Microsoft Office InfoPath 2003 简介

适用于 Microsoft Office InfoPath™ 2003 Service Pack 1 在商务环境中，大多数人都需要填写零用金报销单、考勤卡、员工调查表或保险单等表单，有一部分人还需要负责设计、分发和维护这些表单。您可以使用 Microsoft Office System 中新增的程序 InfoPath 来同时设计和填写电子表单，如下面所示的零用金报销单。   注释   本文中的内容假定您已经在计算机上安装了 Microsoft Office InfoPath 2003 Service Pack 1，并在 InfoPath 中启用了 Service Pack 功能。要了解 Service Pack 的详细信息以及如何下载 Service Pack，请参阅本文顶端“请参阅”框中的链接。   什么是 InfoPath？ 在 InfoPath 中，您可以进行两方面的工作： 设计表单  您可以在设计模式 （设计模式：InfoPath 设计环境，可以在其中创建或修改表单模板。）中设计和发布具有用户友好界面的交互式表单。除了向表单中插入文本框和其他标准控件 （控件：允许用户控制程序的图形用户界面对象，如文本框、复选框、滚动条或命令按钮等。可使用控件显示数据或选项、执行操作或使用户界面更易阅读。） 之外，InfoPath 还允许您插入一些特殊控件，以便用户能够灵活地添加、删除、替换或隐藏表单中的节 （节：表单上包含其他控件的控件。）。您可以设计的表单范围非常广，从用于收集数据的简单表单到大型业务流程中的复杂表单，都可以使用 InfoPath 来设计。InfoPath 表单可以单独使用，也可以设计为与现有数据库或 Web 服务协同使用。表单可以发布到公司网络上的公共位置（如共享文件夹、Web 服务器或 Microsoft Windows® SharePoint™ Services 网站上的表单库 （表单库：存储和共享基于同一模板的表单集合的文件夹。表单库中的每个表单都与该库的内容列表中显示的用户定义信息相关联。））并从该位置进行访问。要填充表单，用户必须在其计算机上安装 InfoPath。 填写表单  InfoPath 用户可以使用与文档类似的功能来填写表单。例如，它们可以在域中进行拼写检查，使用“格式刷”工具复制和粘贴格式，或者在表单上的特定域中插入格式文本和图形。用户也许还能将数据从多个表单合并到单个表单或者将数据导出到其他程序，这取决于表单的设计。用户还可以将表单保存到自己的计算机上，进行脱机处理，然后在重新连接到网络时再将表单提交到企业网络。对于只能间歇访问网络资源或访问对网络资源有限制的用户（如经常出差的员工），此功能特别有用。 InfoPath 以可扩展标记语言 (XML)  （可扩展标记语言 (XML)：标准标记语言 (SGML) 的一种浓缩形式，开发人员可用其创建自定义标签，为整理和提供信息提供了灵活性。）为基础。在您设计表单时，InfoPath 将创建一个 .xsn 文件，此文件完全就是一个包含标准 XML 文件（如 XML 架构 (XSD) （XML 架构：以 XML 编写的正式规范，定义了 XML 文档的结构，包括元素名和丰富的数据类型，以及哪些元素要以组合形式出现，每一元素具有哪些属性。） 和 XSL 转换 (XSLT) （XSL 转换 (XSLT)：用来将 XML 文档转换为其他类型的文档的语言，例如，HTML 或 XML。其用途为执行部分 XSL 功能。） 文件）的 Cabinet (.cab) 文件。当用户在 InfoPath 中填写表单时，该表单中的数据将以工业标准的 XML 格式进行保存或提交。但是，您不必为了设计或填写 InfoPath 表单而学习任何有关 XML 的知识。关键在于使用 XML 格式的表单，组织可以方便地重新利用数据。例如，一个简单的 InfoPath 旅行报告表单可以用于为向客户关系管理 (CRM) 系统、零用金系统和旅行计划系统提供 XML 数据。 为什么要使用 InfoPath？ InfoPath 表单可以是小型工作组中的几名成员用来收集信息的简易表单。例如，一个 10 人的销售小组可以使用表单填写和共享有关所拨打的销售电话的信息。