到底什么是进度管理计划？

在微信上看到一份不错的文章，在此引用介绍，公众号“项目控制界”，原文地址：mp.weixin.qq.com/s/VdLUiUw1pEtOBjSaehIE0g

前言

你有没有觉得你的项目是一个缺失的拼图？就像在不断地与时间赛跑，但你却不太清楚前进的道路？这就是在没有适当计划的情况下管理进度计划的挑战。

那么什么是一个好的进度管理计划，如何为你的项目制定正确的计划，以及如何克服常见的障碍呢？

什么是进度管理计划？

进度管理计划是组织、管理和指导项目进度过程的综合性文档。

它定义了如何制定、跟踪和控制项目进度。从本质上讲，这是为项目制定现实有效进度计划的秘诀。

进度管理计划 vs. 进度管理

但是，如果进度管理计划只是放在你电脑上的PDF文件中，对你的团队或项目将没有任何帮助。你还需要一个围绕它的过程，以确保得以遵守。

这就是进度管理的作用所在——在现实世界中实施你的计划。

以下是两者如何协同工作：

进度管理计划：

• 概述步骤和准则的文档。例如，它涵盖了你的团队应如何应对某些项目阶段范围的不同变化。

• 建立制定、管理和控制项目进度的标准。告别“粗略估计”或“眼球”。它概述了估计不同因素的时间——例如，增加两周的时间来考虑建筑项目的当地天气条件。

• 提供特定于项目或组织的工具、技术和程序。

进度管理：

• 创建、维护和监视项目进度表的实际过程。它通常涉及找出关键路径。

• 需要定期更新，并且可能涉及使用进度调度软件。当在一个项目上工作时，你不可避免地会发现你的期望在某种程度上是不正确的。如果你想让你的项目成功，你需要适应不断变化的环境和要求。

• 此过程由进度管理计划指导和简化。

前者比作配方的话，那么后者就是烘烤饼干（并获得奖励）的过程。

进度管理计划的好处和挑战

因为在一个项目开始之前几乎不可能预见到所有可能发生的事情，所以很难获得准确的项目进度计划。

你可能会很想放弃整个想法，用最少的前期计划来“敏捷化”。但在许多类型的项目中，比如建筑或制造业，稳健的进度计划是至关重要的。

一个好的项目进度管理计划可以帮助你尽可能地接近完美。为了了解它是如何帮助你实现这一目标的，让我们来看看它的主要优点和缺点：

优点：

• 标准化：提供跨项目的一致方法。任何项目团队在开始项目规划过程时都不需要重新制定标准。

• 效率：简化进度安排过程，减少错误和疏忽。清晰的计划估算和流程有助于加快流程。

• 清晰：明确定义了日程安排过程中的角色和责任。

• 透明度：让相关方了解情况并保持一致。

挑战：

• 启动需要时间：提前制定一个全面的计划很耗时。 

• 维护：如果不定期审查和调整，可能会变得过时。 

• 复杂性：如果过于详细，这可能会让人不知所措。              

回报是存在的，但制定正确的计划可能是一个挑战，你可能需要对多个项目进行多次迭代。

如何创建有效的进度管理计划

那么，如何创建一个有利于自己项目的进度管理计划呢？

1. 理解并定义项目目标

首先，你需要对项目的目标和范围有一个清晰的了解。你是怎么做到的？

• 明确你想要实现的目标 - 细化。

• 列出所有主要里程碑和项目要求。

• 与项目相关方交谈以获得反馈，以确保你走在正确的轨道上。

尝试与所有相关人员召开项目会议，并一起完成这些步骤。

2. 审查工作分解结构 （WBS）

一旦明确了需要完成的确切任务，你就创建了一个初识的进度计划。

传统上，该创建工作分解结构了——一个循序渐进的计划，列出大项目中包含的所有较小（更详细）的任务。

3. 选择进度安排方法

完成以上步骤之后，你需要选择一个合适的进度安排方法——关键路径法，或是 PERT（项目评估和审查技术），亦或是甘特图等等。

4. 确定进度软件

确保选择具有适合你公司规模和需求的功能并支持你的进度安排方法的产品。

5. 资源规划和分配

如果资源规划和分配不当，任务可能会延迟。当一项任务被延迟时，它通常会对项目进度的其余部分产生连锁反应。

例如，如果浇筑混凝土地基延迟，则无法开始如地板、瓷砖或厨房等内部工作。

为避免这种情况，你需要：

• 确定需要什么（人员、工具、设备、资金）。

• 确认资源可用。

• 可以灵活地调整到不可预见的延迟（通过将焦点转移到其他里程碑）。

你始终需要考虑范围、计划和可用资源之间的严格关系，这即是项目管理三角：

如果更改范围、预算或资源，将影响项目的时间线。这可能意味着错过最后期限或被迫匆忙完成工作（并提供低质量的结果）。

6.制定并建立进度基准

项目进度基准线本质上是一个模型，用于预测项目在不同时间点的位置。

你可以通过标记重要的里程碑并创建实际的估计值来设置进度基准。

然后，你可以实时将进度与预期进行比较，并根据需要进行调整以保持正轨。

7.跟踪进度并处理更改

要将迄今为止的工作与基线进行比较，你需要衡量你设定的里程碑的进展情况。

最简单的方法是在项目管理工具的日历或甘特图中设置它们。

建立差异阈值，为进度差异设置可接受的限制。例如，如果具有许多从属任务的优先级任务延迟两天，则可以自动发送警报。

保持事情按计划进行的最好方法是积极主动。为了帮助你或你的经理有效地做到这一点，你需要打下正确的基础。

8.应急计划

“如果事情有变坏的可能，不管这种可能性有多小，它总会发生。”直到今天墨菲定律仍然像70年前一样正确。

避免（众所周知）灾难的唯一方法是在关键风险发生之前识别它们。

问问自己（和你的项目团队）：

• 这个项目会出什么问题？按可交付成果、需求和任务进行分解。

• 我们如何才能防止这种情况发生？制定应急计划，比如寻找替代供应商，以防你的第一选择出现问题。

即使你认为你已经确定了所有可能的风险，谨慎也是好的。当发生不可预见的事情时（通常会发生），给自己留出一些灵活性的余地来制定你的时间表。

9.做出报告——如何让利益相关者了解最新情况

计划的下一部分是准确地概述如何让项目的利益相关者了解最新情况。

为不同的相关方选择合适的报告类型——甘特图、项目状态更新报告以及其他报告或会议。

你多久发送一次不同的报告？对于团队成员来说，实时图表或任务板是一个很好的日常提醒。对于项目发起人来说，每周或每月更新里程碑进展情况更合适。

10.审查和监测

计划的最后一步是概述你的反思过程（并从错误中吸取教训）。

• KPI和指标：提前决定关注哪些指标。按时完成率是一个很好的指标，可以作为你的指路灯。

• 制定一个复习进度计划：定期安排时间，对照进度计划检查进度。

• 做出调整：根据新的见解或你对日程安排的看法来改变计划。