吉林石油通信公司OA实施

随着市场竞争的加剧，客户需求的多样化，要求企业不断提高对市场的快速反应能力，以质量高、时间短、成本低、优质服务来满足客户的需要。正是基于这样的一种思路，吉林石油集团通信公司根据自身发展的需要，尽快适应不断发展的市场需求。通过协同OA项目的实施，全面推进吉林石油集团通信公司的信息化建设，为企业的长远发展打下坚实的基础。

 

企业背景：

 

吉林石油集团通信公司（原吉林油田通信总站，现属正处级单位）是中国石油天然气集团公司吉林石油集团公司下属的通信运营企业。

通信公司成立于1988年9月，现有职工549人，公司下设5个职能科室，24个基层站队，遍布吉林油田的各个采油区。

作为吉林油田专用通信网的运营管理单位，通信公司担负着吉林石油集团公司、吉林油田分公司等两大公司的生产办公、职工住宅的固定电话、数据传输、无线寻呼等通信服务工作。

随着公司规模的扩大，现有的管理方式已不能准确、及时、高效地提供现有资源（如人力资源、营销、供应、财力）和管理上的动态信息。改变原有的管理方式已经成为吉林石油集团通信公司必然的选择。

 

企业目标：

 

建设一整套具有企业特色，满足企业实现办公管理现代化，实现各种管理环节的量化管理、控制需要和发展要求，使之能够更直观、快速、准确、实时地反映企业管理信息，为企业管理提供决策依据，提高现代化管理水平。

其次，要求软件商必须有雄厚的实力，能够为企业的发展提供长期持续的合作，而且软件商不仅能为企业提供一套软件，还要有先进的管理理念帮助企业建立一套比较完整的现代企业管理体系，同时，还要保证软件公司有专门的分公司或技术支持机构，以保证能够方便、及时的提供技术服务。

 

实施环境

 

操作系统：Windows 2003 Server

数据库：MSSqlserver2000

中间件: TomCat

服务器：

CPU类型：AMD Opteron

支持CPU个：1

内存大小：512MB

CPU频率：1800

 

存在问题：

 

通过锐翔对吉林石油通讯公司的调查研究，发现问题如下：

1、日常工作繁忙，手工处理工作多，程序复杂，办公周期长，办公成本高，效率低；

2、信息传递量大，严重浪费纸、电话、传真及网络等资源；

3、异地办公难度系数大，办公受空间、时间限制，无法随时随地办公；

4、分支机构、部门较多，信息不能得到充分的共享，造成信息孤岛的大量产生。

5、业务量大，办公流程较为混乱。

项目实现：

1、简单、快速、全面的处理信息

领导日常工作繁忙，如何能够及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，是领导非常关心的事情。RATHINK-OA的平台可以让工作照轻重缓急分类显示在首页上，让领导一目了然。实现领导通过设置检查下属以及任务、计划、流程等，系统即会自动提取被检查人员的信息并加以统计，推送至领导工作界面上，让领导能够及时看到所关心的数据信息，并根据相关信息制定应对策略、对资源进行调配，节省时间和成本并且能够在很大程度上提高工作效率。

2、加快信息传递速度，减少沟通成本

RATHINK-OA的网络通讯这一模块是强有力的沟通工具。使用网络通讯可以发送即时消息、发送手机短信，还可以查看消息接收方查阅信息的时间，极大的提高了企业沟通效率，降低了企业沟通成本。同时提供电子邮件、博客、内部论坛等多种沟通工具加强企业内、外的交流。同时，员工博客、计划、任务也可以实现企业内部的双向沟通，解决了企业各个部门、领域之间的沟通问题。

3、方便、快捷的处理异地办公问题

锐翔的RATHINK-OA通过对Web的全面支持，只要将服务器连接到Internet上，就可以实现全球的移动办公，而不再受时间和空间的限制。 使用RATHINK的流程管理，就可以实现企业所有流程的网上审批。各部门员工在线填写申请，自动通知相关领导。各级领导只要能联接到互联网，不论在何时、何地都可以处理各部门提交的申请，极大的方便了企业领导对企业内部业务的规范管理。

