文档管理的一些心得

文档管理的一些心得（原文地址： http://www.douban.com/note/225998761/）
在项目工作中，往往会产生大量的文档，有收集的数据，也有展示所用的报表，还有记录事项和结论等各式各样的文档。当这些文档数量很庞大，且同一个文档，或因内容更新，或因来自于不同的发送者等缘故而产生了大量不同的版本。我们在面对一大堆未分类文档一筹莫展，需要某个急需文档始终无法找到时，深感项目工作中对文档进行科学细致管理的重要性和迫切性。
根据项目管理原理，以及平时工作中总结的经验，对文档管理的方法进行了整理，提出了几点方案：

一、根据项目管理中将项目分为多个子项目，分别进行执行的原则，将项目按照内容或者进度的不同分成若干子项目，每个子项目设置一个存放文档的文件夹，用以归档该子项目所属的文档文件。将项目中产生的文档必须按照项目下的子项目分别建文档进行归置，项目下面的文档只能用来放置项目级的文档，如工作进度报告，联系人清单，已经成型或暂时有效的方案、规范等非临时性的文件；将具体工作中的文档按照所属不同的子项目文件夹进行归档存放。

二、在每一个子项目文件夹中应当设置“接收文档”文件夹，保存从外部获得的文档。所有从外部获取的文件，必须按照固定的格式重新编著文件名：标注编号、原文档名称、接收时间、发送人、版本号、状态号(非必须)。例如：001.[数据汇总表]_20120528_Mary_V1.5_最终版。其中，同一种文档不同版本的序号标注一样，这样可以方便在一个文件夹中查看同一系列的文件(当文件夹中文档非常多，且接收的相同文档可能名称不一致，通过此类方法，设置列表显示、按名称排序，将会很方便的显示同系列文档)。[]中为接收文档的原文档名称，不做任何修改。然后加上收到时间，发送人姓名。V表示版本号，文档大变更为整数变更，小的变动用小数位数标注。最后一位标注该文档状态，可按照文档的状态特征等，标注该文档是否最终版等内容，以此作为文档状态判断的依据，但不宜过长，应当控制在三个字以内。

三、在子项目文件夹中设置一个工作区，该工作区不需要再创建新的文件夹，直接使用子项目文件夹这一层级，用于存放工作中自己创建的文档，或者是对接收到的文档进行修改后直接使用时进行存放，此类接收到的文档需要进行相应的调整，以满足自己工作要求，同时如有新的版本不同的文档收到，可视情况对工作区中对应的文档进行更新，或者在工作区中创建新的文档进行保存。尤其是新接收文档与工作区对应文档有较大差距，可设置不同版本号或部分说明，工作区文档的命名应当参考源文档，以便相互关联识别。工作区中的文档应当按照易用性、正确性、全面性的原则进行安排设置。

四、在每个子项目文件夹中应当设置“发出文档”文件夹，用来保存工作中涉及到的对外发送的文档，以达到对自己所发文档清晰明了易于查找的作用，发出文档的编码方式为：序号、原文档名称、发出时间、发送对象、版本。发出文档的命名要明确，原文档名称可采用工作区文档名称或者所收到文档的名称，同一文档不同版本要序号一致，根据版本号却别；以方便在以后的工作中分类查看。

五、最后还应在子项目中设置“归档区”文件夹，此文件夹用来保存子项目工作中已不再使用的文档，全部都来自于工作区，如旧版本的汇总、中间文档等。

通过以上方案，将文档进行清晰的管理，做到来源可查，去向明确，中间易用。文档管理工作是项目工作中很不起眼的部分，不过这部分如果不重视起来，不处理好，就会产生重大的隐患；很多时候我们会发现每天收到海量的文档，糊里糊涂放置后，再也找不到，找到都是很早之前不用的文档，每天面对充满文件标志的桌面一筹莫展，严重影响项目工作的进度。这项工作需要极大的耐心和自律，坚持来源明确，送出可查，坚决防止随意乱放，满桌面都是文档；理顺了文档的使用规则，才能事半功倍。或许在执行中会感觉增加了自己的负担，但之后所产生的便捷有序的效果，对项目工作将起到重大的促进作用。