产品文档全攻略：分类、价值及创建技巧

作者 | Josh Fechter

产品文档是产品附带的资料。这些文档包含产品工作的详细信息、使用指南、免责声明以及与产品相关的其他重要详细信息。

产品文档是一个广义的术语，并不仅仅是为了供消费者使用。产品文档还包括供内部组织使用的产品或服务的信息。这些文档文件包括产品设计、逻辑、基础结构、程序源代码和规范表。

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什么是产品文档？

产品文档描述了与产品相关的信息，并包括使用此产品的方法。这些信息包括产品规格、手册、逻辑、免责声明以及有关产品所有功能的信息。

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两种类型的产品文档

尽管有许多类型和子类型，但产品文档可以分为两大类：

• 系统文档

系统文档包含产品设计者和制造商使用的系统架构、设计和源代码等信息。系统文档的技术部分针对的是技术含量很高的受众，如研究人员和工程师。系统文档的业务部分面向业务开发人员和营销人员。系统文档通常不会向公众发布。

• 用户文档

用户文档是为最终用户提供的内容，可帮助他们更成功地使用你的产品或服务。根据产品的不同，信息针对的是技术或非技术受众。示例包括用户手册、快速入门指南和故障排除手册。

1. 系统文档的类型

产品需求文档：定义特定产品的需求，包括产品的目的、特性和功能。它是业务和技术团队帮助构建、发布和营销产品的指南。

技术架构：包含产品的硬件和软件组件的详细技术体系结构。它可以作为开发产品的工程师和程序员的参考。对于开发产品的后续版本的工程师来说，架构也是一个宝贵的资源。

测试文档：包含产品经过的详细测试结果。

源代码：特别适用于软件产品，并包含软件的所有源代码。

产品路线图：包含产品或解决方案如何随时间演变的行动计划。为业务和技术团队提供指导。

2. 用户文档的类型

知识库：已发布的文档集，其中包括常见问题的解答、操作指南和故障排除说明。它的设计目的是让人们能够轻松地找到解决问题的方法，而无需寻求帮助。知识库可以包含多种形式的内容，包括常见问题解答、分步过程指南、介绍性文章、视频演示、词汇表和定义列表。

快速入门指南：手册的简短版本，旨在让买家尽快熟悉自己的产品。它通常由带有有限解释文本的插图组成。

用户手册：一份详细的技术文档，旨在向用户介绍特定产品。通常由文档工程师或产品设计师撰写，其目的是让用户获取产品信息并帮助他们解决与产品有关的任何问题。

安装手册：描述硬件或软件产品安装的手册。它包含与产品安装相关的详细分步说明。

排故指南：包含解决或排除常见问题的分步说明的技术手册。

发行说明：与产品更新一起生成和分发的技术文档（例如，最近的更改、功能增强或错误修复）。发行说明简要介绍了产品更新中包含的特定更改。

案例研究：向潜在客户展示您的产品或服务的实际应用。

白皮书：关于特定主题的深入报告或指南。它们用于说服读者了解您的专业知识，并巧妙地暗示您的产品是解决他们问题的最佳产品。

数据手册：datasheet也称为规格表，包含产品技术规格的详细列表。如果您需要快速了解产品是否支持所需的功能和规格，则此功能非常有用。

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文档的价值

1. 系统文档的价值

帮助构建更好的产品：产品需求文档等文档是在对市场进行了大量研究并得到所有产品团队的输入后开发的。结果是一个或多个产品满足并可能超过用户的期望，甚至改变用户对他们所需的感知。例如：iPhone

指导产品开发：产品路线图等文档可作为技术和业务团队的指南，帮助他们集思广益，构思改进以前版本的产品。

有助于协作：产品的技术和业务相关方面是相互关联的。系统文档有助于技术和业务团队合作进行产品开发和营销。

用作信息存储库：组织的一个共同特征是员工流动，即员工离职和新员工加入。好的系统文档可以帮助新的团队成员加快速度，并在尽可能短的时间内开始做出贡献。

2. 用户文档的价值

为产品增加价值：文档是产品的一部分，好的文档可以提高产品的价值。

释放产品潜力：好的文档不仅可以让用户了解全套产品功能，还可以指导用户如何有效使用这些功能。

建立客户信心：用户通常根据文档来判断产品的专业性和质量。

推动销售：特别是在商业环境中，许多购买决策都是基于产品附带的文档质量和客户支持。

减轻客户支持团队的负担：即使是最好的文档也不会消除所有客户支持电话，但创建清晰、全面和简明的用户指南和手册将大大减少支持请求的总体数量。 

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如何创建产品文档？

产品文档是产品的关键步骤。以下是文档工程师在为产品创建文档时可以遵循的一些步骤：

1. 确定目标受众

就像创建其他所有技术文档一样，文档工程师还应该在编写文档之前确定客户和用户。用户对产品使用和工作的理解是基础，这就是为什么这一步成为编写文档的先决条件。

了解你的受众并确定他们的专业水平。无论他们是使用你的产品的新手还是行业专家，都要调整相关的语气，使你的作品对产品面向的任何受众都是可读的。根据用户的理解编写文档。

