容安全

默认情况下，在UPK中所有作者都有能力修改库中的文档。文件夹可以按作者或用户组进行限制。一定要仔细考虑作者访问库中文件夹的权限。其中一种方法是，先设置少量限制，然后再根据需要慢慢增强;或者，先设置较多的限制，然后再根据需要慢慢放开限制。同样，要了解您的用户和组织，再为项目作出正确的选择。

 

UPK管理员可为库中所有文件夹设置以下权限：

•列举文件夹内容

这个权限不允许作者将内容保存到文件夹。作者可以查看库文件夹中文档的名称，但是不可以使用任何编辑器打开文档，也不可以修改文档内容和它在库中的位置。作者也不能以任何方式复制文档。

•读取内容

作者可以在编辑器中打开文档，但是不能修改文档内容和它在库中的位置。此外，作者可以复制文档(包括另存)，然后将它存储在拥有相应权限的文件夹。

•修改内容

作者拥有文件夹及其文档的完整访问权限，可以执行任何操作(创建、修改、复制、删除、导出等)。

•检入与检出

在开始任何操作之前，一定要保证所有文档都已经检入，这样才能保证文档都已更新到最新状态。操作的命令是Check In All(检入所有)。

 

当作者准备开始处理文档时，他们应该使用Check Out(检出)命令，它可以防止其他人同时修改文档。当检出文档时，作者可以选择检出单个文档、选中的文档及其关联文档或所有文档。我发现，一次最好只检出一个文档，除非确定同时对多个文档进行相同的修改。

 

当作者完成文档修改时，应该使用Check In命令，它允许其他作者修改文档，且不会干扰第一个作者的工作。当再次检入文档时，要添加修改注解，使其他人了解修改的部分。

 

如果想要离线操作，则可以使用Get命令下载文档的只读版本，再进行离线操作。如果不知道离线操作的具体文档，则可以使用Get All命令下载库中所有文档。

最后，要创建正式的检入和检出过程，保证您的团队采用一致的过程。这样有利于疏通团队交流，保证高效的团队合作。

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