office skill-CSDN博客

² Word中Ctrl + G（菜单editàgoto）可以直接跳到某一页。Excel中的goto对话框有一个Special按钮，从中可以找到所有满足某类特定要求的单元格，比如空格，包含公式的单元格。一个用法是：从网页拷贝的文档中含有很多空行，想把这些空行一起删掉。如果拷到excel中只有一列的话，就可以用ctrl + G定位到blank cell，然后一起删除。如果有多列（列数不是特别多的时候）的话，可以用自动筛选的办法将每列含空格的行都筛选出来再删除。如果列数很多，就需要用其它办法了

² Form/lock

² From <office skill>，在word中并排文档，先用下面方法在word中打开多个文档，然后windowsàarrange all.

不在任务栏上显示多余文档图标

　　默认情况下，Word将使用个别文档界面，也就是说你打开的每一个文档都将使用一个单独的新窗口打开，在任务栏下会显示相应的文档图标，用户点击任务栏的文档图标即可快速切换到不同的文档窗口。不过，如果你打开的文档太多，那么任务栏上就会显得非常零乱，假如你不希望如此，可以从“工具”菜单进入“选项”窗口，在“视图”标签页中清除“任务栏中的窗口”复选项（见图1.7.33），以后就可以从 “窗口”菜单中选择需要显示的文档窗口，任务栏上就不会再显示乱七八糟的各个文档图标了。(江苏王志军)

² 水印watermark: Format à background à printed watermark

² 网格线：Viewàgridlines

² Tools à Track changes: record updating, deleting.

² View à Markups: 显示或隐藏changes, comments

IE

² IE中将常用网址添加到收藏夹：使用菜单Favorites à add to favorites / organize favorites. 也可以在资源管理器的类似于目录C:/Documents and Settings/hongli/Favorites下进行管理，可以新建目录，移动或删除网址链接等。

² 按住Ctrl，滚动鼠标中键，可以自动放大缩小office页面. IE2007支持。

Outlook

在outlook，mail下的drafts，inbox, sent Items下面都可以根据自己的需要添加目录。

将一些模板类的邮件写好后保存一下，这时位于drafts的根目录下，把它拖到一个建好的子目录下，这样以后每次使用时，按住Ctrl键，将它拖到drafts根目录下在进行编辑发送。

Menu: toolsàroles and alerts 可以设置邮件规则，比如收信时自动将某一主题或从某个人发来的邮件转移到一个特定目录下。

Menu: ToolsàAddress Book

Conversation

在email列表中添加一列conversation就可以看到关于同一主题的所有邮件。

Excel

² 数据输入：

Ctrl + home/end在单元格选中（非编辑）状态，跳到工作表的开头、结尾。在单元格编辑状态，跳到单元格的开头、结尾。

Home/end 跳到一行的开头/结尾。

Ctrl+←↑→↓ 至连续区域的最←↑→↓一个单元格

Ctrl+shift加方向键：按所指方向选取直到非空格的所有项。

对连续区域，选取区域的最外边一行或列：双击选取单元格之框线。对不连续区域没有用。

ALT + Enter 在单元格编辑状态，强制换行

Ctrl + Enter 选定区域后，输入字符串，然后用ctrl + enter，可以在选定的区域内填充同意的字符。

F5/Ctrl + G/EditàGo to　　显示"定位"对话框。查找满足特定要求（如空格，包含公式等）的单元格。

F2 编辑活动单元格，并将插入点放置到单元格内容末尾。在资源管理器中相当于重命名。

在单元格中输入如“12/25”时，会自动转成“12月25日”，如果先输入分号’，就不会了，相当于转成了文本格式，而不是日期格式。

FormatàRowàAutofit: 自动调整行高，使所有内容可见。

² 查找和替换“*”“？”

~* 则是查找这个星号本身,同理~?则也是指查找问号本身

² 冻结标题行

选定标题行的下一行，选windowsàFreeze Panes.

