实习总结（四）---OA办公业务资源系统需求规格说明书

引 言
一、编写目的
在现实生活当中，企业的生产活动、信息交流等企业活动都是在计算机的帮助下完成的。企业通过使用计算机来提高企业工作效率，获得更大的财富。而办公则成为企业中每一个成员的具体的信息交流渠道，随着文件的流动，产生了各种各样的信息内容供企业管理者、生产者等共享、使用。
在OA系统技术不断成熟，相关的功能得到不断的完善，OA系统正迈向“智能型”OA系统发展，随着组织流程的固化和改进、知识的累积和应用、技术的创新而提升。但由于整个企业的信息、文档等内部、外部资料内容复杂多样、及时性强、交流广泛等特点，给企业带来很多的问题和困难。本系统将解决上述问题，并为企业文档、单据、资料运用到计算机中，进行各种审批、阅读、传阅等提供方便、及时、畅通的信息流通和让企业向无纸化办公一体化的解决方案。
二、项目背景
随着信息需求的增长，传统的信息交流方式早已不能满足企业对传递和处理大量信息的需要，因而亟需把网络技术渗透到企业的日常工作。而网络办公与管理的应用则满足了企业对办公网络化、自动化的管理需求，不仅可以极大提高企业内部的管理水平，并加快内部信息流通，确保信息有效利用，增强企业的核心竞争力。
目前，信息化来武装企业，已经是大势所趋。车间里的工人通过OA系统来完成流水线上监督每一个工序；管理人员借助电脑和网络迅速地处理日常的业务；仓库管理人员通过各种应用系统来管理各种物料、原材料等等。单纯地依靠手写纸张的化是怎么都不能赶上现代信息的速度，因此，建立网络OA系统是现今的一种潮流。
通过OA系统对企业日常办公进行管理，满足企业日常办公、管理等各方面的需求，实现企业内部管理者、员工之间的信息交流，大大提高了企业内部的沟通；提供公告与公文信息的管理，方便其及时了解企业的实时动态消息；同时使企业的日常管理步入科学系统管理的轨道上。
企业办公自动化系统能够针对企业的具体业务要求，通过运用Internet通信技术，将企业信息化管理和网络化办公结合在一起，在加强企业竞争力和提升企业管理能力的同时实现企业信息共享，避免“数字鸿沟”和“信息孤岛”的现象。
本系统采用Jsp动态网页技术和Mysql数据库平台，使用Java作为本项目的主要开发语言，结合Linq、JavaScript等技术手段和B/S模式结构，从实际应用出发，完成系统的个人通讯录、个人信息、个人审批、个人考勤等功能。本文阐述系统从需求分析到系统实现的开发过程，让读者对系统整个开发流程的有所了解。
三、定 义
1、J2EE技术：
J2EE Java2平台企业版（Java 2 Platform,Enterprise Edition），J2EE是一套全然不同于传统应用开发的技术架构，包含许多组件，主要可简化且规范应用系统的开发与部署，进而提高可移植性、安全与再用价值。
2、JavaScript：
JavaScript是一种由Netscape的LiveScript发展而来的原型化继承的面向对象的动态类型的区分大小写的客户端脚本语言，主要目的是为了解决服务器端语言，比如Perl，遗留的速度问题，为客户提供更流畅的浏览效果。
3、JSP(Java Server Pages) ：
JSP是由Sun Microsystems公司倡导、许多公司参与一起建立的一种动态网页技术标准。JSP技术有点类似ASP技术，它是在传统的网页HTML文件(*.htm,*.html)中插入Java程序段(Scriptlet)和JSP标记(tag)，从而形成JSP文件(*.jsp)。 用JSP开发的Web应用是跨平台的，既能在Linux下运行，也能在其他操作系统上运行。
4、XML:
XML即可扩展标记语言（Extensible Markup Language），是一种用来创建自定义标记的标记语言。在Web应用以及Web服务开发中得到了广泛的运用，可用来描述结构化的数据。在本系统当中，XML技术主要用于设计工作流程系统模块当中，管理审批流程的过程传递方向和审批权限。
四、参考资料
［1］蔡剑，景楠．Java Web应用开发[M]．高等教育出版社．2005.1．
［2］叶达锋．Eclipse编程技术与实例[M]．人民邮电出版社．2006.1．
［3］沃尔斯．Spring in Action [M]．人民邮电出版社．2005.6．
［4］刘晓华．JSP应用开发详解[M]．电子工业出版社．2007.5．
［5］陈刚．ECLIPSE从入门到精通[M] ．清华大学出版社．2006.2．
［6］李正涛．OA系统发展历程与趋势[M] ．清华大学出版社．2008.8．
［7］唐泽霜．浅析OA（开放存取）环境下的图书馆[M] ．高校出版社．2007.03．
［8］ 许杰星，李强．MySql 开发者 SQL 权威指南[M] ．机械工业出版社．2007.6．
［9］ 范斯瓦尼．MySQL 完全手册[M]．电子工业出版社．2005.2．

