时间管理误区

1.不列任务清单。列出优先级项目，以及步骤

2.不设定个人目标。设定个人目标可以知道在什么时候你想去哪儿，管理你的时间和资源以达到目标，决定什么是值得你花时间去做的。

3.没有优先顺序。

4.未能管理分心。每个人每天都有两个小时分心。用于邮件和即时聊天工具。

5.拖延。原本应该完成的任务却推迟完成。产生罪恶感和焦虑，导致积极性下降,压力水平太多。

6 承担太多。工作压力大，斗志不高，承担任务过多，不能搞笑使用时间，工作仓促，草率的形象。对人说“yes”,对任务说"no"

7.一直处于繁忙中：马上就到截止日期的任务、没完没了的的电子邮件、办公桌上堆积如山的文件、像比赛一样的会议。

8.同时处理多个任务。

9.不休息。导致大脑疲惫，工作效率降低。

10.任务规划与生理规律不一致。经历最充沛的时段。

如何解决以上问题呢：

1.活动日志。活动日志是你使用时间的书面记录。如实在工作中记录你做的事。

创建一个表格：日期/时间、活动描述、我的感受、持续时长，价值（高、中、低、无）

作用：帮助你每天做了多少重要的活动和不重要的活动，反思自己是如何分配时间的，分析你是否在不知不觉中步入了时间管理的误区、激励地进行任务规划和时间管理。

2.任务清单：从活动日志中可以筛选出重要的任务。

1.为每个任务分配重要级别和紧急级别。A-F表示.A:非常重要/非常紧急 F：不重要/不紧急。有可能会在任务中发现出你不需要的任务。

        2.将任务分配到四象限任务清单中，明确完成各项任务的顺序：

        X：紧急、不紧急  Y：重要、不重要。在完成当天的任务后，把重要的任务写入到第二天的任务。

如：

                                                                                  任务清单

             任务                                                           重要性（A-D）                          紧急性 （A-D）

    写本周的工作报告                                                       C                                                D

   为新员工申请电话及分机号                                        D                                                 A

   帮领导美化一份介绍项目A的PPT报告                     A                                                  A

   为部门网购一批电话、话筒                                        D                                                  D

   完善项目A下一阶段的方案                                         B                                                   C 

   追踪项目B的宣传公告                                                 B                                                 B

   报销出差费用                                                               C                                                  C

                                                                                      四象性任务清单

紧急                                                                                       不紧急

重要                    帮领导美化一份介绍项目A的PPT报告                            完善项目A的下一阶段的方案

                           追踪项目B 的宣传公告

不重要             为新员工申请电话及分机号                                                 写本周的工作报告

                         报销出差费用                                                                          为部门网购一批电池、话筒。

3.行动计划

   行动计划的四个步骤：

   1.收集任务

   2.修剪任务

   3.组织并排序【项目归类】

   4.执行行动计划：只需要处理下一步清单和委托清单的任务,定期回顾和更新行动计划。不断的把项目中的任务放到下一步清单和委托清单中，把新的项目放到项目目录。

 行动计划：

    项目清单

    

     委托清单

    下一步清单

案例展示：

    项目任务清单：

    1.调查目标市场

    2.完成成本比较报告

    3.研究当地的MBA项目

    4.与老板商量支助MBA项目

    5.与老板商量MBA的事宜

    6.联系招聘机构，商量招聘办公室经理的费用。

    7.撰写招聘办公室经理的广告。

    8.为将入职的办公室经理订购桌椅和电话。

    9.与新同事见面。

    10.与供应商谈判来年的合同。

     11.整理项目文件。

行动计划表

     项目类别                                                   项目任务                                            优先级别

                                                                    研究目标市场                                        

     创建新产品                                           完成成本比较报告                                    A

                                                                    与供应商谈判来年的合同

                                                                                                                            

                                            研究当地的MBA项目                            

      研究MBA                                                                                                                 B

                                                                   与老板商量支助MBA的事宜                  

    

                                                     联系招聘机构，商量招聘办公室经理的费用

     招聘办公室经理                    撰写招聘办公室经理的广告                                 C

                                                     为将来要临的办公室经理定购桌椅和电话

根据行动计划表形成清单：

     下一步清单：

             A       研究目标市场

             B       研究当地的MBA项目

             C       撰写办公室经理的广告

     委托清单：

            A  完成成本比较报告-委托给小王，周二前完成

           C 联系招聘机构，商量招聘办公室经理的费用----委托给小崔，周四前完成

     项目目录

             A    研究新产品

             B    研究MBA

             C    招聘办公室经理