² 自动填充。要填充200行数据，选中第一个，按住鼠标变成实心黑十字了，向下一拖，500行了，向上一推，100了，再向下拖，又300了，唉。

1.编辑—填充—序列。

2.一般在需填充列的左边列有连续的文字或数字,就可以对着拖动的十字点双击,自动填充的行数与左边列相同

3。先选第1个有公式的单元格（比如说A1），然后按F8，在选最后一个单元格（比如说A100），按组合键CTRL+D。保证不会多也不会少。

4。按F5,在输入最后单元格地址－－》按CTRL+SHIFT+方向键上－－》CTRL+D

5。选定第一个单元格，拖动滚动条到最后一个单元格，按住shift键，点选最后一个单元格，再按ctrl+D

6.先选择最下面单元格，按住shift键不放，再按向上的箭头，输入公式，ctrl+enter

² Dataà Text to columns将有规律的文本按一定要求分成多列。用fileàopen命令导入一个文本文件时也有此功能。

比如下图1变成图2：

² DataàFilteràAutoFilter筛选数据。在列的下拉菜单中选择需要显示的数据项，也可以用Custom定制显示条件。可以使用等于，不等于，大于，小于, 包含，与什么字符串开始或结束等，可以用and或or组合两个条件，输入的字符串可以使用*/?代替多个或一个字符。

² ToolsàProtectionàProtect sheet保护单元格，只允许用户编辑某些单元格，或不允许用户查看和修改公式等。比如：选中允许编辑的单元格，右键选择Format cells，在protection tab，将locked前面的勾去掉，然后单击protect sheet命令，输入密码。

² ToolsàMacroàSecurity设置宏的安全级别。有时候宏中带有病毒，所以不能设置过低的级别。但如果某些确定是安全的宏（比如自己编写的宏给别人用）不能运行，可能就是因为宏的级别很高导致的。

² 在单元格公式中用&合并多个单元格的内容，比如：

² Validation

Select “List” in Allow combo, get pull-down list

make sure the text length fits our requirement in Excel

Give a warning message when data is invalid:

² Excel 将comment导出到另一列：

我最近在浏览和content browse相关的Q&A，发现很多comment的位置或者大小不便于浏览，今天想出了一个办法，如果有人需要的话可以参考。

1．在加comment的列D后面插入一列(E).

2．打开VB editor （toolsàmacro）

3．双击 sheet1 (Req to Feature Spec Tracking), 将以下代码拷入右边的代码区：

Sub a()

For i = 3 To 954

If Not Cells(i, 4).Comment Is Nothing Then

Cells(i, 5) = Cells(i, 4).Comment.Text

End If

End Sub

4．运行宏

² EXCEL的便捷辅助手段：MS technet

http://www.microsoft.com/china/technet/webcasts/class/office.mspx

1. Worksheet “Tab Color”

2. 双击行列标题分割栏，自动调整大小

3. 汇总工作单元格，添加监视点 add watch，查看一个数据变化后，监视的数据有什么变化

4. Windows à compare side by side with ..并排比较文件

5. Toolsà Speech à Show text to speech toolbar. Control panelà Speech 设置语音

6. 信息检索 toolsàResearch

7. copy，paste 智能标记，链接单元格

8. (1)工具－选项－安全性。高级》加密类型.

(2) 文件》权限

(3)保护工作表，单元格格式保护、锁定

(4) tools》protection>allow users to edit aranges

9. 共享工作区：toolbarsàtask paneàshared workspace (sharepoint技术)

10. 创建列表（单元格右键菜单），发布列表到share point

Outlook处理邮件：

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RC010435842052&CTT=6&Origin=RC010435842052

1．使用颜色突出显示特定的邮件。满足设定的邮件可以用特殊的颜色标识出来。

Tools à organize ->

2. 使用标志来设置自己的优先级。

设置完标志的邮件可以在收藏夹和搜索文件夹看到

搜索文件夹可以根据自己的要求保存搜索规则。将一个文件夹拖到收藏夹以便于查看。

3. 利用Tasks添加任务。

举例来说，每三个月改一次密码，切换到Tasks pane, 输入主题和结束日期，到了那一天就会有信息提醒，和我们的会议提醒类似。Due date不列也可以，比如你需要记录一些你需要做，但是没有严格的时间要求的事情，就可以在这里记录下，以便有空时去完成。