任务概述
目 标
企业有一套适合自己运营和发展的办公自动化软件，可以帮助企业提高办公效率，节省劳动力，从而提高企业竞争力。因此，为了满足企业办公管理的需要，急需要有一套合适的办公自动化统来完成这项工作。因此，本课题的主要目标是实现公司办公自动化。
相应的需求有：
1、用户身份验证（为合法用户提供一个入口，验证包括用户ID和密码）
2、实现收文管理，包括发文拟稿、代办发文和发文查询；
3、实现发文的管理，包括收文登记、待办收文和收文查询；
4、缓急维护管理；
5、密级维护管理；
6、会议议题管理，包括起草议题和处理议题；
7、会议计划管理，包括新建会议计划和处理会议计划；
8、会议通知管理，包括录入通知、管理通知和接收通知；
9、会议纪要管理，包括录入纪要、待办纪要和纪要查询；
10、会议室管理；
11、会议查询管理；
12、机构维护管理；
13、职务维护管理；
14、职称维护管理；
15、人员维护管理；
16、有一定的安全机制，实现密码修改和退出系统功能。

二、运行环境
(1)服务器的软硬件配置
服务器的硬件配置:硬盘80G，内存256M以上
服务器的操作系统:Windows 7专业版
Web服务器软件:aspmao.exe
数据库服务器软件: Mysql server 5.5
(2)客户端的软硬件配置
客户端的硬件配置: CPU 赛阳800或以上，硬盘I OG,内存64M
客户端操作系统:Windows 98以上
客户端浏览器软件:Google Chrome

三、条件与限制
一个考虑更为全面的办公业务资源系统，应该有全新管理模块，对于不同的登录用户，分配其不同的使用权限。本办公工业务系统还不尽完善，只包含了一些基本模块功能,对于更高的用户要求，本系统还有待进一步完善。比如说用户还会要求添加员工管理、意见管理和附加功能等模块。应提供更为便捷与强大的信息查询功能，如相应的网络操作及服务，由于开发时间和计算机数量有限，该系统并未提供这一功能。对信息的保护手段仅限于设置用户级别，以及提供数据文件的备份，比较简单，不能防止恶意的破坏，安全性能有待进一步完善。本系统安全机制不够完善，有待进一步改进。
数据描述
静态数据
办公业务资源系统的静态数据包括：
用户种类
商品类别
动态数据
输入数据： 鼠标对按钮的点击
　　　　　　　 查询方式、查询关键字；
　　　　　　　 新建商品项、用户项；
　　　　　　　 商品项、用户项相应纪录更改；
　　　　　　　 备份数据恢复所需的数据备份文件；
　　　　　　　 受限操作所需的密码；
　　输出数据： 查询关键字确定的数据库记录的子集；
　　　　　　　 统计结果及其格式化文件；
　　　　　　　 信息录入、删改结果（成功或失败）；；
　　　　　　　 数据备份输出的数据备份文件；
内部数据： 查询操作建立的索引；
数据库介绍

本系统使用的数据库为Mysql server 5.5。

公文管理ER图：

会议管理ER图：

系统维护ER图：

四. 数据词典

1、公文管理：

表格	属性
收文登记	收文编号，密级，来文机关，登记日期，关键字，文号，附件列表，正文，保密期限，紧急程度，份数，登记单位，附件说明，附录，收文标题，登记人。
待办收文	处理人，处理意见，处理类型
发文拟稿	发文编号，密级，主送机关，拟稿日期，关键字，文号，附件列表，正文，发送标题，紧急程度，份数，抄送机关，附件说明，附录，发文标题，拟稿人。
待办发文	处理人，处理意见，处理类型
密级维护	序号，密级名称
紧急程度	序号，缓急名称

