项目管理与工具的融合

一、引言

在当今的信息化时代，项目管理的重要性自不必多说。项目管理，成了本世纪的最主要的管理方法手段之一。企业的发展与社会建设都离不开项目管理。

二、项目管理内容

根据PMP的观点，项目管理可分为九大知识领域（详见PMP站点及《项目管理知识体系指南》）。

三、项目管理工具

古人云：“工欲善其事，必先利其器”。项目管理工具对我们的项目执行与控制具有非常重要的意义。

对于项目经理，项目本身就有很多事情要处理，如监控项目情况，分析问题，解决问题等，因此，不能要求项目经理花大量时间在工具的使用的学习上。工具最重要的作用就是能给我们管理项目带来效率和方便。

目前，项目管理工具在数量上极多，特别是IT行业。因此，要选择适合自己以及项目团队的，要考虑自身的实际情况和真正需求。好工具还需要根据个人的思维习惯与个人经验来选择，才能发挥出工具的优势和作用。诚然，工具本身不是万能的，重要的是项目管理的方法与管理理念，但是如果有优秀的、便捷的工具来辅助我们的项目管理工作，将会起到事半功倍的效果（也许有人对此不屑一顾，认为工具并不重要。是的，对于武林高手而言，兵器并不重要，功力达到炉火纯青的境界时，无招胜有招，牛人自有牛办法）。

以下就谈谈我常用到的一些工具。

1.1  整体管理与监控

项目综合管理 Project 2007

MS Projects是很优秀的项目管理软件。主要应用于项目规划，进度计划，任务分配，WBS，成本控制等方面，对项目生命周期的全面管控，以及对项目各阶段的跟踪和里程碑检查。

在线管理工具 Araxis Ketura

在项目管理和问题追踪方面的一个令人耳目一新的工具软件。用于组织工作，追踪时间，管理客户需求及其他事项。它可用来规划和在预算内按时完成团队计划。

Ketura是一种独特的项目管理软件。可以组织工作，追踪时间，管理用户需求及其它事项。帮助您提高团队工作效率。可以组织工作，安排时间。管理客户需求和其他事项，可用来规划和在预算内按时完成团队计划。
Ketura 适用于整个团队，而不仅仅是项目管理者。

项目报表

进度报告，成本分析表，资源分析表等。提交给领导审阅的各项项目情况。

1.2  需求与范围管理

可以考虑 Telelogic DOORS。需求跟踪矩阵可以帮助我们提升需求管理的力度。

 

1.3  资源管理

跨多个项目充分利用资源
为了最大限度地提高盈利能力，企业需要将其最好的资源用到适当的项目上。然而，分离的流程和系统很难轻松地识别和快速部署适当的员工、承包商或设备。
Oracle 企业项目管理系统为你提供了对整个企业的可视性，因此通过迅速将项目资源需求与企业技能人才相匹配，可以优化资源的利用率。你可以查看所有项目的资源需求，并快速确定最佳的匹配。通过将员工安置功能直接交到自己资源的手中，让他们能够个性化地访问自己的进度、技能组合和空缺职位，来进一步提高资源利用率。
通过简化部署流程，Oracle 企业项目管理系统减轻了企业的管理工作。对于跨多个业务单元共享资源的行业（如专业服务业）来说，只有Oracle 企业项目管理系统能够无缝地管理像转移定价和多种货币这样的复杂事务。
Oracle 企业项目管理系统使你能够在企业、项目或资源层次上监控资源的利用率。通过提供对资源趋势的可视性，Oracle 企业项目管理系统能够帮助你最大限度地提高资源利用率和盈利能力。

1.4  沟通与协调

项目经理每天在沟通、项目团队成员之间的协作、配合上的花了不少时间。包括项目沟通，资源协调，以及查看报告，与客户/领导、成员、项目干系人等沟通，会议，访谈等。因此，需要日程表或事务提醒工具来辅助PM安排每天的项目事务以及个人时间的管理。

沟通的方式包括：QQ/MSN，邮件，电话，视频会议，网络视频等。

OrgScheduler Pro   是一款完整的日历/计划日程安排系统。带有多种外观，感受风格选项和布局。

TurboNote也不错。

笔记、会议速记，临时信息的记录可以用MyBase小工具，个人感觉还挺不错的。

1.5  问题与风险

风险管理是项目管理中的重要内容。风险需要管理，需要跟踪和监控，降低风险系数，而不是回避。风险管理包括：规划风险管理，识别风险，风险定性分析，风险定量分析，规划风险应对，风险监控。从风险识别、风险量化以及探究风险影响的风险控制。

