【全网深度】文件管理、文档分类、容灾备份一条龙，解决你对文件管理的所有困惑和疑问

文件存储方式

文件乃身外之物，越管理越复杂，倒不如学会用搜索引擎，整个互联网就是我的硬盘。
但介于有的文件要经常用，现在也没实现网络全覆盖、稳定高速、设备普遍兼容等。而且，设备、服务提供商、互联网企业也不会那么友好。有的文件也可能在互联网上会丢失，所以下载下来。

文件存储方式可主要分为这几类：

• 网络：学会搜索，让互联网丰富资源得心应手
• 电脑：以工作文件为主
  • 个人文件和工作文件放在用户文件夹 C:/Users/Administrator ，我比较倾向磁盘只有一个区，方便管理
• 手机：以生活文件为主
  • 手机的重要数据包括但不限于：联系人、图片、便签、……
• 其他：云存储和便携设备，主要存储不常用、占用大、需要不同平台迁移的文件

目前我的文件分类如下
常用文件主要存在「电脑」「手机」等常用设备，包括图片、视频、音频、文档、项目等各类文件
不常用文件主要存在「硬盘」，因为容量大，平时用 Everything 很容易搜到
备份方面，百度网盘以手机备份为主，兼顾其他备份，注意压缩

特点	手机	电脑	U盘/移动硬盘	百度/阿里/天翼等网盘	OneDrive	冷盘	NAS
易存	QQ比较方便	很方便	较方便	较方便	很方便	不方便	较方便
易取	很麻烦	直接在本地	较为方便	死慢死慢，但适合远程调用	适合远程调用	很不方便	很方便
易管理	非常困难	非常方便	和在本地差不多	比较方便	很方便	和在本地差不多	较方便
容量	几十G	几百G	几十到几百G	4T	5G，家庭版1T	4T起步	几T到几十T不等
安全性	正常	正常	不安全	很稳定，但会偷偷删你东西	很稳定	很稳定但要收好	维护非常麻烦
费用	贵	贵	较便宜	免费	免费，Microsoft365家庭版6人500块	较贵	很贵很贵
推荐场景	适合手机特定任务，比如音乐	适合电脑特定任务，比如办公文件	适合存储常用、常在不同地区使用的文件	可以在不急用的情况下代替冷盘工作。适合手机图片备份，保存大量视频、音频、图片、文档资源等	云存储很方便，且有历史记录，适合个人文档	速度比云盘块，适合存储备份文件，比如办公文件	适合局域网团队合作的办公

电脑空间管理

空间清理指南

很多人有清理文件的习惯，但我比较实用主义，有一套符合直觉的流程来节约时间。

平时养成文件分类的习惯，不用花精力细分，只需要遵循两个原则即可：所有权分类、文件格式分类，具体见后文。

垃圾清理有用么？
正常情况下，当磁盘空间占用小于90%时，读写是完全足够的，不会影响性能。
所以我在空间到瓶颈前，不做任何清理，这是也是“去依附”原则，减少依赖
在这个习惯下，在设备的存储空间不足前，都不要去清理文件。

接下来说一下具体清理方法。
对手机来说，卸载软件是把软件本体、用户文件全部删除的，所有比较完整、方便，需要时直接卸载文件吧。
电脑的清理略复杂一些， SpaceSniffer 是一个很好用的文件扫描工具，可视化、可放大缩小、可直接对文件夹、文件操作，用这个软件可以清理一些大占用的文件，还包括回收站、系统特殊占用等。如果有占用较大的软件，可以用 Geek 卸载软件，比较彻底。
电脑还有很多用户文件，比如 QQ 微信等软件的聊天文件比较重要，但可以清理占据90%体积的图片、视频

如果这样做还不行，那就来一次彻底的清理吧，直接对手机电脑重装系统。
这个过程和清理的思维方式很不一样，这个时候你要选择留下来什么？
最好在平时记录哪些文件最重要，方便转移重要文件，在重装系统后恢复。

分区的问题

其实还有一点，大多数人的电脑空间是足够的，但 C 盘空间太少。
而大多数软件又很喜欢在 C 盘写入大量文件，造成了空间本来很大但空间不足的问题。

有的人干脆就不分区了，一个 C 盘行天下。确实很大程度上解决了在多个盘之间权衡空间的问题。
因为每个盘都预留了空间，反而造成了浪费，而且管理不方便。

但有的人反驳没有 D 盘会在电脑维修时不方便。
那可以给 D 盘留个 10% 空间。 500G 电脑给 D 盘 50G 就够了。
如果感觉太象征性了，那就对半分呗，C、D 各自 250G，会方便很多。
总之，不要给 C 盘太少的空间。