2、会议管理：

表名	属性
起草议题	状态处理人处理日期标题主办单位 起草人相关部门议题简介附件
处理议题	起草日期起草人主办单位标题相关部门 议题简介附件审核意见
新建会议计划	主持人会议说明处理人会议主题与会人员 列席人员与会部门会议日期会议地点会议资料
处理会议计划	会议主题
录入通知	时间会议室备注会议主题
管理通知	时间会议室备注会议主题
录入纪要	会议主题纪要标题实际到会人员附件备注
待办纪要	会议主题处理意见处理类型处理人
会议室管理	会议室名称会议室地址会议室容量

3、系统维护：

表名	属性
机构维护	上级机构机构编号机构名称机构描述层次
职务维护	职务部门职务名称职务描述
人员维护	用户ID入职时间是否为公文接受人住址职称名称联系方式政治面貌Email毕业时间专业学历职务名称出生日期
职称维护	职称名称

五. 数据流图
1、公文管理：

2、会议管理:

3、系统维护：

数据采集
在JSP中主要是通过使用JSP中内置对象和内外置组件来采集各种数据的。
其中常用的内置对象和功能有
Response对象：将消息发送回给浏览器（从服务器端向客户端输出）。
Request对象：获取客户端的信息。
Application对象：存储一个应用中所有用户共享的信息。
Session对象：存储一个普通用户其滞留期间的用户信息（信息保存在服务器），也可用Cookie集合（信息保存在客户端）。
Server对象：提供许多服务器端的应用函数。
内置组件主要用来进行文件操作和广告处理，外置组件则用来实现文件上传、数据库操作，邮件功能等。
通过身份验证的用户，采用键盘或鼠标直接输入或者从外部文件导入的数据。

功能需求
一、功能划分

系统总体用例图：

该软件具有如下主要功能：
1、用户身份验证（为合法用户提供一个入口，验证包括用户ID和密码）
2、实现收文管理，包括发文拟稿、代办发文和发文查询；
3、实现发文的管理，包括收文登记、待办收文和收文查询；
4、缓急维护管理；
5、密级维护管理；
6、会议议题管理，包括起草议题和处理议题；
7、会议计划管理，包括新建会议计划和处理会议计划；
8、会议通知管理，包括录入通知、管理通知和接收通知；
9、会议纪要管理，包括录入纪要、待办纪要和纪要查询；
10、会议室管理；
11、会议查询管理；
12、机构维护管理；
13、职务维护管理；
14、职称维护管理；
15、人员维护管理；
16、有一定的安全机制，实现密码修改和退出系统功能。