也可以直接把一封邮件从Mails拖到Tasks。

4. 利用Calendar添加日程安排

Calendar除了可以添加会议安排，也可以做自己的一些安排，比如每个周五发一个weekly report的提醒。

和tasks一样，你也可以直接拖一封邮件到Calendar以便到时提醒你处理邮件内容。

5. 可以将inbox里一个邮件的附件拖到Inbox下的子文件夹，或者将子文件夹中邮件的附件直接拖出来。偶然发现的，用的不多，只觉得可以用于邮件主题和内容不清楚或者没有必要保留，但是附件比较有用的情况下。

Update 2008.5

1. Appointment recurrence里面，如果是monthly or yearly，可以选择阴历的日期，这样就可以设置一些中国传统节日和生日的提醒。

2. Outlook 2007主界面里面添加了一个To-do bar，有date navigator, appointments, tasks. 可以很清楚的看到当前的安排和任务，对工作安排非常有用。对task，分category（颜色标记）和flag（旗子标记），而且这两个标志都可以重命名。切换到tasks tab，还可以跟踪任务，有status, %complete.

Other

² Log server and map to a folder by dos command:

@echo off

net use //10.167.13.42/ipc$ /user:*** password

net use X: //10.167.13.42/dwf

explorer X:

exit

@echo on

² 磁盘映射： windows explorer > tools > Map Network Drive.

² 给局域网中的其他人发一个消息，发送消息的命令行格式是“net send 接收消息方的机器名消息内容”

给组发送消息：net send /domain: user message

查看历史消息：控制面板管理工具事件查看器系统日志

禁止接收消息：管理员登陆，控制面板管理工具服务 messager: 启动类型设为手动或已禁用，当类型为自动时，通过服务状态调整为启动或禁止。

² 增加用户：control panelàusers and passwords

² Add often used commands to quick access toolbar

² 将经常访问的目录添加到open、save 对话框的左边列表（几个office软件中共用）：

² Windows short cuts:

Window & D: Show the desktop.
Window & E: Open the Explore.
Window & R: Open Run.
Ctrl & X/ C/ V: Cut/ Copy/ Paste
Ctrl & S: Save.
Ctrl & Shift & S: Save as.
Ctrl & Z: Undo, this is feasible in almost every application.
Ctrl & Y: Redo.
Ctrl & Shift & Esc: Open windows task manager.
Ctrl & F: Open Find dialog, this is feasible in every text application.
Ctrl & B/I/U: In Office, these can provide Bold/Italic/Underline.
Alt & Tab: Change the current window forward.
Alt & Shift & Tab: Change the current window backward.
Alt & F4: Close the active window.
Alt & Space: List the dropdown list of the active window.
Alt & F/E……: Open the corresponding menu item.
Shift & Delete: Delete the item for ever without putting into the recycle Bin.
Tab: Change the focus of the cursor forward.
Shift & Tab: Change the focus of the cursor backward.
F4: Go to the Address bar.

--- Allen

² 我整理了一些平时常用的计算机技巧，现在共享给大家，希望对大家有用。

一、常用的Windows 技巧与Windows安全：

1．计算机开机时自动运行的几种方法。

a) 开始菜单/Start à程序/All Programs à启动/Startup。

如果需要开机自动启动某个软件，只要建立一个快捷方式，拖动到这个菜单（或文件夹）下面即可。

b) 注册表中的Run键。

在注册表中有两个Run键.

一个是针对当前用户的: HKEY_CURRENT_USER/Software/Microsoft/Windows/CurrentVersion/Run

另一个是针对当前计算机所有用户的: HKEY_LOCAL_MACHINE/SOFTWARE/Microsoft/Windows/CurrentVersion/Run

如果需要开机自动启动某个软件,只需在Run键下创建一个字符串值/String Value 然后输入需要启动软件的路径即可。

例如：我需要启动 Outlook, 软件的安装路径为："C:/Program Files/Microsoft Office/OFFICE11/OUTLOOK.EXE"

我只要创建一个字符串类型的键，命名为outlook(可以随意命名)，然后修改键值为："C:/Program Files/Microsoft Office/OFFICE11/OUTLOOK.EXE" /recycle 即可，/recycle是outlook 的参数.

c) 注册表中的 Shell 键.

