小数据检索 解决电脑文件的查找问题

凡是电脑使用者，都有这样的经历：明明文件就放在电脑上，翻遍了文件夹就是找不到，或者就是找到了，打开了文
件，再查找相关内容也是浪费了不少时间。小数据检索就是为了帮助大家提高工作效率，降低工作强度而开发的，可
以帮助使用者快速找到所需要的资料，马上显示资料内容，立即定位关键词所在位置，把你需要看到的内容推送到你
的面前。比如我要查找张三这个人的信息，选择excel或word数据内容或选项，输入关键词：张三，然后点击数据文件
检索按钮，软件会自动检索出所有包含有张三的文件，并自动把文件打开，自动显示张三的相关信息，如果检索出有
多个文件，它只会显示第一个文件内容，如果要显示其他文件的内容，只需点击其他的文件名，如果需要显示文件中
的其他内容，可以点击关键词清空按钮，然后再点击左上部文件区的文件名；也可以在软件上面选择显示全部内容选项，
再点击左上部文件区的文件名，或者再输入另外的关键词，再点击左上部文件区的文件名。
      文件怎样数据库化，理论上所有格式的文件都能实现数据库化，从而实现按文件名和文件夹名进行查询，按数据
内容进行文件的查询，目前仅仅限于后缀名为XLS、XLSX、DOC、DOCX、WPS、ET的文件，软件对WPS用户和OFFICE
用户都是适用的，只需要在文件数据库化前，在软件左上角处选择您电脑上安装的是WPS还是OFFICE软件，然后拖
动文件到文件区，就能实现文件数据库化了，拖入文件允许同时选中多个文件进行操作，还可以将文件夹选中，能实
现文件夹中的文件及子文件夹中的文件批量导入。如果在软件上方选择数据库文件模式选项，文件区显示的就是数据
库中文件的名字，它可能与您真实的文件名有所企别，因为它去掉了一些特殊字符，表格类的文件取名规则是工作表
的文件名+工作表名，所以表格类的文件可能一对多的关系，有数据的工作表都会变成一个文件，空白工作表将自动
忽略掉，相同文件因此可以多次上传，选择文件夹原文模式选项时，您就能看到文件源自电脑上的哪个文件夹。
       文件检索系列1：选择文件、目录、标题选项，输入关键词，再点击数据文件检索按钮，如果这个关键词包含在上
传文件所在的文件夹中，或者是文件名字的一部分，对于表格类文件，如果它就是数据标题的一部分，那么这些文件将
被检索出来；如果您检索出来的文件数量多，您可以输入二个关键词，选择并且AND的关系进行检索，这二个关键词
可以都是文件名的一部分，也可以各是文件名和数据标题的一部分，还可以是文件名和目录的一部分，这样您检索文件
唯一性的概率会大提高；如果您前面选择的是excel或word数据内容选项，那么仅仅检索后缀名为XLS、XLSX、ET、
DOC、DOCX、WPS的文件，如果里面的内容包含有这个关键词，那么这个文件将被检索出来，DOC、DOCX、WPS
的文件按每60个字符为一行进行拆分，如果这个关键词正好被拆分成二行，有可能也是查找不到的；这里同样会出现一
个关键词检索出很多文件或者很多行的现象，用二个关键词选择并且AND的关系进行检索，不仅减少文件数量，对于表
格类的的文件来说，二个关键词对应的行数也会大幅降低，真正实现快速提供您想要的资料。
       文件检索系列2：当您的表格类文件很多、表格中列的数量很多时，关键词检索可能会出现速度下降的情况，这时
就要用到标题内容检索选项了，选择这个选项后，我们不仅需要输入关键词，还需要输入关键词所在的列标题的一部分，
 这时检索 的速度就会得到很大的提升；检索表格类文件时，切换成文件夹原文模式时将检索不到你所需要的文件，如
果检索出来的文件多，这时可以选择按选中文件检索模式，清空关键词后再次输入关键词，或者直接修改关键词，对文
件区的文件进行再次检索，这样检索出来的文件可能与二个关键词用并且AND的关系检索的一样，但速度将更快。AND
的关系必须需要二个关键词，一个关键词不能用并且AND 的关系，但或者OR 的关系关键词可以有多个，可以同时批量
来检索文件。选择直接打开上传原文模式时，不能进行文件的检索，只能打开相应文件，因为仅仅是后缀名为XLS、XLSX、
DOC、DOCX、WPS、ET的文件才保存了文件的文字和数据部分，图片部分就没保存，其他格式的文件只是保存了它
的文件名和文件途径，它的功能就是用来打开电脑上的文件，如果它的路径和文件名没变化的话。
      关键词输入：关键词的输入方法有四种：1、手工单个输入，在关键词区手工输入，然后点击上面一行或下面一行
进行保存，注意只有这样操作后，才能进行检索；2、关键词文件批量导入，将关键词保存在后缀名为XLS\XLSX的文件
中，第一列是需要检索的关键词，第二列是关键词所在列的标题，标题为空则默认为TXT，TXT是DOC、DOCX、WPS
文档的标题，点击关键词文件导入按钮，选择相关文件实现批量导入，批量检索时关键词字符数尽量少，比如导入的是