二、功能描述
构建公司管理部门统一的信息管理平台，整合各部门能的信息系统。通过现今先进的信息通信技术和信息安全技术，为企业各部门的信息整合提供信息平台、单点登录、安全访问、个性化办公流程、信息交互和信息共享、表单填报和审批、公文处理、会议安排、职称管理、人员管理、密级管理、缓急管理等。为企业决策层提供快速可靠的数据信息以及方便的控制流程，满足管理层高效处理日常事务的工作需求，并协助领导顺利完成各项工作；采用合理的工作流程方式处理影响工作效率的各个环节，最大限度地避免人工传送信息的工作；保证信息的安全性。
1）系统模块
本课题主要的研究内容以完成“企业网络OA系统”的设计为主，企业网络OA系统是一个适用于中小型企业，满足其日常办公需求的管理系统，该系统初步确定由三个主模块组成。
1. 公文管理
该模块主要有四个模块：
1.1发文管理
1.1.1发文拟稿
1.1.1.1 查看拟稿列表
当前的系统用户可以查看本人所编写的所有拟稿。这些公文按状态可以分为：退回、草稿和已发送公文。同时，该模块还提供给用户按需查看相应公文的功能，用户可以通过公文标题及公文状态查看自己想查阅的公文。对于公文标题，为了能提供给用户更详尽的结果，应采用模糊查询方式。用户还可以通过公文标题和公文状态过滤查询结果；对于公文标题，应该采用模糊查询。
列表输出项应该包括发文标题、文号、主送机关、抄送机关、状态、操作。
1.1.1.2 新建拟稿
在该模块下，登录系统的当前用户可以新建拟稿。公文的基本信息包括发文编号、发文标题、密级、保密期限、紧急程度、主送机关、抄送机关、拟稿人、拟稿日期、附件说明、关键词、附注、文号、正文，同时用户还可以添加与此公文相关的附件。完成拟稿后，用户可以选择保存或发送。
发文编号为系统自动生成。编号规则为：以D开头，后接10位数字。其中前4位为年份，后跟3位部门编号，最后3位为递增的发文序号。发文序号从1开始。例：D2011009008，表示2011年009部门的第8号发文。
完成发文填写后可选择【保存】或【发送】操作。【保存】后，公文状态为未发送，以后还可进行编辑和删除操作；发送后，如果当前用户为普通用户，则公文状态变为待审核，等待该用户的上级进行核稿；如果当前用户为部门的副职，则公文状态变为待签批，等待该用户的上级进行签批；如果当前用户为部门的正职，则公文状态变为已发送。
1.1.1.3 修改拟稿
三种状态的拟稿中，对于草稿和退回的文稿，当前登录系统的拟稿人可以进行修改或删除；对于已发送状态的文稿，则不能进行修改和删除。
发文编号不允许编辑。完成稿件修改后可选择【保存】或【发送】。【保存】或【发送】之后，公文的状态变化同上。
1.1.1.4 公文详细信息
登录系统的用户可以查看公文详细信息，信息的主要内容包括发文编号、发文标题、密级、保密期限、紧急程度、份数、主送机关、抄送机关、拟稿人、拟稿日期、附件说明、关键词、附注、文号、附件列表、正文等。
1.1.2 待办发文
1.1.2.1代办发文列表
登录系统且具有审核或签批权限的用户可以查看本部门内需要其办理的文稿。列表中包括发文标题、发送人、发送部门、接手时间、处理类型、以及操作六个部分，其中发文标题可以查看待办文件的详细信息，处理类型有核稿和签批两种状态，可执行同意和退回两种操作。
1.1.2.2 发文办理
登录系统的用户可以对文稿进行处理，发文办理包括两种情况：
（1）核稿
（1.1）有处理权限的用户核稿并同意，则公文状态变为待签批状态，等待该用户的上级进行签批。交给上级等待签批；
（1.2）有处理权限的用户核稿并退回，文件则退回到发文的用户。
（2）签批
（2.1）有处理权限的用户签批并同意，则公文状态变为已发送，在发文查询里则有显示；
（2.2）有处理权限的用户签批并退回，文件则退回到下一级发文的用户。
1.1.2.3 选择处理类型
根据用户身份显示处理类型：核稿或签批。
1.1.3 发文查询
登录系统的用户可以输入相关搜索条件进行查询。搜索条件包括：公文标题、公文状态、拟稿人、拟稿日期。通过这几项条件的选择可以对需要的发文进行搜索。
发文显示列表中，有公文标题、当前处理人、拟稿人、拟稿日期、处理日期、任务类型、公文状态等七个列表内容。其中点击公文标题可以查看待办文件的详细信息。包括编号、密级、紧急程度内容。
1.2 收文管理
收文管理主要包括收文登记、代办收文、收文查询。
1.2.1收文登记
在收文登记这个模块，主要实现以下四部分功能：查看收文列表、修改收文、查看首问详细信息和登记收文。
1.2.1.1收文列表
该功能主要是在工作人员登录进入后可以查看所收到的公文，查看由当前用户录入的收文。，登记的收文包括收文标题，如果想查看该公文可以直接点击它的标题；来文机关可以看该文来自哪个部门，也可以知道接收到公文后并对此公文进行登记的部门以及该公文的状态，状态如果为退回或草稿就可以点击编辑按钮进行修改，如果为已发送则不可以更改。
列表输出项应该包括：来文标题，文号，来问机关，登记单位，状态，操作
1.2.1.2修改收文