位于HKEY_LOCAL_MACHINE/SOFTWARE/Microsoft/Windows NT/CurrentVersion/Winlogon下的Shell 键本来是用来自动启动Explorer的，如果在Explorer的后面加入其他可执行程序，这些

可执行程序也将被启动。

以上这些键值也值得我们注意的，经常会有木马病毒会在这里留下一个键值来使得木马可以自动运行。我们可以利用任务管理器中的进程管理配合这几个键值检查是否有木马。

还有一个可以启动的就是建立一个后台服务程序，这个需要写代码调用Windows API来实现。我曾经发现有一个病毒就是创建了一个后台服务来启动的，然后可以不需要单独的进程运行，直接注入到其他进程，这种手动病毒是很难除的。

在HKEY_LOCAL_MACHINE/SOFTWARE/Microsoft/Windows NT/CurrentVersion/Winlogon这个键下有很多的键是很有用的，像登录计算机时候的默认用户名、域等都保存在这里。

2．关于管理共享及Administrator账号。

这一点对于我们数据安全是极其重要的。

在Windows中默认的管理共享一般是打开的，虽然我们无法在网络邻居里看到你共享了你的本地硬盘，但是实际上Windows在默认状态是设置了共享的，一般的C盘会被共享成 C$，D盘共享成D$,所有的分区都被共享成盘符 + $ ；如果你的管理员账号没有设置密码，别人就能轻易的以Administrator账号的权限更改你计算机上的任何文件，只要直接在地址栏中输入//computername/C$ or //IPAddress/C$，如果你的系统是Win2000就直接进入到你的C盘了，如果是windows XP会弹出的输入密码的对话框，输入computername/Administrator 回车，就可以操作你的C 盘了，所以设置Administrator的密码是很重要的。你可以在计算机管理器查看你的管理共享，在这里取消共享后再次开机仍然会共享，要取消只能通过修改注册表实现，不主张取消，因为这个是为了让服务器管理用的，在我们的硬盘中有什么文件，服务器需要监控的。

Administrator 账号和 Administrators群，这些账号的权限都是完全控制的，所以我们每一个Administrator级的账号都要有很强壮的密码，这些账号可以通过网络修改我们计算机的注册表，后台服务程序，以及共享我们计算机的文件夹和文件，或创建用户等，在计算机管理器中连接到需要接受管理的计算机并用Administrator级账号登录就可以实现所有操作。或是先用net use命令建立连接然后用管理器操作。这是很危险的，甚至可以利用管理器格式化硬盘。本来这些都是Microsoft为了提供远程管理的方便设置的，但是由于用户的不了解可能会带来很大的损失和灾难。

3．任务管理器。

这是Windows提供的一个很好的帮手，我们可以利用它，管理各种用户级的进程和任务。如果我们不小心结束了Explorer进程，我们也不必担心其他软件的还没保存结果和数据，只要在任务管理器的文件à新任务中输入 explorer即可启动 explorer。所以如果有数据未保存的时候也不要担心，更不要轻易的重启，以免造成数据的丢失。

进程管理器可以用来监视各种进程的状态，可以结束各种用户进程和部分系统进程（部分系统进程只对Windows XP有效），但是有些系统进程不能轻易的结束，例如 Services和有些svchost 进程，如果结束了Windows将会在60s后自动重启，并给予提示。我们还能利用它很好的监视病毒，注入其他进程的病毒除外。

4．一些常用的自定义右键菜单及其它一些设置。

例如，用记事本打开一个文件，启动Dos并进入到当前目录等，我在这里介绍几个。

如果我们需要在所有类型的文件的右键中加入一个快捷菜单的话，只需要在注册表的HKEY_CLASSES_ROOT/*/shell 键下加入对应的项目即可。

下图是用记事本打开任何文件的右键菜单的添加方法。（我以列在附件里了）

如果我们把notepad改为 outlook将可以把任何文件作为邮件的附件粘贴在一个新建的邮件里。

建立一个右键菜单在文件夹上也是一样，只是是在 folder键下面。

登录时自动开启小键盘，更改注册表键值

[HKEY_USERS/.DEFAULT/Control Panel/Keyboard]

