论项目管理过程中的沟通管理

摘要

在项目管理过程中，沟通管理很大程度中影响着项目的顺利完成，IT项目更是如此。

本文以我在某工作期间大型国企主持的任务中心系统为例，讨论了如何通过沟通管理理论达到提高项目质量，保证项目顺利完成的目的。

作为项目经理，在项目管理过程中我非常注重沟管理理论的应用，通过从沟通计划的编制，信息分发、干系统人管理、需求沟通到沟通的技巧及沟通通用模板各方面的理论应用来加强项目内外的沟通效果。通过这些方法，项目最终按计划保质保量的完成，并在今年五月份顺利通过验收，且得到了领导和用户的好评。

通过任务中心系统的实施管理，我总结出了如下几点结论。1、2、3、。

正文：

沟通是互动双方相互了解，相互回应，相互接纳并最终达成共识的过程。沟通管理贯穿着项目始终，项目实施过程中只要任何环节在沟通方面出现问题，项目都无法顺利进行。作为智力集中的IT项目更是如此。

本文以我在某大型国企工作期间主持的任务系统（为例，讨论了沟通管理相关理论，并论述了通过有效的沟通管理可以达到提高项目质量，保证项目顺利完成的观点。

项目当年2月正式启动，要求前年五月份完成上线，项目工期只有不到3个月的时间，工期紧。系统应用范围包括所有日常工作过程中需要安排部署反馈跟踪的各种管理及生产任务。同时各设计生产系统中产生的作业均需集中于任务中心，项目需求比较复杂。同时作为公司内新软件开发技术和管理方法的试点项目，在开发技术方面要求采用新引入的CSLA框架实施，在项目配置管理方面本项目也要求采用新公布的配置管理方法。在这种严重的形式下，对于我真是一个不小的挑战。

为了在非常有限的时间和资源情况下按时保质保量的完成项目。我着重于借助各种先进的项目管理方法来指导和监控项目的实施。在项目一开始，我对项目需求和项目范围中各种因素和功能做了详细的定义与论证，保证功能、要求和项目边界都是明确的。为了防止项目后期的突发事性，如数据丢失，人员调动，及设备不能及时到位等情况，我们做好的详细的风险应对计划。同时在时间管理、人力资源管理、沟通管理方面都做了好计划，并严格按计划实施。特别是在沟通管理方面，考虑到企业内部采用矩阵式管理结构及项目本身需求的复杂性，在该项目管理过程中我非常注重与项目干系人进行有效的沟通。在项目正式启动之前，我们就做了详细的沟通管理计划，并分析了项目干系统人的信息需求。在需求分析阶段，我们通过各正式和非正的沟通技巧，加强了与用户部门的关系，让用户乐意与我们交谈，说真话，积极配合。极大促进了需求工作的开展。在项目开展的每一阶段，我们将项目绩效通过邮件和会议的方式及时知会给用户方及本单位领导，项目获得了用户方和单位领导的大力支持。

通过以上这些方法，我的项目在本年五月份顺利完成并正式投运，由于在项目过程中有效的沟通方法，增进了开发团队和用户部门的感情，系统上线后，在项目的推广方面也获得了用户部门的大力支持。这也是我们项目的意外收获。

通过DDTC项目的实施管理，我总结了如下几点结论：

1、以用户助手的资态出场，帮助用户处理相关业务,以多种方法加强项目的需求沟通，可更好的了解需求，有利项目需求分析工作。

2、注重沟通的软技巧，增进与用户部门的关系（关系可以工作关系也可是私人关系）来真正的处理用户的需求。

3、通过加强干系人的管理工作，项目将获得强大的领导、用户和项目成员的支持。

一、以用户助手资态出场，了解需求细节。

需求获取需要用户的支持。作为公司的信息部门，我们应以推动企业信息化为已任。在项目形成之初，初步认识到公司用户部门在任务的安排特别的跟踪反馈过程中的确存在困难。但我们需要进一步了解计划生产任务是如何产生如何分派下去的，需要进一步了解上层领导从哪些层面了解项目进展情况，需要以什么样的格式呈现给他们。这些问题，公司没有相应的规章制度可寻，我们只有深入企业内各单位了解，这需要大量的沟通。传统的需求调研方式包括问卷调查，了解相关程序，参与相关业务，招集会议要求用户参加。这些都不可否定的是一些好方法，但这方法是以用户积极配合为前提的。本项目不是以完成交付为目标，而是以推动信息化为目标的项目。那么该如何取得用户的大力支持呢。…….。

需求分析包括了解现有业务动作过程和流程梳理。…..。

定义好需求并与用户达成共识。

二、注意沟通软技巧

对内要一致。……。

了解对方，尊重对方，多应用非正式沟通。

三、加强干系人管理，获得多方支持

在合适的时间内将合适的信息以合适的方式分发给合适的人。…..。

在项目实施后期项目顺利完成并成功投运，同时还获得了用户部门的推广支持。事后表明：

1. 对于需求的沟通，以用户助手方式取得用户支持，在项目初全面了解需求，需求定义后与用户达成共识是减少变更保证项目成功的重要方法。
2. 注意沟通软件技巧是减少沟通成本，让项目顺利实施的法宝。
3. 加强干系人管理将获得多方支持，对项目的顺利完成启到非常重要的作用。

最后，在本文中提出的沟通管理办法对于信息化建设过程中的项目实施有明显的触进作用，提效项目实施的成功率。这也许正是我们想要的。欢迎进Q群746333240 交流自己看法心得。