工作人员登录进入后，通过查看收文列表，了解收文的状态，如果有收文被上级领导退回，则点击相应的修改图标；如果是已经被登记的收文草稿，有信息需要修改，则与上述操作相同。进入修改收文页面后，工作人员根据领导的建议进行相应的修改，例如：收文编号、收文标题、密级、保密期限、紧急程度、份数等。其中，如密级、紧急程度、来问机关属于可选项，工作人员可根据实际情况进行选择。在完成修改之后，可保存以便再次修改的需要或是直接发送给上级领导，等待签批。
收文编号不允许修改, 修改后，用户可以对该收文执行【保存】和【发送】操作，之后收文的状态变化同上。
1.2.1.3公文详细信息
点击收文标题，即可查看首问详细信息，其中主要包括一下几个方面：收文编号，收文标题，密级，保密期限，紧急程度，份数，来问机关，登记单位，登记人，登记日期，如有附件，则在附件说明栏可看见相关说明，关键词这栏可以帮助你快速搜索相关文章，点击正文便可以查看全文，还有文号附注以及附件列表。
1.2.1.4公文登记
当收到公文后，要对其进行登记，以便以后的查看。
登记收文有以下相关项：收文编号，收文标题，密级，保密期限，紧急程度以及份数，来问机关——该项同通过点击下拉菜单可以进行选择相关部门，登记单位，登记人，登记日期，附件说明，以及该文的关键词，以方便查询，文号正文以及附件列表，附件列表可以通通过点击添加附加和上传附件来完成附件的列表这项功能，完成后可根据自身的需要点击不同的按钮——保存、发送或返回。
其中收文编号为系统自动生成，不允许用户修改。编号规则为：以D开头，后接10位数字。其中前4位为年份，后跟3位部门编号，最后3位为递增的收文序号。收文序号从1开始。例：D2011009008，表示2011年009部门的第8号发文。
收文登记后可执行【保存】或【发送】操作。【保存】后，收文状态为未发送，以后还可进行编辑和删除操作；【发送】后，如果当前用户为普通用户，则收文状态变为待审核，等待该用户的上级进行核稿；如果当前用户为部门的副职，则收文状态变为待签批，等待该用户的上级进行签批；如果当前用户为部门的正职，则收文状态变为已完成。
1.2.2代办收文
列出等待当前用户办理的收文的列表。列表项包括收文标题，发送人，发送部门，接收时间。若当前用户具有核稿权限，并且同意了核稿，则收文状态变为待签批状态，等待该用户的上级进行签批。如果当前用户具有签批权限，且同意了签批，则公文状态变为已完成。如果办理者不同意该状态的收文，则公文状态变为未发送，等待原登记人修改。
本办公业务资源系统提供简单、层次关系明了、清晰的操作界面，使用户一目了然。尽可能的为用户的处理公文等功能操作提供方便。在设计该系统时，应尽可能的贴近用户需求,便于用户操作。系统在实现上应该具有如下功能：
（1）系统要求用户处理的操作类型有三种，用户可以任意选择。
（2）系统提供两种处理类型，这样做的目的主要是节约时间。
（3）系统具有提供给用户添加意见一项，以方便用户各级人事更好的了解目前状况。
1.2.3收文查询
收文查询设置条件检索功能，可以通过公文标题、登记人、公文状态、登记日期和处理日期等条件进行检索。在收文多的情况下可以快速找出急需处理的公文，并设置重置键进行多次查询。
列表内容有：公文标题、登记人、登记日期、当前处理人、处理日期、任务类型和公文状态。列表显示近期的接收公文，并可从列表中查看详细公文内容。在公文状态列中，可对未处理的公文进行处理。
1.3 缓急管理
1.3.1 缓急列表
具有管理员权限的用户可执行该项管理。当前的系统用户可以查看缓急列表，列表项依次为：序号、缓急名称、操作、调整顺序。序号是系统按照缓急名称个数显示的从1开始依次增大的整数。缓急名称由用户新增或编辑当前缓急列表产生，缓急名称沿序号增大缓急程度降低。操作分为编辑和删除，编辑操作可修改当前项的缓急名称，删除操作可删除当前项的缓急名称。调整顺序操作可将当前项上移或下移即改变缓急程度。
1.3.2新增缓急
增加缓急种类，设定其名称和等级序列。序号为系统自动生成，根据已有的缓急项目的个数递增。
1.3.3缓急修改
修改选中缓急的名称、顺序或删除该缓急。序号不允许编辑。
1.4 密级管理
该模块的功能仅限于具有管理员权限的用户使用。
1.4.1.密级列表
进入系统密级管理界面后，可以看见文件的列表其中包含文件的序号，密级名称，。在此界面可以对现有文件的密级进行修改，删除和顺序调整以及翻页转跳，对于新的文件在此界面可以进行添加。显示系统的密级列表。显示项有：密级序号，密级名称。序号从1开始，逐项递增。
1.4.2.新增密级
在这一块添加文件的编号以及文件密级的级别，提交之后便可以在密级列表中加入新的密级。给系统中增加新的密级项目。管理员输入新密级项目的序号和名称。若该序号已存在密级项目，则新项目插入密级列表中，已存在的项目和它后面的项目的序号自动顺延。
1.4.3.密级修改
根据文件的重要程度可以对文件的密级进行修改，以确定文件的保密程度。对文件的密级级别进行修改提交已达到密级修改的效果。序号不允许修改。
2）会议管理
1.会议议题
1.1 起草议题
