ERP系统中物料编码的原则和方法
[@more@]在企业信息系统的建设中,物料编码的确定往往是比较头痛的事情,因为编码方案既要考虑现实,又要考虑长远,既要考虑使用习惯,又要讲究科学规范。如果考虑不周,包含不全,编码规则就得经常修改,不仅造成工作量增大,还影响系统运行。因此,怎样制定一套完整实用,扩充性强,又能满足系统要求的编码方案,是每个企业在信息化建设中都必须解决的问题。四机厂在ERP项目实施中物料编码就遇到了一些复杂的情况,过去工厂开发过一些部门级的应用管理软件,各个部门建立了自己适用的一套物料编码,由于对数据理解的角度不同,同样物料的编码方案和规则都有所不同。经过多年的应用形成了习惯难以接受新的变化。在实施PDM系统时,为了统一全厂的物料编码,企业重新制定了一套编码方案,这套编码根据物料特征属性进行了多层分类,编码规则过于复杂,编码的难度大,虽然在图纸和PDM系统中强行使用,但没有在采购、仓储和生产过程中被应用。目前ERP系统中需要有统一的物料编码,到底是采用何种编码方案可行呢? 企业对此进行了深入的探讨和研究,提出了一些新的想法,本文就编码的一些思路和做法进行必要的阐述。
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) P# r- e0 H9 Y5 e1.物料的定义及编码的作用
. U$ I/ J; F' {; ~( }$ u首先我们要明白物料的含义是什么,根据ERP系统的通用定义,“物料”是为了产品出厂,需要列入计划的一切不可缺少的物资的统称,不只是原材料或零件,还包括毛坯、在制品、半成品、成品、外购件、包装材料、产品说明书,甚至还包括工装工具、劳保用品、能源等等的一切物料。
5 h! d8 V4 Y9 ^$ uERP系统要利用计算机来处理大规模的数据,物料编码作为关键数据是人和计算机使用所有其他数据元素的基础,它可以记录生产过程中物料的运动变化情况,跟踪物料的动向。物料数据有了规范化的编码,还能便于计算机识别和检索,便于对物料进行高效、有序的管理,便于系统对物料进行分类、检索与统计,以及便于物料信息的交换与共享,所以物料编码是 ERP系统中作为的一个关键主数据是决不可少的。但是在ERP系统中物料代码最主要的是作为物料的标识符来使用的,而不是一种描述符,因此物料编码并不要求带什么含义,最根本的是要到做唯一性就行了,即:一物一码。同一种物料,不论出现在什么产品上,只能用同一个代码;而不同的物料,那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。一般地,只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码,举例,如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成,不更换加工单位,即冲压成型后立即进行钻孔,紧接着进行喷漆,中间没有入库、出库处理,则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成,其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库,则在库存管理中为了区分该物料的三种状态,必须取不同的物料编码。
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, M* Y- T/ U( s- r2、编码的原则 / C7 c. j% E* ~5 ^% u从ERP系统的技术角度来看,并不需要编码自身表示出多少信息,也不要求有什么含义,系统只要求每项物料都有一个唯一的代号就行了,用流水号表示编码也是可以的,而且具有适应性强、弹性空间大的优势。但是通常人们认为编码还是应该有一定含义的,希望通过编码一看就知道是什么东西,编码能代表物料的一些属性。但物料的含义太多以后就会给编码带了很大的难度,因为物料对于不同的部门有着不同的属性需要,想要将所有的属性都反映到编码中去,必须考虑的众多的因素,必然使编码规则变得复杂和繁琐,编码的长度也会随着满足特性的要求而不断地延长,而有很多物料的属性还是在不断发展变化的,也是不可预测的,这样在编码中如何分类,如何给位,造成了不确定性,如果预计不足或考虑不周,将来码位不够用时,就要修改编码规则,必须将以前所有的物料编码全部清除后再按新的规则进行编码,这对系统来讲是一个致命的打击。其实物料的属性信息可以在系统中通过属性字段的描述来定义,如SAP系统中就有许多管理物料属性的字段,通过这些字段可以反映物料多方面的信息,所以更多的含义是作为属性字段放入到主数据记录中去。同时,软件系统提供了全面的检索途径,不需要仅靠编码来进行查询,所以编码只要符合以下一般性原则就行了。
7 c+ d( X5 j/ v$ g& f 唯一性l :物代码要唯一识别,不能有二意性,不能重复 Y. j0 u) i- H- W: t# `6 L
标准化 :尽量采用国际标准、国家标准和部级标准l / U/ r6 s+ y6 i
简单化l :物代码要简单明了,易读、易懂、易使用
+ x8 r4 n4 d x2 [) x4 h& C 快捷性 :有快速识别、快速输入和计算机快速处理的性能l : Q2 c# Q q8 m! I
连续性l :有的代码要求继承原来代码的特性
) b- o! B2 ~8 g0 Al 系统性 :要全面、系统地建立物代码的体系结构, 8 H- G3 }4 D1 G% A4 Y3 Xl 可扩展性:所有代码要留有余地,以便扩展。
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3、物料编码的方法 : m6 ~3 J1 o- T2 F& k当然现实中采用无含义流水号编码的企业并不多,因为没有一点含义人们是极不习惯的。从存在就是合理的角度讲,有一些含义未尝不可。简单的分类也不影响编码的编制难度,但其含义层不应该超过三个层次,不要考虑更复杂或详细的规则,在将物料的属性放到编码中去的时候,应该只考虑重要的,不变的,重要特征的属性,变动属性不应纳入编号中。 , [( v# v2 j, M; S5 S' Y3 N# g
3 p/ U* R0 d0 g1 Z7 I分类是将具有不同属性或特征的信息区别开来的过程,是确定分层与属性编码的基础。分类一般有两种方法,即线分类法和面分类法。线分类法是一种层级分类法,将数据逐次分成有层级的类目,类目间构成并列和隶属的关系,形成串、并结合的树形结构。例如,四机厂外购件分为56个大类,每个类目里有若干个中类,中类下面还有很多的小类,这种分类方法就是线分法。另一部分代码可采用面分类法,该法根据分类对象各自的特征,分成互不相关的面,面之间不存在从属关系,因而不存在交叉和重复,而且顺序固定。如产品、部件和零件,不反映隶属关系时,只按功能进行分类,可用面分法。尽量不要将物料的使用属性作为分类的依据,因为它是不稳定的,而采用自然属性作为分类的依据则比较可靠。
* }* q# N0 w, {3 Q2 r! y! T: _0 r: M, A0 G# a. C% p物料相当单纯时,只要将物料简单分类为几项即可,物料分类项目多了,就显得很不方便。若物料相当复杂时,就要将大分类再加以细分一下 ,层次不宜太多,含义也不要太多,因为追求编码的全息化将导致巨大的工作量。
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$ ~8 y# g" K/ J! U9 |2 [物料编码应尽量简短,统一,编码含义应遵循简单的原则,编码分配应遵循统一的原则。编码的目的就是在求简化,因此编号位数愈少愈好。这样可以节省阅读、抄写、输入的作业时间,增加数据处理的效率。同时,由于编码简短,在处理的过程中出错的机率也会相应的降低。因为生产控制要求每项生产活动和库存变化都记入计算机,由于处理数量很大,为了提高系统的运行效率,物料代码应尽量简短。在SAP系统中要求编码不能超过18 位。 - c" d* N) c# O! y1 R2 q/ ^2 T' K# k Q7 S6 w编码
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