到年底了,大家估计都要写年度总结了,但这个PPT不是那么好写,即使只写一两页,也并不是那么容易。
PPT作为呈现业绩的主要方式,是职场人士需要掌握的一个技能,特别是对于管理人士,那就更重要了。
现在讲PPT方法论的很多了,但大道至简,我这里只给你展示一页PPT范例,如果你能理解其精髓,举一反三,那一定能提升自己的职场表现力。
总体来讲,要写好总结PPT,要符合“四个标准”,遵循“两个原则”。这里先讲“四个标准”,即方向准确、标题清晰、架构严谨和描述有力:
1、方向准确
每页PPT的主题内容要跟组织的战略尽量相关,不管你处在什么样的部门,就是在最不起眼的维护等岗位,也要寻找这种相关性,因为如果不是别人关注的,就会弃之如敝履。
很多人的总结PPT写不好,根子不在形式而在方向上,比如你会认为自己在做的工作对于组织很重要,但很多情况不是,这也是OKR在创新领域兴起的原因,即要随时随地保持个人目标与组织目标的一致。
在示例PPT里,快客产品目的是为了让数据直达一线,看起来似乎很普通,不就是开放数据嘛,但只要跟组织的目标匹配,意义就大了,比如这里“网格化改革”属于公司的战略,而为一线减负是这项战略重点关注的内容。
因此,即使你由于各种原因只花了10%的精力在公司重点关注的工作上,那你也只能写这10%,放弃那90%,在PPT上讲苦劳是无力的,而有了放弃的痛,才会更深刻的领会组织的目标,而总结PPT是这种矛盾和冲突的放大镜。
2、标题清晰
每页PPT只能表达一个主题内容,一般用简单明了的标题点明,标题既要有一定的高度,也要有具体内涵,否则会显得空洞无力,比如这里的“百万标签下网格,数智能力到一线”,不仅是有高度的,而且是具体的。
为了降低理解门槛,PPT的标题要能一望而知,即标题中的任何一个关键词,都处在上级的专业认知范围内,或者就是一个常识,任何一个不在领导认知范围内出现的名词都会极大影响其对这页PPT的理解,进而对PPT的内容产生怀疑。
搞过公众号的都知道,坏标题毁一生,这个道理也适用PPT,在PPT页数很多的情况下,能留给领导的往往就是一个清晰的有观点的标题。
3、架构严谨
有了正确的方向和吸引的标题,接下来就要搭建PPT的信息框架,也就是如何更好的展开描述。这个时候就要遵循金字塔原理,即“自顶向下,分层结构,相互独立,完全穷尽”等原则,结构化让人表达事物的时候有逻辑,够全面,而所有的领导都是被结构化思维训练出来的,你需要用PPT的结构化来适应上级的思维方式。
示例PPT遵循了这个原则,基于主题内容,从普及程度、使用规模、取数效率及业务价值4个方面了描述具体的贡献,这些贡献之间还有一定的逻辑关系,比如从用户规模(XX%渗透)到使用规模(增长XX倍),从管理价值(流程缩短)到业务价值(效率提升)。
4、描述有力
信息架构完成以后,需要针对每个模块进行具体描述,要遵循三个原则:
第一,言简意赅的说清楚采用的手段。切忌太技术的语言,这个示例PPT的子模块没讲手段,直接讲效果,那是因为快客产品就是手段,而且唯一,不再重复说明,但一般都要讲,比如下面这个总结PPT,在讲节能的效果时,提到了符号关断、载波关断等创新手段,只讲效果不带手段,一般很难让人信服。
第二,用数据说清楚业务效果。能量化的尽量量化,不能量化的要用其他方式来证明价值,比如获奖,示例PPT的说服力在于全部用数据说话,并且采用比较的分析手段,比如场均业务量提升XX%,而写绝对值一般是没有力量的,除非这个绝对值有特殊的含义,比如双11交易额突破XXX元。
第三,图文并茂让人印象深刻。在描述每个模块具体内容时,一般都辅之于相应的图表说明,一方面人对图形化的表达跟更容易接受,这在进化学上有依据,另一方面有些内容无法用文字表述清楚,描述业务发展过程用趋势图就很合适,再有就是全是文字的表达会让PPT失去美感,因为人皆爱美,否则就不需要艺术了,PPT是一种工作艺术,即使是纯粹形式上的。
以上四个标准可以确保总结PPT在形式上表现完美,也是能在短期内提升的,但大多数人的总结PPT还是难令人满意,因为好的总结PPT还要遵循两个原则,即“说人话,言有物”,这是好PPT的根本,也是最难的。
1、说人话
总结PPT不是给自己看的,而是给别人看的,其需要在有限次接触的前提下解决上下级之间的信息不对称问题,为什么是有限次呢?
因为如果上下级每天都可以见面,那信息不对称问题可以通过频繁的沟通解决,比如你的办公室就在下属座位的旁边,下属有问题直接跑过来跟你讲就可以了,不需要PPT这种东西,但假如下属需要向部门或公司老大汇报,那就需要正式的PPT形式,因为只有有限次机会,留给后续解释的机会不多。
在有限次接触机会中,第一要务就是确保老板能理解,PPT要能切换到老板熟悉的语境。比如给一位业务出身的老板汇报IT技术方案,就要善于用业务的语言表达要做的事情,只讲业务价值,输入和输出,不多讲过程。
但即使你知道了切换语境的道理,也不代表就能写好,因为要从你的语境自由切换到老板的语境,前提是对PPT的内容有本质的理解,但你写在PPT上的内容,不管是你做的,或者是你让别人做的,不一定都是你真正理解的,没有真正理解就很难切换语境换种说法。
有点能力的老板,一般都会有些完美主义的倾向吧,比如对不懂的东西刨根问底,这让不求甚解的下级管理者很不适应。
2、言有物
如果你做到了以上所有,仍然写不出领导需要的效果,那大致有三个原因:
第一,你做了很多事情,但的确不善于总结,所谓的做了100分的工作,但仅写出了20%的成果,但这种情况其实不多,怀才不遇其实很少。
第二,你认为自己做了很多事情,但由于格局太小,比如都是螺丝钉的工作,因此总结出来的效果很难上得了台面。
第三,的确没做出什么值得show的工作,比如日复一日的取数。
要能够让年终的总结PPT言之有物,首先要确保工作的价值和意义,这个前面已经讲过,做正确的事比正确的事重要的多。
可以做这么一个思想实验,在开始一项工作前,就把总结PPT写好,把所有能想到的效果都写出来,如果你都想像不出几个上得了台面的效果,那可能就要斟酌下干这个事情的必要性了。
其次就是要把工作做深做透,总结能写多少效果取决于工作的深度,因为越有深度就越少人能够达到,就越可能得到差异化的结果,也就越能言之有物。
就拿取数来讲吧,如果只是用SQL从常规的一些表里提取些数据,那总结的时候就会言之无物,但如果你深入一点,想着如何把取数做的快一点,比如优化一下宽表,那可能总结的时候就有点料了,如果再深入一点,从被动接收取数到主动帮助业务去做些分析,那么总结的时候就可以讲业务的故事了,那格局就上来了。
因此,上级如果抱怨你的总结写得不好,要先想想到底是自己真的有货不会写呢,还是没货写不了?
如果没货,就多反思自己问题所在,如果有货,就多看看这篇文章,希望我的分享于你有帮助。
为什么我说OKR与KPI没有本质区别?(万字长文解读) by 大鱼先生
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