ERP软件的实施第三步工作可以定义为系统上线,系统上线的时间长短很大程度上会取决于项目前期工作的质量如何。如果项目准备工作比较充分的话,比如数据整理的复合规范,流程定义比较明确,需求的界定也比较清楚,这样系统上线的过程耗时就比较短。如果把这些准备和界定的工作放到了上线的时候来处理,就会造成很多的麻烦。
所以说系统上线的时候,关键还是要做好准备工作,不要打没有准备的战役。
系统上线工作往往会出现的问题:
第一,就是有时候企业对于上线的估计不足,比如该企业是2006年01月份签订的合同,于是根据各方面综合的分析,企业认为应该启用2005年年底的数据,这样系统中就会有完整的2006年的数据了。这样虽然有这方面的好处,但是如果企业的数据量很大,比如到了1月底还没有结出真正的05年底数据的话,而且每个月发生额比较大,就不适合这样来定义。应该采用1月底,甚至2月底的数据。这个意思就是说要适可而止,我见过有的企业上线的起始数据过早,造成补录数据和发生数据的大批量同步录入,降低了数据录入的质量,造成很多的对账问题,最后的选择很可能是重新上线。
第二,上线的数据必须是准确的,我的观点是,只要一天没有把数据对完,就不要开始上线。很多企业由于历史的数据原因,无法在短时间内把账务数据核对完成,就急于见到效果,匆忙上线,把数据调整的希望寄托于以后运行的期间,这样往往是即使上了线也得不到应该得到的数据,还影响了系统的运行。
第三,上线过程中一定要做好操作培训,上线意味着所有操作人员开始启用系统,进行数据的录入和单据的开具,培训不到位将面临出现错误的风险,所有操作人员必须能够独立操作系统,才可以保证上线的顺利。而且非常有必要针对性地进行培训,有可能还要包括基本的计算机操作知识的培训。建议所有的实施顾问向客户出具每个岗位的操作手册。
第四,上线期间,企业要制定一定的保障体系,比如建立考核激励机制,对于按进度完成工作的人员进行奖励,对于没有按期完成工作的人员进行处罚,奖勤罚懒手段也是项目初期应该利用的。通过激励调动人员工作的积极性,让所有人员被动地去按照规定的路线行进,然后才能养成习惯,体现项目的应用价值。
第五,上线的跨度要有控制,在一定阶段成果的时候,需要进行阶段的总结,让所有人员获得成就感,保证人员积极性和热情的持续,不要把战线拉得过长。
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