中心是风险管理过程的四部曲，外围是在风险管理过程中发生交互的相关信息。

风险识别一般来讲，是一个反复进行的过程，由项目主要成员、企业风险管理小组分头进行，来尽可能地识别出项目可能存在的风险。

企业风险管理(ERM)

企业风险管理(ERM)是一套系统化的方法，用来管理企业面临的各种风险。包括内部环境、目标制定、事项识别、风险评估、风险反应、控制活动、信息和沟通、监控等8个相互关联的要素，贯穿在企业的管理过程之中。

　　美国损失控制协会的统计显示：未设置风险管理系统的企业，70%在遭受巨灾后5年内会结束营业；而已建立风险管理系统的企业，在面临损失事故时将具有更大的竞争优势。

 

1.6  团队管理

主要涉及虚拟团队管理，项目外包团队的管理。相关的技术方法有：Gantt 图、实现资源调度、解决资源配置、分析关键路径等。关注：项目成员协同工作，任务反馈、绩效考评。

现在的软件产品开发（项目开发），不再是一两个人的小作坊能生产出高质量的产品出来。PM也不可能像以前的包工头一样，把任务布置下去，每两天过来看看就行。PM必须不断地跟进和监控，风险识别和分析。对代码质量进行抽样检查。团队的协作非常重要。

实时协作
项目已经变得日益全球化，这就需要在跨多个地理区域的团队成员、合作伙伴和客户之间进行很好地协调。然而，倘若各方都提供多个流程和系统，那么协调各种不同的利益来实现共同的项目目标会变得更加困难。

Oracle企业项目管理系统通过确保分布在全球各地的团队成员能够利用最新的项目信息（如项目健康状况、预算超支和进度拖延等）进行工作，从而节省了时间，并减少了可能导致高昂费用的错误的发生。一个统一的安全工作空间为你的团队建立了共同的基础，同时为每个人提供了自己的个性化项目视图。只需在Web 或企业内部网上点击几下鼠标，就可以轻松地更新进度和项目日期。

Oracle企业项目管理系统使你能够轻松管理所有文档和可交付项目。你还可以就项目问题和项目变更情况与他人协作，以便快速解决问题。利用面向整个项目团队的结构化工作空间，Oracle 企业项目管理系统通过个性化地交付及时的项目信息，加强了协作和交流，并最终提高了客户满意度。

1.7  文档管理

与项目有关的合同、图纸、报告、文件、照片、音像、模型等各种各类纸介质和非纸介质信息。各类项目文档，包括管理方面的和技术文档类和方案等。归档，管控，形成组织资产库。

项目代码管理可以借助于TortoiseSVN。配置管理 VSS。

1.8  其他工具

Axure RP Pro 5.X系统原型制作工具。

Microsoft Office PowerPoint。对PM来说，手上准备一套或几套有吸引力的模板，在项目中很有必要。

飞鸽IPMSG.exe 同事之间传个文件什么的，贼快。

UltraEdit。是 NOTEPAD 绝佳的替代品并远远超过后者，它支持无限的文件大小，100,000 单词的拼写检查器，完整的 HEX 编辑功能，供程序员使用的可配置句法高亮显示，以及列编译等功能。UltraEdit 拥有您需要的所有特性。

流程图工具Visio 2007

设计建模工具、UML方面, Rose、 EA都不错，根据个人喜好即可。

数据库设计PowerDesigner。

Xmind / MindManager以及相关的模板。想成为一名优秀项目经理，要掌握思维导图的理念以及工具的使用；它用于项目成员之间的思维碰撞，小组座谈会，小组讨论，头脑风暴。给项目成员分析，分享你的想法，进行问题讨论等。

还有一些其他的小工具，例如Welernear.exe。或许能给各位帮上的点小忙。

对工具的融合。通过把诸如Primavera 和MS Project等项目管理软件跟MS Outlook整合在一起，项目成员将能够直接通过MS Outlook管理和报告由MS Project生成的进展情况以及花费的时间等项目信息。另一方面，根据项目特点和实际需要，对工具进行选择性地使用，以充分发挥这些工具所带来的便利。

对于项目管理，要在管理工作中对善于对各种工具的使用进行必要的总结。并进行必要的版本升级和功能完善，让这些工具发挥出对项目管理的促进作用。如果一个项目经理具备了全面的项目管理知识和经验，又能真正用好上述这些工具，那么项目管理的质量与效率是不可想象的，由此产生的价值也是巨大的。