Excel项目管理工具

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Excel强大的表格功能在项目管理中同样具有大用处,作者通过在实践中实际运用Excel进行项目管理的经验,简单介绍Excel在项目管理中的应用。

本文主要介绍Excel如何做项目计划和项目进度跟踪,项目计划和项目跟踪是项目周期中最重要的环节,无论是几个月的小项目,还是几年的大项目,计划和进度始终是保证项目正常推进、按时交付的重要手段。因此清晰合理的计划、实时的项目跟踪为项目制定目标并保证目标的达成。Excel的表格和公式、以及表格的样式可以非常方便的描述清楚项目的情况,本文以如下图所示简单的项目计划模板,来讲述excel在项目管理中的应用。

项目分解

项目分解功能类似于MS Project的WBS,用于将项目的功能或任务分解成小的功能或任务,同时结合Task列的缩进,更能明显的看到任何的层次关系,同时可以使用Excel的“分组”功能,实现“折叠”效果。如果你使用的是Excel 2010,可以在“数据”->“分级显示”->“创建分组”->“自动建立分级显示”,效果就如上图所示,你可以在最左边看到分级的按钮。

项目分级不仅可以将任务拆分成小任务,而且子任务的进度、完成情况等都将影响主任务的进度和完成情况,并且这个过程不需要人工计算、而是通过Excel的公式,实现自动的计算。因此项目的分级不仅可以了解子任务的进度而且可以根据子任务的进度自动的反应主任务的进度情况。

项目计划

项目分解完后,每个子任务都有相应的负责人,并且有计划的开始日期(Start Date)和结束日期(End Date),并且会自动计算出预计的自然日(Day(s))和工作日(Working Day(s)),工作日是使用了NETWORKDAYS公式完成,只是这个公式无法计算节假日。通过各子任务的计划安排可以推算出主任务的开始日期和结束日期,主要使用Min,Max公式就可以了。比如主任务的开始使用应该是所有子任务的最小日期,而主任务的结束日期应该是所有子任务中最大的日期。

另外excel还可以做出甘特图的效果,如下图:

甘特图的效果是excel中同样可以自动表示,并且是根据项目的开始日期和结束日期自动“绘制”。这里就用到了excel的“条件格式”功能,它可以自动的根据开始日期和结束日期调整甘特图,避免大量的单元格的样式修改。



项目跟踪

项目的进度由完成百分比来表示,主任务的完成百分比是根据子任务的完成百分比Ri X 项目预计天数(自然日)Di  / 所有子任务的预计天数(自然日)和。另外,为表示项目实际进度与预期进度的关系,还有一个Deviation列,用来表示实际进度与预计进度的偏差。其原理是,当前时间如果大于预期结束时间,则表示超过期限,那么偏差就是实际百分比-1,这个值可能是0%或负数,分别表示已经完成或有延期;否则就看当前时间是否大于预计起始日期,表示是否在预计的时间内,如果是,则用实际完成的百分比-按实际时间计算得出的预计完成百分比((当前时间NOW()-计划起始日期)/(计划耗时天数(自然日))),如果不是,就为0,表示还没有开始。

综述

excel文档可以方便的运用公式、表格、格式化等方式,直观的表示出项目计划和进度,并且可以清楚的了解进度是否延期、与预期的差距,可以实时纠正做出调整,保证项目顺利完成。

模板:Project Plan Template.xlsx

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