"InitialKeyboardIndicators"="2"

当值为2时就会自动开启小键盘。

5． Dos命令

常用的 copy/rm/rd/delete/cd/chdir等就不在多述，这里说一下Attrib命令，平常我们很少用它，但是它还是比较实用的，在Windows的默认状态下我们是无法看到同时具有系统属性和隐藏属性的文件的，

如果我们用这个命令修改一个文件为同时具有这两种属性，就可以达到隐藏一个文件的目的，通常的病毒文件都会设置这两种属性，命令格式为：

Attrib filename +s +h +r +s 是设置系统属性，+h是隐藏，+r是只读，去掉的时候改 + 为 – 即可。

Net 命令，这个命令的参数和功能很多，这里只说一下 net use ，如果我们在登陆到一台计算机后发现里面的文件夹全是空的，这时可能是我们的权限不够，但我们又有另外一个账号的时候， windows并不会第二次弹出那个登录窗口，我们可以用Net use 指定一个账号来登录。格式为: net use //computername /user: user password

Netstat命令，用于监视网络连接的，可以通过这个命令察看到所有连接到你的计算机的IP地址。

二、Office 的一些常用技巧。

1．同时编辑一份Excel文档-----文档的共享。

由于我们有的项目是几个人同时做一个项目，在测试是我们需要同时编辑一份test design.但excel默认的是不能两个人同时以编辑的方式打开的，这时我们就可以共享文档来解决，在”工具”—>”共享工作薄” 选上允许多人同时修改选项，然后确定，Excel会弹出另存为对话框，保存文件到共享文件夹，即可多人编辑一份文档。

2．Word快速的“全部保存”

以按住Shift键，然后鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即保存完毕。(Excel在按下Shift时单击打开按钮则可以实现保存的功能)

3. Word 改变文字方向

选中需改变方向的文字，在字体输入框中加上@符号即可，这种方法对于设置与正文同方向的页眉页脚是非常有用

4.Word中输入

5．使用Outlook过滤电子邮件

如果您不想收到某人的电子邮件可以在Outlook中这样作：工具——规则向导——新建——邮件到达时检查（下一步）——发件人电子邮件地

址中包含特定词语——单击特定词语填入要阻止的email地址（下一步）——将其永久删除（单击两次下一步）——选中“立即对已在收件箱中

的邮件上运行此规则”和“启用此规则”（完成）。这样设置后就再也不会接收到某人的邮件了。

6．Word更改快捷键

同时按下Ctrl+Alt+“+”(数字键盘上的加号键)，这时鼠标符号会变成一个奇怪的形状。将这个鼠标符号移动到菜单上或工具栏上，左键单击您想指定的菜单命令或工具栏上的命令按钮便会自动弹出“自定义键盘”对话框，将光标放到“请按新快捷键”输入框中，按想要新建的快捷键。按下新的快捷键以后，输入框中会显示您的快捷键组合。在“当前快捷方式”文本框里选中要删除的快捷方式，单击“删除”可以去除不需要的快捷键。

7．.通过双击格式刷可以重复复制格式

多数word使用者知道：选中一部分文字时，按下格式刷可以取出所在位置或所选内容的文字格式，用这一个刷子去刷别的文字可实现文字格式

的复制。但每次刷完后，格式刷就变成不可用。如果希望重复复制格式，就要不停地重复上述过程。有一个技巧可避免上述的繁琐步骤：通过双击格式刷，可以将选定格式复制到多个位置。若要关闭格式刷，按下ESC键或再次单击格式刷即可。

8．在Excel公式和结果间切换的快捷键

在excel工作表中输入计算公式时,可以利用“Ctrl+`”键来决定显示或隐藏公式,可让储存格显示计算的结果,还是公式本身,每按一次就切换到