4、信息共享无障碍

通过信息交流平台实现企业内部信息准确、及时地传递，使企业部门之间，员工之间的沟通更加通畅、精确。RATHINK信息交流主要包括：网络通讯（即时联络工具）、电子邮件、论坛、在线调查、博客等工具。不仅为企业节省大量成本费用，而且使企业沟通管理更加方便、快捷、即时、准确。

5、自由选择流程模式，灵活监控流程运转

锐翔科技在长达四年的开发中逐渐实现完善了大量实用丰富的功能，长期领先于业内。数百家客户的成功应用更是其成熟优秀的表现。

首先根据调研情况为其开发了物资申请和生产管理两大功能模块。其中物资申请中的微机耗材的汇总和电子表格的导出开发完成后为其提供远程试用，在此期间又根据公司具体的实施情况做了一些改进。

实施期间根据用户的组织结构进行部门及岗位的划分，根据办公室及其它部门的办公需求进行了流程设置。

在客户试用的过程中又相继为其制作和添加了内控制度和体系文件两个功能模块.生产管理模块添加了导出电子表格功能。

同时还对工作计划，日程安排，工作任务，以及收发文流程的表单做了符合工作需求的修改。极大方便了管理员及发起者审阅者查看流程流转到哪一步。灵活设置处理人，可以根据具体用户（含代办），部门，岗位，关系（上个步骤操作者的同一部门的某岗位）设置代理，也可以根据不同组织机构的管理方式，提供了不同方式的流程流转方式，方便客户选择应用。待到流程进行到某步骤后，提醒该用户处理文件（提醒方式可自行设定为：web、RAT、短信等）。当文件被多人会签时，可自动短时间锁定该文件，防止被他人修改提交后覆盖。自动条件判断功能可根据表单某个字段的值来选择下一步流转方向。

 

项目实施总结：

 

吉林石油通讯公司OA项目的落实使企业的管理有了很大程度的改善。

1、  建成了通讯和信息的交互平台，大大加快了信息沟通速度，降低了沟通成本；

锐翔协同OA系统的应用，使企业内部的协作效率、信息效率和工作效率得到提升，在企业办公过程中，采用集中式信息处理机制，通过办公通系统把日常管理中的事务、事件协同关联起来，应用于请示、汇报、审批、项目管理、工作安排、信息传递等实际事务、事件处理中，改变工作质量，有效提升传统办公管理手段，提高了工作效率，并且节省了大量成本。

2、实现了办公流程的自动流转，加快了企业内部的运转速度，提高了办事效率；

锐翔OA系统对人力资源、营销、供应、财力、物资申请、生产管理等业务的流程进行了规范化的设计，并在企业管理网络系统中进行了设置和定义，确保企业和管理业务运作严格在制度约束下进行，使企业管理工作的规范化程度有了很大的提高。通过OA的实施、应用，提高了企业管理工作的效率.

3、建立了合理的管理流程体系

在项目实施过程中，通过对公司各管理部门反复多次的调研、讨论，参照先进的管理思想，结合企业具体情况，对企业各业务流程进行了规范化的设计，形成完整的业务流程架构。在项目实施的过程中针对企业管理工作中存在的问题，对部分业务进行了调整和优化，使管理业务流程更加趋于合理。

4、全面培训：

系统相关设置完毕后，对用户进行全面的OA应用培训，首先对管理员进行系统的培训，从各功能模块的设置到OA系统文件的备份。对用户的培训主要是流程的流转，首先让用户了解流程的流转情况，与实际工作相结合，并针对其特有的流程制作的详细的说明，使用户更容易掌握流程的使用，为以后的工作效率的提高打好基础。

 

锐翔RATHINK-OA的实施为吉林石油集团通信公司未来的信息化建设发展提供了一个统一的可扩展的平台。让他们感觉到这是真正的为用户着想的一套办公系统。

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