随后这些表单中的数据可能会被合并到单个汇总报告中，每月向管理人员发送一次。 InfoPath 表单也可以是连接到现有数据库或集成到现有业务系统中的更为复杂的表单。例如，如果您公司使用 Microsoft BizTalk® Server 2004 来管理零用金报销流程，那么 IT 部门的开发人员可能会设计一个 InfoPath 零用金申请单将数据直接提交给 BizTalk，然后 BizTalk 将这些数据依次传送到相应的部门进行批准或处理。 下面的列表简要说明了使用 InfoPath 的一些最重要的优势： 数据可重新使用  由于使用 XML 格式，因此 InfoPath 表单中存储的数据不会锁定在表单中，而是可以轻松地与表单分离并以各种方式重新设置格式或重新使用。这种灵活性使表单设计者可以将表单数据集成到基于 XML 的现有业务流程中，同时还减少了一些耗时的重复数据输入任务，例如重新将纸质表单中的数据键入数据库中，或者在两个不同的程序之间手动复制数据。 数据准确  在用户填写 InfoPath 表单时，可以对他们输入的数据进行检查以查找数据验证 （数据验证：测试数据准确性的过程；可应用到控件以指定用户可输入的数据类型和范围的一组规则。）错误。如果您的表单连接到数据库或 Web 服务，那么用户必须先更正这些错误才能提交数据。此设置可以帮助您确保所收集的数据准确、无错误而且符合您指定的任何标准。下图显示了向表单填写人员显示的数据验证错误。 此外，您可以使用公式为用户自动计算数值，或者启用拼写检查功能以便用户在提交表单之前可以检查拼写错误。 开销低  与发生更改时需要重新打印的纸质表单不同，InfoPath 表单可以轻松地进行修改并重新发布。另外，InfoPath 可以自动检测表单更新以便用户始终拥有最新的表单版本。 脱机支持  与基于网站的表单不同，用户在填写 InfoPath 表单时不必始终连接到网络。用户可以脱机填写表单，然后在其计算机重新连接到网络时进行提交。 多个视图  您可以创建包含多个视图 （视图：表单特定的显示设置，可通过表单模板来保存，并可在填写表单时应用到表单数据中。用户可在视图之间进行切换，以便选择表单中显示的数据量。）的 InfoPath 表单。例如，为使冗长的项目状态表单易于使用，您可以创建高级别的摘要视图以及详细视图。您可以创建规则 （规则：由条件和操作构成，可根据事件和表单中的值自动执行任务。）以在用户打开表单、提交表单或在表单中单击按钮时自动切换视图。用户也可以使用“视图”菜单（如下图所示）上的命令手动切换视图。 灵活的控件  除了文本框和列表框等标准控件外，InfoPath 还包含许多新控件，例如重复表 （重复表：表单上包含表格格式的其他控件且可根据需要进行重复的控件。填写表单时，用户可插入多行。）、选项组 （选项组：可显示一组互斥选项的控件。默认情况下，选项组包括两个选项节，其中一个将作为 默认选项显示在表单中。）和可选节 （可选节：表单上的一个控件，该控件包含其他控件，默认情况下通常不显示。填写表单时，用户可插入和删除可选节。）等。这些类型的控件使您可以设计满足用户需求的灵活表单。例如，在零用金报销单中，您可以使用重复表来允许用户仅输入所需数量的零用金项。 Tablet PC 支持  如果您正在使用 Tablet PC，您可以使用 Tablet 笔 （tablet 笔：Tablet PC 上具有的笔，用于与 tablet 屏幕交互。）直接在表单上的域中进行书写。稍等片刻，InfoPath 即可自动将墨迹转换为文字。您还可以在某些控件中进行书写或绘制，然后将墨迹与表单一起保存，这取决于表单的设计。 将 InfoPath 与其他程序协同使用 由于 InfoPath 支持工业标准的 XML，因此它可以有效地与其他程序和技术协同使用，其中包括下表中所列的程序和技术。 程序或技术 如何与 InfoPath 协同使用 Microsoft Office Excel 2003 用户可以将数据从一个或多个表单导出到新的 Excel 工作表中。存储于 SharePoint Services 表单库中的表单数据也可以导出到 Excel 工作表中。 Microsoft Office Outlook® 2003 用户可以在 Outlook 电子邮件正文中发送表单副本。