企业信息化：工作流之系统

这段时间在研究各厂商提供的OA产品需求的时候，发现工作流是其中非常重要的一块。以前由于才疏学浅，对于工作流的理解非常不到位，即使是现在，也可能存在很多不到位的地方。

首先要回答的问题是，工作流为什么重要。在OA的体系中，一般包含CMS(Context Management System)、Portal、IM、Office、WF(Work Flow)、Mail、Calendar、RS(Report System)，以及根据一些具体业务组建的系统。不过现在看来，很多业务系统都是可以基于WF进行构建的。所以在众多的系统中，工作流脱颖而出，其重要性也显而易见。

另外，企业上OA的根本目的在于提升效率。其中，个人效率和Portal、IM、Office、Calendar、RS相关，组织效率的提升更多地依赖于WF，所以只要WF足够的好用，那么公司的组织效率就能提升一个高度。加上，现在流程管理已经一门很深的管理学问，其重要性更是不言而喻。

那么，既然工作流这么重要，我们需要什么样的工作流呢？这就是我们必须回答的另外一个问题，工作流要看哪些重要因素。这也是我这段时间的思考。个人以为，工作流重要性是要贯穿整个工作过程的。

第一、工作流设计的易读性和灵活性。应该提供一个高效的设计工具，可以灵活地设置各种流程。最好工作流采用国际的WF标准，如WfMC。这是为了保障其工作流支持的完整性。另外，设计出来的流程应该是容易读懂的，不要将一些与流程相关的细节隐藏起来，否则以后的维护会非常困难。

第二、表单设计的功能强大。可以说，工作流只是后台，而真正和用户接触的就是表单了。如果表单设计不出来，那么所谓应用就无从说起。因此这点非常重要。目前市面上关于此类的产品很多，我简单说一下这里面要关注的因素：

1. 对于单表数据（计算机术语）的支持。这类一般都支持。
2. 对于单表多记录的支持。这类主要是对于上面的补充，但一般厂商都不支持，支持更好。
3. 交叉表的支持。
4. 多维表格的扩展。

其中，1是必须要支持的。其他的如果支持，则将来的表单设计会非常灵活。当然，也可以选择另外一条路线，因为2、3、4的表格往往个数非常少，可以要求表单必须可以自己任意定制开发、包括二次开发。

第三、表单权限设置。这一点主要是根据流程的特性来使用。因为流程的根本是人员的流转。不同人的权限自然不一样。所以权限设置一定要到字段级别才行。

第四、报表统计功能。对于同一类表单，一段时间内的各类统计是非常必要的应用。可以说，对于此项事务的负责人来说，统计是他的根本工作。报表统计需要支持几方面：

1. 单表分组统计
2. 多表联合查询
3. 自定义报表
4. 数据导出功能

第五、流程分析功能。这点对于希望进行流程优化的公司非常有用。不过此类功能不复杂，至少需要有就可以了。

以上五部分组成了工作流系统。完成了这五点，计划工作流的管理就算完整了。当然了，到实际实施工作流的时候，前期的流程还原及之后的流程优化，都有待非IT系统解决。

以上对于工作流的理解，希望对大家能有所帮助。

下面几篇会从工作流的架构及标准的角度去分析。