文件管理思想

文件管理的基本思想：分类直观。

文件分类的相关维度

• 所有权：我的、别人的、互联网上的
• 类型：文档、图片、视频、音频、作品、软件
• 存储：电脑手机、U盘移动硬盘、云盘QQ空间

文件分类基本方式

• 分类：用简单的方式将文档、图片、视频、音频、作品、软件等东西分开
• 收藏：如果文件不重要但喜欢收藏很多，可以用「U盘/移动硬盘/云存储」存放
• 备份：重要的文件要备份，比如个人文档、珍贵图片、相关作品
• 管理：不同类型文件可以用对应的「管理软件」，比如音乐软件、图片管理软件、数据库软件、文档管理软件等

知识分类是我在文档管理中遇到过最棘手的问题，当知识细分后必然出现归属都可以的问题。
比如「学习方法」是分类到「神经学」还是「心理学」还是「教育学」还是「管理学」呢？
这个问题伴随我数年之久，让我花费很多时间去整理文件夹，降低了我的工作效率。后来实在忍不住改革，将知识分类只简单到某个领域，比如自然科学、社会知识，个人能力，这样分类的范围就很大，有效防止了嵌套。
那学习方法就可以分到个人能力这个维度了，完美。

但完美是一时的，随着大学的来临，我有了大把自由时间写作，在不到一年时间里写了几百篇长短不一的文章。
幸好此时我使用了「VS Code」「Obsidian」一类的文件管理工具，用搜索替代了分类，减少了分类问题的发生。
但终究，大量的文章分散了很多有价值的内容，居然让我不得花费很多时间去搜索过去的文章，我迫切需要分类对他们进行聚合。

我认真思考了问题的本质，发现这不是知识细分的问题。本质上是「随笔」和「知识」在表达方式上内在性的冲突。
「知识」有自发的结构，当今科研的学科分类已经较为完善。而「随笔」的话题就非常多样且随意，需要多变的格式来表达，所以难以在「学科体系」里找到位置。
其实对于客观问题还挺好分类的，无非自然科学和社会科学的问题，而对于诸如「QQ频道的看法」就非常难分，因为我看待的角度有「商业性」「实现技术」「交流方式发展」这多个角度。
虽然学科分类比较完善，但其实在交叉学科里也有这个问题，「农学」涵盖生物、地质、经济、化学等多个学科；「人工智能」涵盖计算机科学、编程、神经学、信息论甚至商业、军事等学科，我们需要知道这种现象的根本原因是什么。

我发现这里有我们对知识分析的几个角度的变化
学科天然的的纯粹性与技术性
而社会、个人会变得复杂，文章结构变得随意、杂谈化

那在「学科」分类之外，独立出一个「分析」的分类不就好了吗？

尊重直觉

我最早的分类就是直觉的分类，比如计算机、学习、视频、音乐、文章、我的照片等文件夹。
这是比较合理的，不同场景有不同的分类，图书馆要按知识、学科分类，网站要分类程序文件、数据文件、用户文件等，你存的文件毕竟是给自己看的，要对自己分类最合适。
有一段时间我按知识领域进行分类，发现自己的文件都堆入一个文件夹，每次要翻很多次，并不方便，又回到了原来的方式。

但随着时间推移，我的文件和别人的文件掺杂在一起，我自己的文件夹里存了一堆从网上下载下来的文章、视频。
而且文件夹嵌套问题严重，找一个文件可以要翻五六层文件夹。这些问题，在后续的思考中得以解决。

所有权分类

正如 Windows 系统分为系统、User 一样，我也把用户提炼出来。
比如哪些是我的文件，哪些是别人的文件，哪些是互联网下载下来的东西。
将这个作为第一原则可以减少很多麻烦，也更能凸显重要性。

比如对我的文件进行整理，发现仅是寥寥文档，占不到几十M，平时收集最多的是图片、视频等文件，其实对我来说并不是很重要。
目前我的分类如下
个人文件
文档：自己写的 Office
收集：照片、视频、音频等
工作文件：介于自己和岗位之间的内容
项目：程序、工程等
办公：学校、公司、单位等
互联网
文章、图片、音乐、视频等

