优秀笔记课件——办公自动化概述

1
1
第一章
办公自动化概述
 一、办公室的概念
 二、办公自动化的定义和特点
 三、办公自动化系统的模式
 四、办公自动化的功能组成
 五、办公自动化的历史、现状和发展
 六、办公设备
 七、常用办公软件介绍
2
2
一、办公室的概念
 1

办公室的定义
 2

办公室的性质
 3

办公室的地位
 4

办公室的作用
 5

办公室的工作特点
3
3
1

办公室的定义

公——
是指处理人们集体事物的活动。
办公室——
是指完成和管理上述办公活动的场所,
严格讲,是一种环境。
有时也是一个基本管理单位。
现代办公室——
是处理与产生信息的场所。
办公室任务——
收集、存储、加工、处理、
检索、传递和产生信息。
办公人员——
负责处理、保存、记录人们之间
的交往和活动的人员。
4
4
2

办公室的性质
分三类:
(1

完成确定型的事物处理工作。
(2

完成非确定型决策处理工作。
(3

既有确定型的事物处理工作、
又有非确定型决策处理工作。
5
5
3

办公室的地位
领导者的参谋和助手
沟通上下左右的桥梁和枢纽
办公室是部门的门面和窗口
部门的后勤部
6
6
4

办公室的作用
决策的参谋作用
工作的协调机构
信息的沟通作用
检查监督作用
7
7
5

办公室的工作特点
 从属性
 政策性
 保密性
 综合性
 事务性
 服务性
总之,协助领导管好人、财、物和事
8
8
二、办公自动化的定义
在古代的办公活动中,人们习惯使用笔、墨、纸、砚。
人工手抄笔录,而办公公文信函的传递,主要借助于马作
为交通工具。到了近代,虽有一些先进的办公设备如机械
打字机、电话、电报等得到应用,但仍不能适应社会发展
的需要。如今现代通信技术和手段的广泛应用,使计算机、
打印机、复印机、扫描仪、传真机等先进的设备成为日常
办公活动的重要工具,加快了办公自动化的进程。
早在
20
世纪
40
年代,美国的部分企业就开始使用机器
来处理办公业务,当时将这种手段称为办公室自动化。随
着经济和技术,特别是信息技术的飞速发展,办公自动化
早就超出了狭窄的办公室范围,迅速渗透到管理的范畴。
人们将其统称为办公自动化(
Office Automation,
简称
OA
)。
9
9
办公自动化的定义
什么是办公自动化?
目前较具权威性的定义有两个:
1
、季斯曼定义----
美国麻省理工学院M.C.
季斯曼
办公自动化就是将计算机技术、通信技术、
系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术,
对难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些
业务上的一项综合技术。
10
10
2

我国专家的定义
办公自动化(
OA-- Office
Automation

利用先进的科学技术,
不断地使人的一部分办公业
务活动物化于人以外的各种
设备中,并由这些设备与办
公人员构成服务于某种目标
的人机信息处理系统。
11
11
2

我国专家的定义
办公自动化(
OA-- Office
Automation

办公自动化就是利用
先进的科学技术,不断地
使手工处理的办公业务借
助于各种办公设备完成,
并由这些设备与办公人员
构成人机信息系统,以提
高办公效率和办公质量。
12
12
定义中强调三点:
 利用先进的科学技术和现代办公设备;
 办公人员和办公设备构成的人机信息处
理系统;
 提高效率和改进质量是
OA
的目的。
13
13
办公自动化主要是面向办公室人员的办公效率和
质量的,它着重解决人与办公设备的人机接口问题,
它是以现代化的办公设备为前提的,是一个由硬件和
软件组成的系统。一个较完整的办公自动化系统是人
员、办公设备和信息资源三者密切联系的一个整体。
通俗地讲,办公自动化就是利用现代化的设备和
技术,全面或部分代替办公人员的业务活动,优质高
效地处理办公信息和办公事务。目前,办公自动化已
将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学
有机结合在一起,应用于传统的数据处理技术难于处
理的数据量庞大的、包括非数值型信息且结构不明确
的办公事务上,有效地提高了办公质量和办公效率。
14
14
1
、办公室的工作性质:
办公室的功能很多,归根到底表现在两个方面:
 一是处理办公信息;
 二是产生办公信息。常见的办公信息主要包括文
字、报表、语言、图形图像等。
15
15
2
、办公自动化的主要内容:
办公自动化将现代技术装备,科学管理
思想和行为科学有机结合在一起,应用于办
公工作以提高办公质量和效率。早期的办公
自动化主要是使用电脑、复印机等单机设备
代替办公人员大量重复劳动,而现代办公自
动化已构成一个人机系统,使一部分办公活
动由人过渡到由设备完成。办公自动化的主
要内容包括文字处理、报表处理、数值和非
数值计算、图形图像处理、语言处理、通信、
信息存储与管理、日程管理和辅助决策等各
方面。
16
16
办公自动化的特点
办公自动化是信息化社会最重要的标志之一,它具有

