商业MIS系统中成本核算方式的选择

 商品流转管理是商业MIS系统的基础功能之一，其中关于销售成本的核算是非常重要的一个构成部分。它通过对销售成本的计算，给出有关销售毛利的数据，为经营管理提供基础依据。传统的以手工方式处理的成本核算方式，在核算的深度上和实效性上都不能满足现代商业管理对经营的要求。在实施商业MIS系统的情况下，采用什么样的成本核算方式，才能与单品管理的要求相适应，满足单品流转管理和经营分析的需要；特别是在连锁经营中，采用什么样的核算方式，以及如何在计算机流转管理系统中实现这些方式，是业内人士关心的问题。本文介绍一些体会，供读者参考。

传统手工处理方式下的核算方式

这分为两类：
一是进价核算。其中又细分为：进价金额核算和进价数量金额核算。
二是售价核算。其中又细分为：售价金额核算和售价数量金额核算。
通常，零售主导型企业，如百货业采用售价核算方式；批发主导型企业采用进价核算方式。售价变化频繁或进货与销货的数量计量误差较大的行业，如蔬菜、副食等行业也采用进价核算方式。
分析起来，以上核算方法中，主要是售价金额核算和进价金额核算被传统管理方式下的商业企业所普遍采用，有以下几个原因：
1、与零售企业大多采用的“三级管理、二级核算”的管理体制，以及“小组实物负责制”的管理方式相适应。
在上述管理体制下，商品的进、存、销流转过程主要是在商业企业的二级核算单位即商品部进行的。上述核算方法通常以实物小组或商品部所经营的商品为一类，进行销售成本核算，计算经营收入和毛利。
2、这些核算方式是手工处理条件下的产物。因为在没有计算机技术的情况下，面对较大的商品品种，单靠手工是不可能完成单品成本核算这样的工作量的。
售价金额核算方式中，主要借助于“差价账”和“综合差价率”进行销售成本和毛利的计算。该方式下求出的销售成本和毛利，是以一个柜组或商品部为一个统计单位的综合销售成本和综合毛利。并且，在大多数情况下，只能计算出一个记账周期内的综合销售成本和毛利。如此以来，才使手工计算成为可能。
进价金额核算方式亦相类似，同样是以一个柜组或商品部为统计单位，针对该柜组或商品部所经营的商品，整体上计算其销售成本和毛利。由于这种按柜组的进价金额核算不便于对销售收入进行精确的控制，故只好借助于“进价成本”和规定“综合毛利点”的方式，对柜组或商品部的销售进行控制。之所以这样处理，主要原因仍然是为了减少处理的计算量。
上述手工处理过程，非单品的售价金额核算和进价金额核算，有如下不同的适用性：
从商品进、存、销整个流转过程看，售价金额核算方式便于对流转的末端环节销售环节进行控制，而不便于对进货成本进行管理控制；相反，进价金额核算则便于对流转的初始环节即进货进行控制，而不便于对销售环节如销售收入进行管理控制。前者适用于售价单一并且变化频度低的商品，如百货、服装等；后者则适用于有多个售价，并且售价变化频度高的商品或经营业态，如蔬菜、副食之类的商品及批发企业。
上述核算方式的不足之处，显而易见有如下两点：一是销售成本和毛利不能量化到单品；二是不能计算出即时的销售成本和毛利。
这就制约了商品经营的进一步细化分析和管理，从而不能满足现代商业对经营管理的要求。


计算机管理条件下的商品流转核算方式

在商业自动化系统功能设计中，一个基本的目标要求是实现“单品管理”，这是业内人士共知共识的。单品管理包含一个商品在进、存、调、盘、销整个流转环节的全部管理，以及在此基础上的进一步分析。从这一根本变化出发，重新审视物流过程的管理，可以导出许多新的管理方式和管理内容。对核算方式的改进，是其中一个重要方面。
笔者认为，在实现单品管理情况下，采用“单品进价核算+售价控制”的方式为最佳。在商业自动化系统的应用推动中，有时用户会询问系统中核算方式采用的是售价方式还是进价方式，这是一种认识误区。单品核算的实现，使原来意义上的售价金额核算变得没有意义。因为单品的进货成本很容易查找，可以很方便地算出即时的销售成本，故不再需要差价账，也不需要再求“差价率”，可以直接求出确切的毛利。所以从本质上讲，单品核算即进价核算。同时，由于单品管理的实现，原来的进价金额核算中存在的不能准确控制销售收入的漏洞问题已不存在。在这些年的商业自动化实践中，大多数的系统都采用了单品进价核算方式，说明了其存在的合理性和科学性。
采用单品进价核算有如下好处：
1、易于掌握进货成本；
2、易于处理销售退货和返厂退货时的进货成本和库存成本调整；
3、方便销售成本和毛利的计算；
4、方便单品的经营分析。
在商品的经营属性中，“进价”和“售价”是两个最重要的属性。商品流转的全过程中，前半程多与“进价”有关，而后半程多与“售价”有关。在处理流转的计算机系统中，应该是全面地描述和处理它们才是合理的。商品的售价库存是该商品预期实现的价值指标，它对销售收入、盘点有直接的控制管理作用。所以在系统中，应该有完备的售价库存管理功能。在销售收入预测和统计、库存周转等分析中，售价管理的作用是主要的。对一个柜组或一个门店，考核其营业业绩的最重要指标包括销售收入和库存，所以，系统中应该体现“售价控制”功能，才是完整的。
以单品进价核算为基础，辅之以售价控制的管理方案，综合了进价和售价管理对于流转过程不同阶段的适用性，可以为用户提供完备的、多角度的管理控制功能。

“单品进价核算+售价控制”方案在连锁经营中的使用

在连锁经营中，其商品的流转过程是分别由配送中心和门店两部分职能部门承担的。即配送中心承担了商品的采购进货和大部分的库存管理；连锁门店承担了部分库存管理和商品销售。根据前面对单品进价核算和售价控制的有关分析，很自然会得出如下的方案设计：
1、配送中心采用单品进价核算，库存管理以进价库存管理功能为主。
2、连锁门店也采用单品进价核算（因公司整体上是单品进价核算），但库存管理以售价库存管理的功能为主。
配送中心的主要业绩指标包括进货成本控制、进货资金的周转率等与进货有关的内容，加之配送中心往往有对外批发的功能，这些均决定了它采用进价核算的方式是方便、合理的。
连锁门店的主要任务是提高销售业绩和管理好门店的商品库存，并减少丢失。其业绩考核指标主要包括：销售额、商品差错率。这些决定了在门店采用以售价控制管理为主的功能是合理的。各连锁门店的价格是不完全相同的，要贯彻连锁经营中的“统一价格管理”这一原则，也要求对门店进行以售价为主的控制。
无论是直营连锁门店还是加盟连锁门店，只要是参加连锁公司统一核算的，其库存的管理应该由总部/配送中心负责。其库存金额分别有进价库存和售价库存两种。全体门店进价库存与配送中心进价库存之和即为公司的总进货成本。每个连锁门店的销售成本，采用同样的单品进价核算方法计算，其销售成本之和即为公司的总销售成本。
在连锁经营的计算机管理信息系统中，为每个连锁门店建立单独的成本核算功能，并对其实现毛利进行单独考核，可以加强对门店的综合管理。