文档管理软件

前面说的两个原则，早在编程中得到广泛应用。他们名字分别是「资源管理器」和「多用户系统」。
我后续的经验，也借鉴了编程的思想。

目前采用的编辑器也改变很大，以前的 Word、OneNote 对文件格式有特殊控制，现在以更友好的 Obsidian 和 VScode 为主。@ [[文本编码]]
用库的方法管理一堆文件，避免反复打开很多窗口的问题，.md 格式兼容性很强，Obsidian 还支持引用、公式、图片插入等以及很多插件。

在个人文件中，作品因为引用很多素材，总文件夹变得很大。在编程项目中常把这些文件单独文件夹，并命好名、打上标签。
在编程中不同文件类型也是分开放置的。

因为库可以管理所有文件，如果不分类会让文件量变得很大，如果要分类会消耗很多精力。
不妨试试「扁平化管理」+「搜索」。
扁平化管理仅进行基本的分类，不浪费精力分类文件。
Obsidian 只需要 Ctrl+O 、VS Code 只需要 Ctrl+P 就可以直接搜索打开，极大提高效率。

备份与容灾

同样的10块钱，得到10块钱的快乐远不及丢掉10块钱的痛苦（损失规避）
因为得到，你会意识到你得到的是一个具体的东西；而失去，你会感觉失去了那个东西及其附属的很多可能性。

文件的备份是非常重要的，考虑到文件重要性、大小、类型的不同，采用不同的备份方式。

重要程度的分类

重要程度	举例	处理方式
不重要的	缓存、临时文件	空间不足时再清理垃圾，这类文件会随着文件整理、软件卸载、重装系统一起消失
偶尔使用的	软件工具，影视素材，文档资料	平时可以保留一份，没了再搜索下载补充即可，平时记一下名字别忘就行了
重要的数据	聊天记录历史记录、输入法、插件	每隔一段时间，尤其是在重装软件、系统时备份好
更新频繁的项目	文档、设计项目、编程 demo	本地版本管理，周期性额外备份，编程就是 Git 和 Github
个人文件	照片、视频、音频等	周期性备份，最好长期放在百度网盘之类的云端
非常重要的文件	非常重要的文档、项目、资料等	三备二介一异地，比如本地、冷盘、云盘，云可以用同步工具
保密级文件	密码、个人信息等	密码管理工具，带加密的压缩文档，@ [[加密]]

重要的软件数据，一般在重装系统或卸载软件时，需要进行数据备份。

减少外物的依赖

文档、图片、音频这些事物，究竟对我们而言意义是什么？
首先，他们的意义不一，比如我高中几千张图片，最重要的也就几十张。
其次，他们其实是记忆的一部分，而我的记忆是在不断更新的，越久远的事情越不重要。

所以我想，对于文档、图片这类电子信息，以及我能接触的所有外物，其实都不重要。真正重要的是我自己。
记忆就像是加减法，不断加入新的内容，越久远的事情越淡忘。最近的事情往往显得很重要，越远越不重要。
对于身边的事物也应该如此，每类事物从诞生开始发展，如果发展好了就会越来越复杂，这个时候可以把过去内容清掉，简化一下。就如同重装系统前，你要做的不是删掉哪些不重要的，而是留下重要的。

以后，我对各种文件的分类会越来越简化，对于没意义的内容不会去删他，而是在太大的时候留一些重要的，其他全部舍弃。
对于家庭整理，所谓断舍离也是如此。

文档的整理建议

目前来说，我在「计划」的文档整理比较好。
首先我有一个计划会列一个文件，然后相关进展会写上去，发展好了会写多一点，但后续会把前面的各种内容给简化。如果发展不好，我会把那个计划给搁置，最后给清理掉。
以后，某个知识、某个话题都会如此，以一个文档的形式更新，然后久了要么清掉历史内容，要么清掉自己（被其他话题吞掉）。

其次，对于减少对非文档的使用，包括图片、视频、音频。
多用文本替代，当然有的时候「一图胜千言」，那就整理好。
选择最有价值的内容，整理好收藏即可。对于大量的涩图、弔图、音乐、视频，只要愿意找是可以找到的，不要依赖这些内容。

只增不减的原则

2023-3-3

日常中，我们经常会下载很多图片、视频、文档、音乐，我们也会用对他们进行归类管理。
但这种管理方式，大多出于「将文件夹变得整洁」的目的，很多资料用了一遍之后就不会再用了，所以又很习惯性的给删掉了，但有的资料在需要用的时候又找不到了。

考虑到文档本身大多很小，我建议不再对文档进行管理，全部留着，除非对于过大文档进行删除。
对于音乐、视频、图片，放到需要的文件夹就好。