下特点:
1
、办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种
技术的新型学科
办公自动化的理论基础是行为科学、管理科学、系统工程
学、社会学、人机工程学等,它的技术基础是计算机技术、通讯
技术、自动化技术等,其中计算机技术、通讯技术、系统科学、
行为科学是办公自动化的四大支柱或称四大支撑技术。综合起来
看,办公自动化是以行为科学为主导,系统科学为理论基础,综
合运用计算机技术和通信技术完成各项办公业务。办公自动化
不是简单的自动化科学的一个分支,而是一个信息化社会的
时代产物,是一门综合的学科技术。
17
17
2
、办公自动化是一个人机信息系统
在办公自动化系统中



是决定因素,是信息加工
的设计者、指导者和成果享用者;而



是指办公设
备,它是办公自动化的必要条件,是信息加工的工具和
手段。信息是办公自动化中被加工的对象,办公自动化
综合并充分体现了人、机器和信息三者的关系。一个典
型的OA系统应包括信息采集、信息加工、信息传递、
信息保存四个基本环节。
办公自动化的特点
18
18
3
、办公自动化将办公信息实现了一体化处理
信息通常有如下形式:
 文字:指各种文件、信函、档案、手稿等;
 语言:有电话、声音邮递、声音文件等;
 数据:包括数据文件、报表、纪录等;
 图像:有电视会议、电视监督等动态图像;
 图形:包括样品照片、统计图表、传真图像等静态图形。
办公系统把基于不同的技术的办公设备用联网的方式联
成一体,以计算机为主体将各种形式的信息组合在一个系
统中,使办公室真正具有综合处理这些信息的功能。
办公自动化的特点
19
19
4
、办公自动化的目标十分明确,是为了提高
办公效率和质量
办公自动化是人们产生更高价值信息
的一个辅助手段,使办公室用具成为智能
的综合性工具。
办公自动化将许多独立的办公职能一
体化,并提高自动化程度,从而提高办公
效率、方便办公工作,获得更大效益,对
信息社会产生积极影响。
20
20
其主要特点有:

1
)办公自动化是涉及文秘、行政管理、电子、
机械、物理等学科并利用计算机、通信、自动化等
技术的一门综合性学科。

2
)办公自动化是融人、机器、信息资源三者
为一体的人机系统。它包括了信息采集、加工、传
递和保存四个基本环节。

3
)办公自动化包括文字、数据、语言、图像
等信息的一体处理功能。

4
)办公自动化能够优质、高效地处理办公信
息和事务。
21
21
三、办公自动化系统的模式
办公自动化系统从功能上可以化分为三个层次,或者
三个子系统。他们是
事务处理

信息管理

决策支持型系

。在上述三个层次中,事务处理是最基础的层次,信息
管理是第二层次,而决策支持则处于最高层次。它们之间
相互依存和相互联系。决策支持依赖于信息管理层提供的
信息,信息管理层又依赖于事务处理层对信息的采集、处
理和筛选。三个层次之间的联系可以由计算机的数据和程
序的调用来实现。目前,国内事务处理级的办公自动化系
统最为普遍,并且仍处在逐步发展和完善的阶段。
22
22
嵌套关系
 事务型:基础层,面向具体
的办公事务;
 管理型:中间层,包容事务
型办公系统,自有的
MIS

支持;
 决策型:最高层,以事务型
和管理型为基础,自有的决
策模型为支持。
办公自动化三个层次的嵌套关系
23
23
OA
与MIS
、DSS
的关系
办公自动化
--
OA
管理信息系统
--
MIS
决策支持系统
--
DSS
OA
DSS
MIS
广义
OA
24
24
OA

MIS

DSS
的关系
决策支持系统
DSS
管理信息系统
MIS
办公自动化系统
OA
数据
信息方案
25
25
三者关系
特点:
综合性的新学科
OA ___ Office Automation