1.1.1 未发送议题列表
可以查看当前登录系统的用户本人所编写的所有起草的议题，这些议题有草稿，退回，等待处理，已处理四个状态。用户可以根据标题、起草日期、主办单位按条件查询议题也可以查询全部议题，状态为草稿的议题可以编辑和删除，状态为退回的议题只能编辑不能删除，状态为等待处理和已处理的议题没有操作项
1.1.2 议题详情
当前登录系统的用户可以通过标题链接查看议题详情，议题详情显示议题的具体信息，包括议题题目、起草人、起草日期、主办单位、相关部门、议题简介、附件信息。
1.1.3起草新议题
当前登录系统的用户可以起草新的议题，需要具体输入议题题目、起草日期、主办单位、相关部门、议题简介，附件。用户可以先保存为草稿，或者选择处理人提交等待处理。提交后该议题不能进行修改和删除操作，该议题状态变为待处理。
1.1.4 编辑议题
当前登录系统的用户可以编辑议题列表中状态为草稿和退回的议题。用户可以编辑议题的所有具体内容，包括议题题目、起草人、起草日期、主办单位、相关部门、议题简介、附件信息，选择处理人。编辑完成后可以直接发送，也可以先保存为草稿。提交后该议题状态变为待处理。
1.2处理议题
1.2.1 待处理议题列表
待处理议题列表显示其他用户需要当前登录用户处理的议题。登录系统的用户本人可以根据标题、起草日期以及主办单位三个条件对其进行详细查询，也可根据其中的个别条件来进行模糊查询，了解当前所有议题的拟稿。
1.2.2 审核议题
登录用户在待处理议题列表中选择处理的议题，填写审核意见，根据具体情况审核通过选择完成或退回议题。
2.会议计划
2.1 新建会议计划
2.1.1 查看未发送计划列表
可以查看当前登录系统用户所编写的会议计划，这些计划包括没有发送出去的（草稿）和已经发送出去的会议计划。用户可根据主题，会议日期，议题查询，也可查询所有会议计划，其中，主体和议题采用模糊查询结果，会议日期采用过滤查询结果。
2.1.2 起草新计划
起草新计划应从会议主题，审议议题，与会人员，列席人员，与会部门，会议日期，会议地点，主持人，会议资料，会议说明，处理人几方面来编写会议计划。在编写过程中可以根据需要及时修改相关信息，选择处理人，起草完毕后可以保存计划，也可重新填写计划，最后提交计划或返回会议计划列表页面查看会议计划列表。提交后，该会议计划的状态变为待处理。
2.1.3 编辑会议计划
通过查看计划列表，待批准的计划和已批准的计划不能再进行编辑，用户可选出需要编辑的未发送的会议计划，可直接删除也可以在原有基础上进行修改，修改时进入修改会议计划页面，对会议主题，审议议题，与会人员，列席人员，与会部门，会议日期，会议地点，主持人，会议资料，会议说明，处理人进行修改，完成或可保存计划，也可以重新填写，最后提交计划或返回会议计划列表页面查看会议计划列表。
2.2 处理会议计划
2.2.1 查看待处理会议计划列表
可以查看某个员工或部门向当前用户发起的待批准的会议列表。其中包括会议的主题，会议日期以及会议地点。用户还可以通过会议日期进行过滤查询；也可以对于你所关心的会议主题以及议题进行模糊查询。
2.2.2 审核会议计划
查看会议计划是否合理后要对会议计划的可行性进行审核，如果会议计划安排不合理如与其他会议时间冲突，会议室冲突等，则对该会议计划做退回处理并附上退回理由以及修改建议，如果合理则批准生效。
3. 会议通知
3.1 录入通知
根据会议主题和会议时间可以对通知进行模糊查询，也可以查询全部通知。点击通知菜单可以起草通知，包括会议时间、会议地点和备注，起草完通知后，可以对通知进行【保存】、【发送】、【重置】和【返回】操作。
3.2 管理通知
根据会议主题和会议时间可以对通知进行按条件模糊查询，也可以查询全部通知。可以对通知进行编辑、查询和删除操作。
3.3 接收通知
可以进行查看通知的操作。
4.会议纪要
4.1 录入纪要
根据会议主题条件查询会议记录，也可以查看全部会议。会议记录表包含绘制题目、会议时间、状态和操作字段。对会议可以进行录入、编辑和删除操作。点击【录入】选项后，可以编辑纪要标题、实际到会人员、附件和备注，然后可以对纪要【保存】、【发送】和【返回】操作。
4.2 代办纪要
代办纪要表中包含纪要标题、发送人、发送部门、接收时间和操作字段。根据纪要标题可以查看纪要，可以进行发文办理操作，填写处理人、处理类型和处理意见信息后点击【同意】、【不同意】和【返回】操作。
4.3 纪要查询
纪要查询表中包含纪要标题、拟稿人、拟稿日期、当前处理人、处理日期、任务类型和公文状态字段。根据纪要标题对纪要查看操作。
5.会议室
5.1 会议室管理
根据会议室名称按条件查询会议室，也可以查询全部会议室。点击【修改】、【新增会议室】和【删除】可以对会议室进行相关操作。会议室表包含会议室地址、会议室名称和会议室容量，填写完内容后可以点击【保存】、【重置】和【返回】操作。
6.会议管理
6.1 会议查询
根据会议时间、主题和议题对会议按条件查询，也可以查询全部会议。查询结果表中包含会议主题、召开日期、会议地点和会议状态信息。