企业名称，系统会问是否只取第四个开始的四个字符，因为检索语句过长，系统会出错，导致检索结果不正确。3、关
键词选择导入，点击文件区文件，再双击关键词区会出现一个选择框，里面分三个区域，最上面是相应文件数据标题，
中间依次是 上传时所在文件夹的拆分项、文件名及文件夹，最下面是曾经选择使用过的项目，如果此时您选择的是红色
定位显示选项，可以双击下面数据区，这时选择框分成二个区域，上面是相应行的各个数据下面是曾经选择使用过的项目，
这样可以极大地提高关键词输入速度，如果您需要将数据区的数据复制粘贴，双击该行时就已经复制好了，此时就可以
直接粘贴到需要的文档里，注意表格类的数据复制的是一行的数据。双击关键词区需要输入或修改的地方，点击选择框
的内容，关键词会出现在相应区域，然后点击上面一行或下面一行进行保存，然后再检索。点击软件空白区，选择框将
会消失。四、如果设置了常用关键词，这时如果双击软件空白区，再点击关键词区，会出现常用关键词，可以用来输入
常用关键诩。
      关键词标注：在软件上方选择红色定位显示，右边区域选择只标注第一个选项，点击文件区文件，第一个关键词在
数据区中按先行后列的顺序进行检索，将检索到的第一个关键词所在的位置标红，方便软件使用者查看；如果在右边区域
选择全部红色标注选项，点击文件区文件，将把关键词所在的所有位置标红，如果表格类文件数据行和列很多的话，可能
会导致速度有点卡，因为它有个逐行逐列检索的过程，所以系统缺省状态为全部不予标注；如果在软件上方选择数据编辑
状态，数据区会自动定位到第一个关键词所在的位置;处于数据编辑状态时，可以对文件进行修改，修改完毕后请点击上一
行或下一行进行保存，这样修改不会对电脑上的文件产生任何影响；如果在软件上方选择直接打开原文模式，点击文
件区文件，会直接打开电脑上的相应文件，如果是DOC、DOCX、WPS文档，会自动定位到第一个关键词所在的位置，
如果是XLS\XLSX\ET文档，将把关键词所在的所有位置标红，其他文件只是纯粹的打开电脑上的文件，不能打开的文件会自
动打开文件所在的文件夹。
        多文件数据统计：统计前先按统计需要做好以下选择：1、数据来源是按上传日期统计还是按选中文件统计；2、统计
方式是按年统计、按月统计、按天统计、还是按关键词统计；3、统计结果是按发生频次统计还是按发生数值统计。统计只
针对表格类的数据有效，统计时关键词处输入数据标题，或者标题的一部分，这个标题是多个数据文件共有列的标题部分，
只要包含有这个关键词的标题，都会参与统计，点击多文件数据统计按钮，就会在文件区处呈现统计的数据，下面数据区处、
现对应的统计图，双击统计图中的柱状图，会出现对应的统计数据，退出以上统计状态可以先点击统计对象，然后按ESC键
退出，如果需要分类统计，就请选择按关键词统计，需要输入二个关键词，第一个关键词是分类的标题第二个关键词是需要
统计数值或频次的标题，统计方式能满足多方需求。
      数据集中显示、两文件数据关联：1、数据集中显示：选择好需要导出的文件，表格类的文件外都只会自动打开，表格
类的数据可以在同一张工作表中集中显示，第一行是文件名，第二行是数据标题，第三行就是相应的数据，以此类推，在
同一张表中集中显示，方便数据汇总，如果有关键词还能只按关键词来导出有关键词所在行的数据，实现按需取数，还能设
置好是否显示文件名和数据标题，还是挺人性化的。2、两文件数据关联：选中二个包含有相同关键词一列标题的二个文件，
可以实现在EXCEL中使用函数VLOOUP后的效果，可以根据需要，将两个需要数据进行关联的表格类的文件拖入文件区，
点击两文件数据关联按钮，输入关键词，选择其中一个文件作为基准表，就能显示关联后的数据，点击数据区，按F5就能导
出数据。
      使用注意：本程序是单机版的小数据检索，数据库就放在软件所在的文件夹中，文件名为：Database1.accdb，它是
基于ACCESS2007的数据库，如果您没有安装ACCESS2007以上版本的数据库，或者低于这个版本，请先安装OFFICE2007
的ACCESS。ACCESS2007只能存取2G的数据，如果数据文件超过2G，建议使用网络版小数据检索。通用设置中的更新或
新建文件导入功能，输入更新或新建距今天数、文件夹内容后启动，建议在空闲时启动更新。文件以目录形式上传时，如果
文件区长时间没有文件出现，软件出现死机状态，请关闭软件并打开导入文件.txt，查看最后一个文件是否存在问题，或将
该文件剔除后再重新导入，或将该文件发至1363107811@qq.com，寻求解决。软件操作页面有简易版和多功能版，多功能
版中的设置会对简易版起作用，简易版中只要输入关键词然后按检索键，就能查询出数据内容相关的文件，二个关键词以空格
隔开就能以并且AND的方式去查询，简易版结合了按文件名称、列名和数据内容检索及列名与数据内容快速检索于一体。