务型
办公自动化
MIS ___ Management Information System

理信息系统
DSS ___ Decision Supporting System
决策
支持系统
三者关系:
既独立,又相互渗透,界限模糊。应该说,广

OA
包含
MIS

DSS
26
26
1.
事务型
OAS
包括:基本办公事务处理;机关行政事务处理。
基本办公事务处理:文字,报表,日程,文件收
发,公文办理,邮件,文档等
机关行政事务处理:人事,工资,时务,房产,
基建,车辆等
硬件设备:微机,办公设备
软件:通用软件,办公应用软件,用小型数据库
系统
27
27
 2
.
辅助管理型
OAS
是由事务型办公自动化系统支持的,以管理控制
为主的办公自动化系统。
功能:事务型的全部功能
+
管理信息系统
以较大型的综合性数据库为主体,为单位和部门的运行、
管理、分析、计划及决策等职能提供信息服务。
硬件设备:中大型,超小型计算机
(第一层)
高性能微机
(中间层)
工作站,一般微机
(最底层)
形成三级通信网络。
软件:事务型的各种通用软件,专用办公软件外,还有基
础数据库,专用数据库。
28
28
3.
决策型
OAS
以事务型和管理型为基础,是具有决策或
辅助决策功能的系统所组成的最高级系统。
功能:事务型
+
管理型
+
决策支持功能
决策支持功能需建立可供决策分析参考的模
型,包括经验模型,实验模型。
硬件设备:与管理型类似,需综合型通信网
络,具有高速运算能力和海量存储能力的大型
机。
软件:综合型数据库,模型库,方法库,知识
库,专家系统。
29
29
四、办公自动化的功能组成
1
.收发文管理
收发文管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、
查询检索和打印等工作流的全过程处理。现有起草人起
草公文,之后通过网络发送给审批人,审批合格后签发。
当收到一份公文时,先进行收文登记,然后发送给公文
拟办人,在拟办人指定批办、承办人后,公文将自动发
送到批办、承办人处,最后由专人将公文归档。各类公
文拥有相应的安全机制,具备相应的保密级别,通过指
定不同级别人员具有的不同权限,还可以实现网上公文
查询。发文管理用来实现内部文档从拟稿、批阅、签发、
到最后的整理、归档的发文流程的计算机自动化控制,
达到文档发文自动化。
30
30
2
.外出人员管理
外出人员管理主要是通过电子公告板方式实现
对外出人员进行登记管理。外出人员利用此公告板
方式公告自己的外出事由、外出时联系方法、外出
时间以及外出期间指定的工作代办人和代办事项,
还可以将自己外出的消息通知有关人员。外出归来
后再通过网络撤销外出通告。
办公自动化的功能组成
31
31
3
.会议管理
在传统方式下,召开会议时需要的大量文件让人头痛
不已,而在OA方式下则要轻松得多,可实现网络远程实
时会议控制,图文、影音在线传输。并可通过浏览器安排、
管理会议。
4
.领导活动安排
主要负责办公室对领导的工作和活动进行统一的协调
和安排,包括一周活动安排和每日活动安排。相关人员可
据此安排日程,以便安排相应工作,不至于发生冲突。
办公自动化的功能组成
32
32
5
.论坛管理
所谓论坛类似现实生活中的公告牌,用于系统
内部人员在上面发布相关公开信息。论坛管理主要
负责对这些信息的管理,比如信息分类、更新等等。
公告牌可以用来发布各种通知或其他公用信息。可
在内部开通电子邮件,并具备和系统外部乃至国际
互联网的信息交流能力。各级领导和业务人员可以
在统一的图形化环境里,方便地得到几乎所有与其
工作相关的资料、信息和其他数据,即使是在家中
或出差也可不间断工作。
办公自动化的功能组成
33
33
6
.个人用户管理
个人用户工作台用于对本人各项工作进行统一
管理,例如安排日程、活动,查看处理当日工作,
存放个人的各项资料、纪录等。此外个人用户还可
以通过电子邮件与其他单位或个人交流意见、讨论
问题及传送材料。
7
.电子邮件
电子邮件系统可完成信息共享、工作批阅流程、
文档传递等功能。
办公自动化的功能组成
34
34
8
.远程办公
每一个工作人员都不能保证一直在办公室中工作。
当远离办公室或出差,而又非常需要了解单位的某些
数据信息时;当想在离本单位较远的地方设立几个办
公点时,可通过电话网、DDN专线等连接的远程计
算机,完成所有的有关办公的功能。
9
.档案管理
办公自动化系统可实现交互式的劳资人事管理。
把员工资料与考勤制度、工资管理、人事管理相结
合,有效提高工作效率,降低管理费用,实现高速、
实时的查询管理。
办公自动化的功能组成
35
35
10
.综合信息
提供单位职工的电话号码查询,增进职工与单位和
外界的沟通;提供国内外相关法律、法规查询,并提供
相关咨询服务。公共信息服务不仅能使本单位内部共享
其他信息资源的信息,也使社会各界能共享政府、企事
业单位可公开的信息,如企业形象宣传等。
11.
简报期刊
提供国内外主要报刊杂志的查询和特定信息检索。
彻底改变传统以手工为主的工作方式。整理、提炼、保
存政府、企业的各类有用信息,为用户提供共享信息的
环境。提供信息查询、统计、分析功能,协助领导决策
管。
办公自动化的功能组成
36
36
五、
办公自动化的发展概况
办公自动化起源于
20
世纪
50
年代
----
用计算机实现簿记功能。
20
世纪
60
年代
---
指的是

