早上通过Excel整理了一下最近的生活消费账目,发现之前的设计有些不合理的地方,所以将表一的格式修改为表二。
表一
房租周期 | 交租日期 | 水费 | 电费 | 煤气费 | 房租 | 电视费 | 综合管理费 | 其他 | 总计(¥) | 平均(¥) | 已支 | 应补 | (其他)备注 | |||
开始日期 | 结束日期 | 张三 | 李四 | 张三 | 李四 |
表二
缴费日期 | 计算周期 | 房租 | 水费 | 电费 | 煤气费 | 电视费 | 综合管理费 | 其他 | 总计(¥) | 平均(¥) | 已支 | 应补 | (其他)备注 | |||
开始日期 | 结束日期 | 张三 | 李四 | 张三 | 李四 |
对比表一和表二,可以发现表头开始的地方有两个变化,一个位置变化,将第二列的交租日期调到第一列;二是名字更改,将交租日期改为缴费日期,将房租周期改为计算周期。这其实体现了两种不同的整理思路。
表一中,以一次房租作为一个最基本的记录单元。这样的设计在记录时会出现几个问题。一是无法完整的记录缴费的日期和详细信息,因为房租和水电费并不总是在同一天一起缴的。
将设计改为表二后,缴费记录的最小记录单元为一次缴费的信息,记录的息包括缴费时间、缴费周期、费用等。也许有些人觉得还可以进一步地完善表二的设计,因为每种类型的计算周期也有可能不是一样的。比如说,在一次缴费中,同时要缴水费和电费的费用,但水费和电费的计算周期不一样,那么计算周期应该如何描述呢?其实这可以通过操作实现这种业务。也就是将一次缴费拆分成两次缴费,分别是水费和电费的缴费记录,只是时间是一样的而已。如此,便可以实现详细信息的记录。
总结,在设计记录表单时,通常用来做最小记录单元的概念应该保持尽可能的简介。例如本次设计中,表一中最小单元的概念就包含比较多的信息,不利于关系型数据的保存以及进一步的利用(如报表、数据挖掘等)。