3）系统维护
3.1机构管理
可以查看所有机构的列表并进行分页显示。针对这些机构，可以进行的操作有：新增子机构，编辑机构信息，删除机构，添加公文接收人。
3.1.1机构列表
可以查看当前机构的各种信息。
列表中包括所有机构的详细信息，列项有机构编号、机构名称、描述、层号、上级机构和该机构的公文接收人。
层号由系统自动生成，当前机构的层号为其上级机构层号+1。顶级机构的层号为1。
3.1.2新增子机构
用于给系统中添加新的机构信息。新增机构时需要输入的内容包括机构编号（系统自动获取）、机构名称、机构描述和上级机构，其中上级机构只能够从已存在的机构中选取。机构编号为系统自动生成，为3位数字，根据系统已有的机构数量从1进行递增。
3.1.3编辑机构信息
可以对系统中现有机构的信息进行编辑。机构编号不允许编辑，其中编辑操作的主要信息包括机构名称，上级机构名称，描述等信息。包括机构编号（系统自动获取）、机构名称和描述。
3.1.4删除机构
可以删除系统中某个现有机构。如果选取删除机构的话，此机构的下属机构也会一起被删除。
3.2 人员管理
3.2.1查看人员列表
可以查看当前系统的所有用户的信息。这些信息包括：用户ID、姓名、性别、职务、职称。用户还可以通过部门、职务或职称，对有关信息进行查询，该查询应采用模糊查询。列表输出项应该包括：用户ID、姓名、性别、职务、职称、操作（删除或编辑）。
3.2.2 新增人员
可以对本系统进行增加新人员及个人详细信息。这些个人信息包括：用户ID、姓名、性别、出生日期、住址、ＥＭＩＬ、手机、电话、政治面貌、毕业学校、毕业时间、专业、学历、备注、所属部门、职务、入职时间、职称、是否为公文接收人。
用户ID由系统自动生成，共6位数字，根据系统已有用户数量递增。新增的用户的初始密码为123。
3.2.3编辑人员
可以对本系统的所有人员信息进行修改。这些可修改的信息包括：姓名、性别、出生日期、住址、ＥＭＩＬ、手机、电话、政治面貌、毕业学校、毕业时间、专业、学历、备注、所属部门、职务、入职时间、职称、是否为公文接收人。用户编号不能修改。
3.2.4查看人员详细信息
人员详细信息包括：用户ID、姓名、性别、出生日期、入职时间、所属部门、职称、职务、住址、Email、手机、电话、政治面貌、毕业学校、毕业时间、学历、专业、备注等信息。
3.3职务管理
3.3.1 职务信息录入
有权限的用户可以新增职务信息，包括部门、职务名称、职务描述及备注。
3.3.2 职务信息查看
用户可以查看已录入的职务信息。包括部门、职务名称、职务描述及备注。
3.3.3 职务信息编辑
有权限的用户可以对已录入信息中的职务名称、职务描述及备注进行修改。
3.3.4 职务信息删除
有权限的用户可以对已录入的职务信息进行删除。