2. 对信息进行分类

分类可以产生更好的结构。借助类别的帮助，您可以对信息进行分段，并使其对用户更具可读性。

技术文档需要从读者的角度而不是从开发人员的角度对信息进行分类。确定受众后，将信息分类为部分和子部分。

3. 在产品描述中提供切入点

带有适当说明且清晰落地页是文档的关键点。用户可以通过此入口轻松访问文档。它还解释了产品对消费者有用的方式。通过这种方式，读者甚至在使用产品之前就已经意识到了产品的优势和用途。

4. 保持简单方便

如前所述，文件应清晰，必须避免无关信息。它应该是可读的和直接的。确保您的文档传达了准确的信息，在使用中没有任何歧义。

根据调查，产品只有20%功能被使用。在编写文档时，请记住这些事实。

文档应该有助于读者，而不是用千言万语塞满他们，所以不要列出所有可能的关于产品的信息。只写对读者有用的东西。

5. 使用文件计划

计划有助于格式化和整合所有内容。通过检查现有产品文档的文档，使用可操作的见解。确定哪些是多余的，哪些是必要的，哪些已经过时了。

使用模板和样式指南专业地设置文档格式并建立其一致性。您可以使用不同的工具来节省文档开发过程中格式化和转换的时间。

6. 使用信息图表

注释信息，你想通过截图或流程图传达给用户是一个很好的方法。

我们建议您在产品文档中使用流程图和信息图。给图片贴上适当的标签。这样，您可以以更可读的方式传递信息。

7. 正确获取信息

这一步涉及到内容的仔细架构。组织您的信息，以便最终用户能够轻松访问相关信息。

8. 提供解决方案

用户通常不会阅读产品指南，除非他们遇到产品问题。因此，您必须为用户可能经常遇到的问题提供疑难解答。

有些产品是分零件交付的，用户必须自己组装零件。如果你有这样一个产品，那么请确保你提供了一个清晰的指南来收集这些部件。文档的主要目的是在工作条件下组装产品。

这些是创建产品文档时可以使用的一些方法。

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产品文档的优点是什么？

文档是对产品的补充。一些初创公司可能会觉得它很贵，但如果做得好，好的文档可以为你带来更多的销售额。以下是您可以从良好文档中受益的优势列表：

1. 为产品带来附加值

文档增强了产品的价值，并列出了产品的使用方式。一个产品的设计是经过几次质量测试后，经过艰苦的工作和关注。在文档中练习相同的步骤将为整个产品增加价值。

2. 释放产品力

精心编写且结构合理的说明可以增强产品的潜力。这也解释了如何有效地使用完整功能。这样用户就知道了使用某种产品的各种方法。这种做法释放了产品的潜力。

3. 建立客户使用产品的信心

使用特定产品的详细指南可以建立用户使用您的品牌和产品的信心。用户根据您的文档判断产品的专业性和质量。因此，文档越好，客户对您的信心就越大。

4. 促进销售

一份详细的指南，其中包括使用产品的完整方法，也很好地发挥了其在营销中的作用。良好而专业的文档可以建立客户对您的信任；因此，他们可以带来更多的客户。

5. 帮助您支持您的产品

除少数情况外，客户很少阅读产品文档。他们只有在遇到问题时才求助于产品文档。这就是为什么列出客户在使用过程中可能遇到的问题的解决方案是一种好做法。

毫无疑问，产品文档描述了企业的专业性。它还可以增加你的受众。您可以通过良好的产品文档来利用这些好处。

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结论

产品文档包括有关产品工作、功能、发行说明、故障排除方法和相关详细信息的信息。

产品文档有两种类型：系统文档和用户文档。

对于系统文档，目标受众是开发人员、制造商和实业家。它包括技术信息、代码文档和参考。用户文档包括特定产品的教程、操作指南和讨论材料。

我们建议您在撰写技术文档时考虑受众的专业水平。格式正确、结构良好且可读的文档有助于客户建立对您的业务的信任。

虽然起草文档是企业的另一项开支，但您可以建立客户的信任，并增加产品销售。它反映了你工作中的专业精神。所有这一切都意味着高生产率和更好的业务增长。