在希望与未在计算机上安装 InfoPath 的其他用户共享整个表单时，这种方式非常有用。表单本身也附加到邮件中，因此安装了 InfoPath 的用户可以直接使用 InfoPath 打开表单。 表单设计者也可以使用电子邮件向用户分发表单。同样，表单设计者可以允许用户在电子邮件中以附件的形式提交完整的表单。 Microsoft Access 2000 或更高版本 您可以将表单连接到现有的 Access 数据库。然后用户就可以使用该表单将数据提交到数据库以及使用表单查询数据库。同样，您可以使用数据库中的值来填充列表框，或者将控件绑定 （绑定：将控件连接到数据源中的域或组，以便可以保存输入控件的数据。未绑定控件时，表明它未连接到域或组，输入控件中的数据不会被保存。）到与该数据库相关联的域和组。 Microsoft SQL Server™ 2000 您可以设计连接到 SQL Server 数据库的表单。然后用户就可以使用该表单将数据提交到数据库以及使用表单查询数据库。同样，您可以使用数据库中的值来填充列表框，或者将控件绑定到与该数据库相关联的域和组。 Microsoft Windows® SharePoint™ Services 您的工作组可以直接将文件发布到 Windows SharePoint Services 表单库中，以使所有相关表单都存储在一个便于访问的专用位置。用户可以从表单库中填写表单，将表单数据导出到 Excel，或者将几个表单中的数据合并到一个表单中。 您还可以在表单中创建数据连接，以便从 SharePoint 网站接收数据或者将表单提交到 SharePoint Services 表单库中。 Microsoft Script Editor 您不需要具有编程专业知识就可以设计高效的表单。但是，如果知道如何编写代码，那么您可以在表单中使用 Microsoft JScript® （JScript：一种由 C、C++ 和 Java 演变的基于对象的脚本语言，解释执行。Microsoft 通过它实现 ECMA 262 语言规范。） 或 Microsoft Visual Basic® Scripting Edition (VBScript) （Visual Basic Scripting Edition (VBScript)：Microsoft Visual Basic 编程系统的子集。Microsoft Internet Explorer 3.0 版或更高版本以及其他 Web 浏览器都可读取嵌入 HTML 页中的 VBScript 程序。），方法是在设计模式中访问 Microsoft 脚本编辑器 (MSE) （Microsoft 脚本编辑器 (MSE)：一种编程环境，用来在 InfoPath 表单中创建、编辑和调试 Microsoft JScript 或 Microsoft VBScript 代码。）。 Microsoft Visual Studio® .NET 2003 如果希望将 InfoPath 与 Visual Studio .NET 2003 协同使用，您可以选择下载 Microsoft Office InfoPath™ 2003 Toolkit for Visual Studio® .NET。该工具包允许您使用 Visual Studio .NET 创建、调试和生成使用 Microsoft Visual C# 或 Microsoft Visual Basic® .NET 托管代码的 InfoPath 项目。要下载工具包，请参阅本文顶端“请参阅”框中的链接。 Web 服务 您可以将表单连接到 Web 服务，以便与其他程序或系统交换 XML 数据。例如，您可能使用 Web 服务从 Oracle 数据库（InfoPath 并不直接支持此数据库）接收数据或者向其中提交数据。您还可以使用来自 Web 服务的值填充列表框，或者将控件绑定到与该 Web 服务相关联的域和组。 XML 架构 您可以基于组织正在使用的 XML 文件来创建表单。例如，如果您的组织对采购订单使用特定的 XML 架构 (.xsd) 文件，那么您可以基于该 .xsd 文件来创建 InfoPath 采购订单表单。如果没有现有架构，InfoPath 将在您向表单添加控件时生成一个架构。