管理信息系统

,用计算机管理数据处理。
20
世纪
70
年代
---
由于微型机出现,办公自动化能大幅度提高办公
效率和管理水平。引起了许多国家的重视。
37
37
(一)、国外办公自动化的发展
几种说法:

科学
、技术和管理
-----
现代社会的
两个轮子
或三大支柱


19
世纪

经济人才的盛世,
20
世纪
是管

人才的天下


当今
经济和社会的发展

三分靠科学,七
分靠管理。

办公人员数量超过就业人数的一半以上。如何提高办公
效率、改进办公质量、实现科学管理,办公自动化应运而生。
38
38
美国:经历了三个阶段
第一阶段(
1975
年以前)
采用基本的通信设备和办公单机设备,如
文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等。
--------
实现单项业务办公自动化。
39
39
美国:经历了三个阶段
第二阶段(
1975-1982
年)
出现了大量新型办公设备,个人计算机开始
进入办公室,实现办公室关键部位业务运行自动化。
此期间,
1978
年,卡特的

白宫办公信息系统

其规模为一千多台终端的局域网。
40
40
美国:经历了三个阶段
第三阶段(
1983
年以后)
随着局域网技术和远程通讯网络技术的发展,多功能工作站、
电子邮件、数据通信网络等系统综合设备的采用,
办公自动化向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化的方向
发展。
41
41
美国
办公自动化的发展阶段
42
42
美国
此期间:
1983

——
90%
的机构使用文字处理程序,
80%
的机构使用
电子报表程序,每三人一台计算机。
1991

——
每一人一台计算机。
1993

——
克林顿提出
15
年内建成全国性信息高速公路。把
政府机构、科研单位、企业、医院、大学、图书
馆乃至每

家庭都贯通起来。
43
43
日本:比美国起步晚,分四个阶段
 初期(
1979-1982
年)
-----
特点是:
引进、开发和使用办公用的单机设备。
如,文字处理机、电传打印机、和
文字图象处理设备等。
 发展期(
1983-1984
年)
-----
实现办公机电化,
增强联机终端、微机软件的应用,
发展多功能机,推行办公业务管理
方式的统一化和标准化。
44
44
日本:分四个阶段
 改进期(
1985- 1987
年),
采用图象处理、语音处理、
电子邮件等多功能综合机,
实现各种作业过程的自动化。
 成熟期(
1988
年以后),
实现办公系统集成化。
45
45
日本:分四个阶段
1988

——

700-800
台微机多功能工作站。
平均每
3-3

5
人一台。
1990

——
提高到
2

5
人一台。
1993
年以后
——
投资
9500
万美元,实施

省际研
究信息网络计划

。电信电话公
决定到
2015
年投资
45
亿日元,把
光纤铺到家庭。
46
46
国外办公自动化的发展
20世纪90年代以后,国外的办公自动化得
发展趋势为如下四个方向:
1)OA设备向着高性能、多功能、复合化和
系统化发展;
2)OA系统向着数字化、智能化、无纸化和
综合化发展;
3)以计算机为核心的办公工作站将向处理文
字、数据、声音、图形的多媒体方向发展;
4)通信在OA系统中的地位将进一步增强,
可以充分利用现代化通信技术,建立全球的网络体
系。
47
47
(二)、我国办公自动化的发展情况
1985

