语言规范:确保文本遵循标准的语法规则,没有错别字和语病。
目的明确:在写作前清晰地界定文档的目的和目标读者。
结构合理:确保文档有一个清晰、逻辑的结构,一般包括引言、正文和结论。
简练明了:避免冗长和复杂的句子,使信息易于理解。
正式风格:尽量避免使用口语或不正式的表达方式。
内容准确:确保所有提供的信息和数据都是准确和可靠的。
明确责任:若涉及多个部门或个人,明确各方的责任和任务。
附加材料:如果有必要,可以附加表格、图表等其他信息。
审阅与修改:在最终提交之前多次审阅和修改文本。
获取反馈:在可能的情况下,获取其他人的意见和建议。