如何写邮件

　不得不说起外企的邮件制度。几个要点： 　　

 

一、书面胜于口头。你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，写邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知道你每天都干了些什么。written is always better than oral（书面强于口头）。长此以往，极度锻炼商务英语。

 　　

二、搞清楚TO，CC，BCC，FW 　　

 

To，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO； 　　

 

CC，相关人等，需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子^_^ 　　

 

BCC，加密抄送人，放你的下属。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。 　　多说一句，永远别高估你下属的智慧，所以该做什么，什么时候要做好一定要交代清楚，别指望下属能在几件事情之中清楚地知道要先做哪件；还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做，一定要分清楚谁做什么，别指望下属能自我协调，否则很可能“三个和尚没水吃”。 　　

 

FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX，pls。 follow。（请处理） 简单明了。 　　有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。 　　

 

三、关于回复（Re） 　　礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。

 

第5节：如何写邮件（一）(2) 　　

 

四、关于已读回执 　　为什么要求对方给已读回执，通常两个功能：

一、很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。

二、是个人目的看收件人究竟打开过没有。 　　我用过好几个邮件系统，Outlook，Lotus……这个的设置并不一样，我不是IT，可能不够专业，但是有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的，且没有任何记录可查（在已发送邮件里面是不会出现的），但也有的系统是询问后根据你的选择发送的，已发邮件有迹可查。如果是前者自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，那么很抱歉，你可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。 　　

最近的实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的，在preview状态下看完邮件，根本就不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发送已读回执。 　　或者这个功能也只是防君子不防小人。 　

 

　五、关于优先级 　　我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人，加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读者的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的。所谓重要，需要发件人很好地判断。 　　

 

六、关于群发 　　企业邮件系统的好处就是每个staff都赫然在录，不需要像私人的address book，要自己维护，所以群发起来特别顺手。可是，不是任何事情都需要群发，你可能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。 　　一般来说，我们可以接受的群发事由不过是：HR的通知，Admin的通知，某重要人物的离职，来自GM office的公文…… 　　我们最厌恶的群发是：某人休假通知，改手机号码通知，say goodbye的散文……要知道这些不是每个人都感兴趣，难听点地说就是不要把自己看得太重要。 　　

 

七、关于自动回复 　　这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复，而是特别指Out of Office的自动回复。这其实是个很好的功能，我不赞成每封邮件都自动设置回复，但是一旦休假了，谁take care你的工作，你几时回来，urgent case如何联络你，放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。 　　

 

八、关于签名档 　　专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、电话、传真、邮件，可能还有公司的Logo或者网址。 　　你改了电话，只需要改签名档就可以了，经常找你的那几个人，你可以单独发邮件甚至短信通知，而绝对没必要群发。 　　每个公司一般都有内部的通讯录，经常会翻新一下，你记住通知负责的人翻新就可以了。

 

第6节：如何写邮件（二） 　　如何写邮件（二） 　　这里顺便再讲一讲和领导写邮件的要点不外乎几种： 　　

 

一、汇报工作。 　　总结自己干了些什么，做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能画等号，而很遗憾的现状是——评价一个人的performance取决的是后者。邮件正文需要提纲挈领，如果你一定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。　 　　

 

二、请求批示 　　写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉地说自己的看法，最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是manager，只会反映问题的不过是staff而已。 　　

当然前因后果实在太复杂的话，还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟，电话或者face to face会是更经济的选择。曾经遇到过一个特别擅长写邮件的女同事，洋洋洒洒每次前因后果一大堆，十分钟都看不完。她的邮件显然是任何一个人看到就会皱眉的。　 　　

 

三、转发资料 　　可能你作了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。如果要谄媚一点，还可以打印好拿过去方便领导看。但电子版发过去更好。 　　

再次强调主题的重要性，我是很讨厌我的下属发东西给我不写主题，因为我所有文件都存档的，以后查找就是按主题搜索。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的。幸好现在Lotus有Edit功能了，总算可以把空白的主题自己改正。 　　

（所谓细节决定成败，这些都是细节，却也可以是一个人良好的职业习惯。）