如何用DreamMail (DM Pro) 模板提高工作效率?

邮件模版

简介

在日常工作中, 邮件是很重要, 使用频率很高的沟通工具. 不管用的像腾讯, 阿里, 网易的企业邮箱, 还是用的163邮箱, QQ 类的免费邮箱邮,无论用的是 Foxmail客户端, 还是DreamMail (DM Pro) 也可以, 使用邮件模板都可以很大程度的提高我们的邮件效率. 下面就以 DM Pro 为举例, 如何使用邮件模板,来提高工作效率.
什么是邮件模板? 邮件模板是邮件内容与格式的预写. 当我们需要撰写, 回复和转发的时候, 就可以使用预写的格式与内容, 更快, 更方便进行邮件的撰写.

怎么使用模板?

直接使用

在模板里设置好了相应的模板的情况下, 写新邮件, 回复, 转发, 或是抄送邮时会调用相应的模板.
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选择模板

写新邮件选择

在写新邮件的右边有个小三角形, 点击开就是下拉菜单. 有三个选项, 用默认的模板写邮件, 打开模板选择框, 或是快速选择模写邮件. 这个很实用的. 比如下图, 我这里有四个模板, 平时写邮件用的就是默认模板. 如果某天, 我需要用邮件发工资条的时侯, 就会选择工资条的那个模板去写邮件.
如果是外贸的小伙伴, 面对的情情况, 就更多了, 比如:

  • 写给客户介绍某款产品的新邮件
  • 写给客户介绍公司概况认证的新邮件.
  • 写给客户节假日祝福问侯的新邮件.

这些邮件, 都可以预先写进邮件模板的, 需要的时侯直接选择使用.
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回复/转发选择

同样的, 回复转发, 也是可以

  • 直接使用默认模板回复
  • 在下拉菜单中选择快速模板回复.
  • 打开模板选择框, 再选择模板.

那这个有什么用呢? 一些常见的回复, FAQ类的, 可以写进模板里. 比如:

  • 对于某一类产品的产品资料的快速回复.
  • 对于交期, 付款类的邮件的快速回复.
  • 对于物流运输的邮件的回复.

都可以写进模板里的.
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管理模板

进入邮件模板

侧边栏进入

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工具集进入

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选择模板框进入

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管理模板

进入模板管理界面后, 先分别为新邮件, 回信, 转发, 快速回复新建模板, 再分别设定相应的默认模板, 最后就是保存. 如果有需要的话, 可以分别为不同的帐号, 设置不同的模板.
模板分HTML和TEXT模板. 还可以建文件整理模板.
一定要注意, 编辑好模板后, 要保存再设置默认的模板, 也就是最常用的模板.
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设置模板

在管理模板之后, 就是设置模板.
先选写一个需要编辑的模板. 这里的模板, 不管是新邮件, 回信, 转发还是快速回复, 都是需要一个一个去设定的.
收件人:
编辑模板时, 先设置好默认的收件人. 比如, 有些公司要求, 邮件一率要抄送上司, 那么这里可以在抄送或是暗送栏, 填上司的邮箱地址, 在使用模板写邮件, 就会抄送栏填上上司的地址.
主题正文:
然后再在主题或是正文插入一些通用信息. 比如在邮件的开头插入收件人的姓名, 这样写邮件的时输入地址就直接显示相应的名称. 比如插入邮件附件列表, 写邮件时如果有附件, 会生成一个列表, 很方便对比.
重要邮件与阅执:
这个看个人需要, 要不要在写邮件时默认重要邮件, 默认请求阅读回执.


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