3.4职称管理

3.4.1查看职称列表

系统管理员可以查看职称列表。

列表输出项应该包括：职称名称、备注、操作。

3.4.2新增职称

系统管理员可以通过输入职名称、备注信息新增职称，其中职称名称不允许重复。

3.4.3修改职称

系统管理员可以在职称列表中对职称进行管理，包括修改和删除操作。

性能需求

一、数据精确度

1）用户在进行商品查询时要保证查全率，所有符合搜索条件的商品都要能找到。

2）在保证查全率的同时还要能够保证查准率，尤其是对于高级搜索这一功能。

3）数据输出时应是该用户在本网站上登记或输入的最新资料（用户资料、留言购物篮定单内容、支付情况、投诉内容）。另外有些资料又必须保留在一定期限内的全部资料（留言、定单内容、支付情况、投诉内容）。当然我们网站上的内容也需要根据我们公司的产品的更新速度以及我们的商家或加盟商的要求来定期更新，以此来吸引顾客。

二、时间特性

1）响应时间：2-3秒之内打开我们网站的一个新的链接（包括打开一张商品图片）。

2）更新处理时间：这是由数据精确度的要求确定的。对于需要保持最新内容的资料的更新速度是实时性的，对于需要定期保留的内容的期限为三个月。对于一个那些所有用户共享的信息的保留时间也为三个月，备分数据库每10分钟备分一次。

3）数据转换与传输时间：数据转换主要是涉及到数据库的问题。为了降低一次显示过多的记录会消耗太多的时间这个问题，我们在设计时将让数据库尽量分页显示。传输时间的问题比较复杂，这和服务器的处理能力，电信部门给我们提供的带宽，银行的电子交易网的响应速度有关。

4）运行时间：本网站如非特殊原因应保持24小时开通。

三、适应性

这里主要是解决用户使用何种浏览器的问题，推荐为Google的GoogleChrome或网景的NetscapeNavigator。

运行需求

一、用户界面

界面要求：

a.网站的主色调为蓝色、白色为主，给工作人员以清新享受的感觉。

b.界面的风格要鲜明而有特色。

c.网站所要用到的图片资料应该足够清晰和精美。

d.网站上要有足够的导航链接。

e.要尽量让用户使用鼠标完成整个操作流程，当然填写资料，起草拟稿，查询功能需要用到文本输入。

二、硬件接口

由于我们使用的通信协议是TCP/IP，因此这里的硬件接口问题主要就是TCP/IP层中的网络接口层，他负责数据帧的发送和接收，帧是独立的网络信息传输单元。网络接口层将帧放在网上，或从网上把帧取下来。这就要求IP使用网络设备接口规范NDIS向网络接口层提交帧，并且IP支持广域网和本地网接口技术。在系统运行时要注意关闭那些容易受攻击和入侵的端口号，在能保证带宽的前提下仅开通系统运行所必须的端口。

三、软件接口

这里的接口问题主要就是怎样与Mysql数据库进行通信，以便对数据库进行读取和写入操作。在JSP技术中是使用ADO来解决这个问题的。具体来说开发中可能使用到的ADO的常用对象有以下几个：

（1）连接对象（Connection）：用来连接数据库。

（2）记录集对象（RecordSet）：用来保存查询语句的返回结果。

（3）命令对象（Command）：用来执行Mysql数据库语句或者Mysql数据库的存储过程。

（4）参数对象（Parameter）：用来为存储过程或查询提供参数。

四、故障处理

a.内部故障处理
在开发阶段可以随即修改数据库里的相应内容。

b.外部故障处理
对编辑的程序进行重装载时，第一次装载认为错，修改。第二次运行，在需求调用时出错，有错误提示，重试。

其他需求

一、性能

1．办公业务资源系统要支持多个并发用户。

2．办公业务资源系统系统处理查询操作响应时间不超过10秒。

二、可扩展性

当前使用办公业务资源系统系统的主要是企业人数在100人以下的小企业，这些企业增长速度比较快，人员规模每年保持30%的增速。办公业务资源系统系统要能够在三年内支持这样的增长速度。

三、可用性

系统要保证24*7*365可用。但是可以允许每月系统停机一小时，进行系统维护。系统维护的时间要安排在企业非工作时间进行。

四、安全性

1．操作跟踪

针对系统运行出现的异常，跟踪调查出现异常的情况，了解操作意图，有针对性的解决问题。

系统日志，便于查看系统的运行情况。

操作日志,提供用户在系统中增加、修改系统数据信息时记录日志。用于跟踪用户的操作，了解信息的变更，在需要时对事情进行调查。

2．访问控制

页面不可直接访问，防止黑客对页面篡改。页面访问通过连接动作驱动，访问时作权限检查。有效防止用户通过地址栏输入地址对信息非法访问。系统在页面执行过一次后再次访问通过缓冲工作区执行，对页面屏蔽。