5

——
国务院批准成立了

办公自动
化专业领导小组


8

——
在北京召开第一次

规划会议

1995

——“
全国教育与科研网

投资
8000
万设点在清华。
目前已投入使用。
——
国家

863

计划列入

中国高速
信息网络计划



金桥

(网)

金卡

(信用卡)、

金关

(报海关的
EDI


——
electrionic
data inter)
为代
表的金字工程已在全国展开。
48
48
1
、我国办公自动化发展
三个阶段
 “
六五

期间(
1985
年以前)
-------
启蒙与准备时期。
学习、引进、建立组织机构、
制定发展规划。
 “
七五

期间
-----
开创与初见成效期。
主要目标为:国家计划、经济、科技、
银行、铁路交通、电力、能源、气象、
军事、公安、国家领导机关等十个方面
建立一批能体现水平和规模的办公自动
化系统;
49
49
我国办公自动化的三个阶段
 在省军区各军兵种和政府各部委以上单位,建立
有一定水平的办公自动化系统;
 在基层单位,建立起比较初级的办公自动化系统,
普及面不少于
30%
;与办公自动化有关的标准化规
范也逐步成熟起来。
-----
属初级应用水平。
50
50
我国办公自动化的第三个阶段:


八五



九五

期间
----
为发展并走向成熟期。
1992

5
月,国务院办公厅下发的《关于建设全
国行政首脑机关办公决策服务系统的通知》中明确
指出:

经过三五年努力,基本建成以现代计算机
技术、通信技术为主要手段的全国行政首脑机关办
公决策服务系统,实现国务院办公厅与各地区、各
部门办公厅(室)之间的计算机联网,对电子信息
资源进行管理,高效率、高质量地为国务院和各地
区、各部门进行宏观管理和科学决策服务。
51
51
全国办公自动化的首要任务:
实现全国行政首脑机关的
办公自动化
信息资源化
传输
网络化和
管理科学化
是全国办公自动化近期的首要任务。
52
52
目前
目前,一些国家机关、部委、省市、重点
企业与高校相继采用办公自动化手段,并取得
较好的效益。到
2010

——
中国十大城市将逐
步建成有限规模的信息高速公路。
这是一场国际竞赛,也是我国摆脱贫困落
后的希望所在。希望寄托在你们这一代年青人
身上。
53
53
2
、加速我国办公自动化发展的对策

1
)、适应政治体制改革的形势,实现
办公机构、办公制度的科学化。

2
)、适应办公自动化的需要,努力
提高办公人员的素质。

3
)、广泛开展技术研究,加速办公自动化
技术的推广应用

54
54
六、办公设备
为了具备和完善办公自动化系统的功能,除了进
行办公人员的相应知识培训外,必须配备相应的办
公硬件设备和软件资源。在现代办公管理中的主要
业务中,如文字编辑、信息处理、信息传输、信息
检索等都离不开计算机,它是办公自动化的一名主
角。所以,在办公自动化系统中,计算机使必不可
少的核心设备。
办公自动化系统的硬件是指办公自动化系统中
实际装置和设备,而软件是指用于运行、管理、维
护和应用开发计算机所编制的计算机程序。
55
55
 通信设备:如:局域网,电话,电传等。
 输出设备:如:图像扫描仪,复印机,传真机等
 系统软件:如:操作系统,语言翻译程序等
 支持软件:如:数据库管理系统
 通用软件:如文字处理系统,图形处理系统等
 专用软件:工资管理系统,图书管理系统等
56
56
七、办公软件介绍
 Microsoft Office
是微软公司开发的办公自动化软件,
 Word
主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工
作,可进行书信、公文、报告、论文、商业合同、写作排
版等一些文字集中的工作;
 Excel
主要用来进行又繁重任务的预算、财务、数据汇总等
工作;
 PowerPoint
主要用来制作演示文稿和幻灯及投影片等,甚
至可以制作贺卡、流程图、组织结构图等;
 Access
是一个桌面数据库系统及数据库应用程序;
 Outlook
是一个桌面信息管理的应用程序,可以用于联系人
列表、日程安排等;
 FrontPage
主要用来制作和发布
Internet

Web
页面。
 这几个软件之间的内容可以互相调用,互相连接,或利用
复制粘贴功能共享数据资源。
 Lotus
公司的
Smartsuite
是另一个流行的办公套件,商业
办公领域应用广泛。
 WPS
我国珠海金山软件股份有限公司
阅读更多
想对作者说点什么? 我来说一句

没有更多推荐了,返回首页