基于onlyoffice workspace团队协作二：文档

总览

本文介绍基于Onlyoffice Workspace的文档管理，文档界面如下图所示。

点击左侧对应的名称进入对应的目录，在右侧显示目录中的文件夹和文件，其中“我的文档”中为用户个人文件，用户能够设置里面文件的所有权限，能够新建、编辑、删除、共享等。

“与我共享的文档”中为其他用户共享的文件。

“公共文档”中为系统管理员建立的文件，一般为公司的规章制度等。

“项目文档”中为参与的项目中的文件。

“回收站”中为删除的文件，如果在回收站中再次删除，将彻底删除文件而无法恢复。

点击“设置”进入文档设计直接，能够设置文档的默认操作。

在工作空间中可以上传所有格式的文件，能够直接打开docx（包括txt等文本文件）、xlsx（包括csv等类表格文件）、pptx和pdf文档，以及图片、MP4视频文件和MP3音频文件等，对于不能打开的文件将自动下载到本地电脑。

对docx（包括txt等文本文件）、xlsx（包括csv等类表格文件）、pptx文件的在线编辑方式与使用MS Office或者WPS Office类似。

新建文件及文件夹

首先点击左侧的“我的文档”，然后点击上方的新建按钮，会弹出下拉菜单，根据菜单选择新建的文件或文件夹。新建的文件或文件夹将在右侧文件窗口中显示。

上传文件或文件夹

有两种方式能够向“我的文档”目录上传文件或文件夹：

方法一：在“我的文档”目录下，点击左侧上方的箭头符号，选择“上载文件”或“上载文件夹”，会弹出选择窗口，选择要上传的文件或文件夹，然后确定即可开始上传。

方法二：通过鼠标直接拖动电脑上的文件或文件夹到工作空间中“我的文档”目录下右侧窗口，即可开始上传。

文件或文件夹共享

文件或文件夹能够共享给特定人员或部门，在共享设置时能够设置共享人员的对文件或文件夹的操作权限。

设置共享有3种方法：

方法一：点击需要共享文件或文件夹右边的向下三角形图标，在弹出的菜单中选择“共享设置”，进入共享设置界面。

方法二：点击需要共享文件或文件夹右边的“共享”图标，进入共享设置界面。

方法三：鼠标右键点击需要共享文件或文件夹，在弹出的菜单中选择“共享设置”，进入共享设置界面。

在共享设置中，选择要共享的人员或部门，共享的权限。

在共享设置界面中，右下角具有“高级设置”按钮，能够设置文件共享是否允许打印、下载等高级操作。

被共享的人员在“与我共享的文档”中能查看到对应的文件或文件夹，系统也会推送后续与该文件或文件夹相关的更新消息。

文档协同

在工作空间中docx（包括txt等文本文件）、xlsx（包括csv等类表格文件）、pptx文件都能多人协作编辑，只有具有修改权限的人员才能更改文件内容。

文档在编辑模式下默认启用自动保存，当协同编辑的任何人员有任何更改，都会自动被保存，当该人员关闭文档后，系统会自动标记为一个版本。

有2种方法可以设置是否自动保存和是否自动同步。

方法一：可以在协作菜单下的更改共同编辑模式为手动，则将在点击保存按钮后，才会与其他人进行同步。

方法二：在文件菜单下的高级设置，可以设置是否自动保存，共同编辑模式为自动或手动等。

文件中的“版本历史”能够查看该文件的所有历史版本记录，通过点击左侧对应的版本，能够查看对应版本的文件内容，其中docx文件目前支持对于不同编辑人员使用不同颜色进行标注档次版本更改的内容（颜色与左侧用户名前的颜色块颜色一致）。当需要退出查看版本历史时，点击左侧编辑人员最上方的“关闭历史记录”即可。

在文档窗口内，通过“显示历史版本”，能够查看该文件对应的所有版本，并能够评论、查看、下载或恢复对应的版本。